Medikamentenliste in Excel: Hausapotheke und Verfallsdaten im Griff

Wer kennt es nicht: Beim ersten Fieber im Winter wühlt man in der Schublade, findet drei angebrochene Packungen Schmerzmittel, ein Nasenspray von vor drei Jahren und kein einziges Fieberthermometer-Ersatzteil. Ob zu Hause, im Büro oder im Sanitätsraum eines Vereins – eine Hausapotheke ohne Überblick ist ein Dauerärgernis. Abgelaufene Medikamente gehören nicht mehr in den Gebrauch, und fehlende Standardartikel merkt man immer im ungünstigsten Moment.

Eine einfache Excel-Liste löst das Problem zuverlässig. In diesem Ratgeber bauen Sie Schritt für Schritt eine Medikamentenliste auf, die Verfallsdaten überwacht, Verbrauch festhält und automatisch anzeigt, was Sie aussortieren oder nachkaufen sollten. Das funktioniert auch ohne unsere Vorlage – mit ihr geht es nur schneller.

Was in eine Medikamentenliste gehört

Halten Sie die Liste bewusst schlank. Pro Medikament genügen diese Spalten:

Eine Dosierung oder Behandlungshinweise gehören nicht in diese Tabelle. Sie ist eine Verwaltungsliste, kein medizinisches Hilfsmittel; Fragen zur Anwendung klären Sie mit Ihrer Ärztin, Ihrem Arzt oder in der Apotheke.

Schritt 1: Verfallsdaten automatisch prüfen

Legen Sie in einer Zelle, zum Beispiel in H1, die Warnfrist in Tagen fest, etwa 60. Dann bekommt jedes Medikament in Spalte F einen Status:

=WENN(E2="";"";WENN(E2<HEUTE();"abgelaufen";WENN(E2-HEUTE()<$H$1;"läuft bald ab";"ok")))

E2 enthält hier das Verfallsdatum. Mit einer bedingten Formatierung färben Sie „abgelaufen“ rot und „läuft bald ab“ gelb. Wichtig: Tragen Sie bei Medikamenten, die nach dem Öffnen nur begrenzt haltbar sind (Augentropfen, Säfte), das Datum ein, das auf der Packung für den geöffneten Zustand steht – nicht das aufgedruckte Datum der ungeöffneten Packung.

Schritt 2: Bestand statt Schätzung

Der häufigste Fehler: Man trägt die Menge ein und ändert sie nie wieder. Besser ist ein zweites Blatt „Verbrauch“, auf dem jede entnommene Packung eine Zeile bekommt (Datum, Medikament, Anzahl). Der aktuelle Bestand ergibt sich dann ohne Handarbeit:

=C2-SUMMEWENN(Verbrauch!B:B;A2;Verbrauch!C:C)

C2 ist die ursprüngliche Menge, Spalte B im Blatt „Verbrauch“ enthält den Namen, Spalte C die verbrauchte Anzahl. So sehen Sie auch, was in einer Erkältungssaison tatsächlich durchgegangen ist, und können den Mindestbestand realistisch festlegen.

Schritt 3: Nachkaufliste per Formel

Ein Medikament muss nachgekauft werden, wenn der Bestand den Mindestbestand unterschreitet – oder wenn die Packung abgelaufen ist und nicht ersetzt wurde:

=WENN(G2<D2;"nachkaufen";"")

Filtern Sie die Liste nach „nachkaufen“, und Sie haben Ihren Einkaufszettel für die Apotheke. Wer es komfortabler mag, baut dafür ein eigenes Blatt auf, das mit INDEX und VERGLEICH nur die betroffenen Zeilen zieht.

Typische Fehler

• Alles auf einem Blatt: Verbrauch und Bestand in einer Spalte zu mischen führt dazu, dass niemand mehr nachvollziehen kann, wie die Zahl zustande kam.
• Kein Prüftermin: Auch die beste Liste hilft nichts, wenn sie nie geöffnet wird. Legen Sie sich eine feste Erinnerung, zum Beispiel zweimal im Jahr.
• Freitext im Datumsfeld: „Ende 2026“ kann Excel nicht auswerten. Tragen Sie immer ein echtes Datum ein, notfalls den letzten Tag des Monats.
• Schreibweisen: „Ibuprofen 400“ und „Ibuprofen 400 mg“ sind für SUMMEWENN zwei verschiedene Medikamente. Eine Auswahlliste verhindert das.

Fertige Excel-Vorlage für die Hausapotheke

Wenn Sie die Formeln nicht selbst bauen möchten, nimmt Ihnen die Vorlage diese Arbeit ab. Sie enthält die Blätter „Medikamente“ (Name, Form, Menge, Mindestbestand, Verfallsdatum), „Verbrauch“ für verbrauchte Packungen, „Aussortieren“ mit allen abgelaufenen Medikamenten sowie „Nachkaufen“ mit allen Medikamenten unter dem Mindestbestand, ergänzt um eine Übersicht.

Der Bestand wird automatisch aus Menge minus Verbrauch berechnet. Wie früh vor dem Ablauf gewarnt wird, legen Sie in den „Einstellungen“ fest. Die Blätter „Aussortieren“ und „Nachkaufen“ sind druckfertig, sodass Sie die Liste direkt mit in die Apotheke nehmen können. Die Datei arbeitet ohne Makros, läuft in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Im Paket finden Sie eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten, an dem Sie die Funktionsweise nachvollziehen können. Die Vorlage ist kostenpflichtig und eignet sich für Familien, Büros, Sanitätsräume in Schulen sowie Reise- und Sportvereine.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Hausapotheke kontrollieren?

Zweimal im Jahr reicht für die meisten Haushalte. Günstig sind feste Termine, etwa bei der Zeitumstellung im Frühjahr und im Herbst. Mit einer Warnfrist von 60 bis 90 Tagen in der Tabelle sehen Sie ablaufende Packungen ohnehin rechtzeitig.

Wohin mit abgelaufenen Medikamenten?

Das regeln die Kommunen unterschiedlich. In vielen Gegenden dürfen Tabletten in den Restmüll, Flüssigkeiten und Sondermüll-Artikel gehören aber oft zur Schadstoffsammlung. Fragen Sie bei Ihrem örtlichen Entsorgungsbetrieb oder in der Apotheke nach.

Reicht eine Liste auf Papier nicht aus?

Für ein paar Packungen ja. Sobald mehrere Personen auf die Apotheke zugreifen, lohnt sich Excel: Die Tabelle rechnet Fristen und Bestände selbst aus und vergisst nichts.

Kann ich die Liste auch für ein Büro nutzen?

Ja. Legen Sie zusätzlich eine Spalte „Standort“ an, etwa Erste-Hilfe-Schrank Küche oder Sanitätsraum, und filtern Sie bei der Kontrolle danach.