Kurierabrechnung in Excel erstellen: Zonensatz, Kilometer, Verspätung und Bonus

Wer Kuriere nach Leistung bezahlt, kennt das Problem: Satz pro Auftrag, Kilometer, Verspätungen und ein möglicher Bonus fließen in eine Rechnung, die am Monatsende per Taschenrechner entsteht. Sobald ein Kurier nachfragt, wie sich sein Betrag zusammensetzt, beginnt die Suche in Chatverläufen und Notizzetteln.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Kurierabrechnung in Excel so aufbauen, dass jede Zahl nachvollziehbar bleibt. Sie bekommen ein Rechenbeispiel, die wichtigsten Formeln und eine Liste typischer Fehler. Am Ende sehen Sie, wie eine fertige Vorlage die Arbeit übernimmt.

Das Vergütungsmodell festlegen

Bevor Sie eine Zeile tippen, schreiben Sie die Regeln auf. Für eine leistungsabhängige Vergütung reichen meist fünf Bausteine:

• Satz pro Auftrag, gestaffelt nach Zonen (Innenstadt, Umland, Außenbezirk)
• Kilometerzuschlag je Zone
• Verspätungsstrafe und die Toleranz in Minuten, ab der eine Lieferung als verspätet zählt
• Planzahl an Aufträgen pro Zeitraum und der Bonus bei Erreichen
• Mindest-Pünktlichkeitsquote als Bedingung für den Bonus

Legen Sie diese Werte in einer eigenen Tabelle ab und verweisen Sie in den Formeln darauf. Dann ändern Sie bei einer Preisanpassung genau eine Zelle statt hundert Formeln.

Jede Lieferung als eigene Zeile erfassen

Das Herzstück ist ein Lieferjournal. Pro Zeile ein Auftrag, mit diesen Spalten: Datum, Bestellnummer, Zone, Kurier, Kilometer, zugesagte Zeit, tatsächliche Zeit, Bestellwert. Die Verspätung in Minuten ergibt sich aus der Zeitdifferenz:

=WENN(G2>F2;(G2-F2)*1440;0)

Die Vergütung der Lieferung berechnen Sie aus Zonensatz, Kilometern und Strafe. Mit SVERWEIS holen Sie Satz und Zuschlag aus der Zonentabelle:

=MAX(0;SVERWEIS(C2;Zonen!A:C;2;0)+E2*SVERWEIS(C2;Zonen!A:C;3;0)-WENN(H2>Toleranz;Strafe;0))

Die Funktion MAX sorgt dafür, dass eine Lieferung nie ins Minus rutscht.

Rechenbeispiel

Angenommen, Zone B zahlt 4,50 € pro Auftrag plus 0,40 € je Kilometer, die Strafe beträgt 1,00 €, die Toleranz 10 Minuten.

Wäre der Kurier um 12:38 angekommen, gäbe es keine Strafe, und er bekäme 6,90 €.

Abrechnung je Kurier und Planbonus

Für die Auszahlung summieren Sie pro Kurier und Zeitraum. Mit ZÄHLENWENN zählen Sie Aufträge und Verspätungen, mit SUMMEWENN die Vergütung:

=SUMMEWENN(Lieferungen!D:D;A2;Lieferungen!J:J)

Die Pünktlichkeitsquote ist 1 minus verspätete durch alle Aufträge. Der Bonus gilt nur, wenn beide Bedingungen stimmen:

=WENN(UND(B2>=Plan;E2>=Mindestquote);Bonus;0)

Auszahlungsbetrag = Summe der Vergütungen + Bonus.

Typische Fehler

• Regeln im Kopf statt in Zellen: Strafen und Sätze direkt in Formeln zu schreiben macht jede Änderung riskant.
• Zeiten als Text: Uhrzeiten, die Excel nicht als Zeit erkennt, liefern falsche Differenzen. Prüfen Sie das Format.
• Tageswechsel vergessen: Lieferungen über Mitternacht brauchen Datum und Uhrzeit, sonst wird die Verspätung negativ.
• Kein fester Zeitraum: Wer Monate vermischt, kann Planzahl und Quote nicht fair auswerten.
• Unklare Vereinbarung: Halten Sie Sätze und Strafen schriftlich fest und prüfen Sie, was nach Ihren örtlichen Regeln für Vergütungsabzüge zulässig ist.

Fertige Vorlage für die Kurierabrechnung

Wenn Sie den Aufbau nicht selbst bauen möchten, nimmt Ihnen die Excel-Vorlage „Lieferungen und Kurierabrechnung“ die Arbeit ab. Sie erfassen jede Lieferung als Zeile, die Vergütung entsteht aus Zonensatz, Kilometern und Strafe.

• „Stammdaten“: Kuriere mit Auftragsplan, Zonen mit Satz und Kilometerzuschlag, Verspätungsstrafe, Toleranz in Minuten, Planbonus und Mindest-Pünktlichkeitsquote.
• „Lieferungen“: bis zu 1000 Lieferungen mit Datum, Bestellung, Zone, Kurier, Kilometern, zugesagter und tatsächlicher Zeit, Bestellwert, Verspätung und Vergütung.
• „Abrechnung“: je Kurier Aufträge, Kilometer, Verspätungen, Pünktlichkeitsquote, Strafen, Planerfüllung, Bonus und Auszahlungsbetrag.
• „Übersicht“: Lieferungen nach Zonen und Tagen, durchschnittliche Lieferkosten, Anteil der Lieferung am Bestellwert und zwei Diagramme.

Dazu bekommen Sie eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten, an dem Sie die Formeln nachvollziehen können. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig. Sätze und Schwellen stehen in den Stammdaten; gleichen Sie sie mit Ihren Vereinbarungen und den örtlichen Regeln ab, denn die Berechnung ist eine Orientierung.

FAQ

Wie rechne ich einen anderen Monat ab?

Verschieben Sie den Auswertungszeitraum, ohne das Journal zu leeren. So bleibt die Historie erhalten, und Abrechnung und Übersicht beziehen sich immer nur auf den gewählten Zeitraum.

Was, wenn ein Kurier mehrere Zonen am Tag fährt?

Jede Lieferung ist eine eigene Zeile mit eigener Zone. Der Satz wird pro Auftrag berechnet, nicht pro Tag.

Sollte ich die Toleranz für Verspätungen großzügig wählen?

Ein Puffer von etwa zehn Minuten ist ein üblicher Ausgangspunkt, weil Parkplatzsuche und Treppenhäuser sich nie ganz planen lassen. Beobachten Sie zwei Monate lang die Quote und justieren Sie dann nach.

Muss der Bonus an die Pünktlichkeit gekoppelt sein?

Nein. Setzen Sie die Mindestquote auf 0 %, wenn nur die Planzahl zählen soll.