KHIZHNYAKOVAusbuchungsprotokoll und Bestandsführung in Excel: So geht es Schritt für Schritt
Bestandsführung und Ausbuchungsprotokolle in Excel – Vorlage — Zur Vorlage →
Im Hausdienst einer Schule, im Büro oder in einer kleinen Klinik wandert Material ständig: Es wird eingekauft, ausgegeben, umgelagert und irgendwann defekt oder veraltet ausgebucht. Ohne einheitliche Liste weiß am Jahresende niemand mehr, was wirklich noch da ist und wer welchen Gegenstand ausgeschieden hat.
Hier erfahren Sie, wie Sie Bestandsführung und Ausbuchungsprotokoll in Excel sauber aufsetzen. Sie bekommen das Grundprinzip, ein Zahlenbeispiel, die wichtigsten Formeln und eine Liste der Stolpersteine. Danach sehen Sie, was eine fertige Vorlage zusätzlich übernimmt.
Das Prinzip: Stamm plus Journal
Der häufigste Fehler ist, den Bestand direkt in einer Liste zu überschreiben. Besser sind zwei getrennte Tabellen:
- Artikelstamm: eine Zeile pro Position mit Code, Einheit, Kategorie, Verrechnungspreis, Mindest- und Anfangsbestand.
- Buchungsjournal: eine Zeile pro Bewegung (Zugang, Abgang, Ausbuchung, Umlagerung) mit Datum, Artikelcode, Menge und Grund.
Der aktuelle Bestand wird nie getippt, sondern berechnet: Anfangsbestand plus Zugänge minus Abgänge minus Ausbuchungen.
=Anfang + SUMMEWENNS(Journal!E:E;Journal!B:B;A2;Journal!C:C;"Zugang") - SUMMEWENNS(Journal!E:E;Journal!B:B;A2;Journal!C:C;"Abgang") - SUMMEWENNS(Journal!E:E;Journal!B:B;A2;Journal!C:C;"Ausbuchung")
Rechenbeispiel
| Artikel | Anfang | Zugang | Abgang | Ausbuchung | Bestand | Mindestbestand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Druckerpapier A4 (Pack) | 20 | 40 | 48 | 0 | 12 | 15 |
| Bürostuhl | 8 | 2 | 0 | 3 | 7 | 2 |
Beim Papier liegt der Bestand unter dem Minimum. Eine Zusatzspalte meldet das und schlägt die Nachbestellmenge vor:
=WENN(F2<G2;G2-F2;0)
Der Wert des Bestands ist Menge mal Verrechnungspreis, also bei 12 Packungen zu 4,20 € genau 50,40 €.
Das Ausbuchungsprotokoll
Wird Inventar ausgeschieden, braucht es einen Beleg: welche Gegenstände, welche Menge, welcher Wert, aus welchem Grund und wer es genehmigt hat. Vergeben Sie im Journal bei jeder Ausbuchung eine Protokollnummer. Das Druckblatt holt sich dann per INDEX und VERGLEICH oder SVERWEIS alle Zeilen mit dieser Nummer und summiert Menge und Wert mit SUMME. Darunter stehen Felder für Genehmigung und Unterschriften.
Ob und wie ausgebucht werden darf, regeln Ihre internen Richtlinien und die Vorschriften vor Ort. Prüfen Sie das, bevor Sie ein Formular verwenden.
Inventur: Buchbestand gegen Istbestand
Zählen Sie bei der Inventur die tatsächliche Menge und stellen Sie sie dem Buchbestand gegenüber:
=D2-C2 (Istmenge minus Buchmenge)
Positive Werte sind Überschüsse, negative Fehlmengen. Multiplizieren Sie die Differenz mit dem Verrechnungspreis, sehen Sie den Wert der Abweichung.
Häufige Fehler
- Bestand überschreiben: Dann gibt es keine Spur, wie die Zahl zustande kam.
- Freitext bei Artikeln: „Papier A4“ und „A4-Papier“ werden zu zwei Positionen. Nutzen Sie feste Codes und eine Auswahlliste.
- Abgang größer als Bestand: Negative Bestände deuten auf vergessene Zugänge oder Tippfehler hin. Lassen Sie sie farbig markieren.
- Ausbuchung ohne Grund: Ohne Grund und Protokollnummer ist der Vorgang später nicht nachvollziehbar.
- Kein Preis hinterlegt: Dann stimmt der Bestandswert nicht.
Fertige Vorlage für Bestandsführung und Ausbuchung
Die Excel-Vorlage „Bestandsführung und Ausbuchungsprotokolle“ setzt genau dieses Prinzip um und ergänzt es um Anlagenverzeichnis und Inventarkarte.
- „Parameter“: Organisation, Lager und Lagerorte, verantwortliche Personen, Ausbuchungsgründe, Kategorien, Zusammensetzung der Ausbuchungskommission und die Schwelle „geht zur Neige“.
- „Artikelstamm“: bis zu 300 Positionen mit Prüfung auf Dubletten und fehlende Angaben.
- „Buchungsjournal“: bis zu 1500 Zeilen mit Bestand nach jeder Buchung und Prüfungen (Abgang größer als Bestand, kein Preis, Ausbuchung ohne Protokoll, kein Grund).
- „Bestände“: Zugang, Abgang, Ausbuchung, aktueller Bestand und Wert je Position, Markierung von Beständen unter dem Minimum und negativen Beständen, Nachbestellmenge.
- „Ausbuchungsprotokoll“: Druckvorlage; Sie wählen die Nummer, die Zeilen kommen aus dem Journal.
- „Anlagevermögen“: Verzeichnis mit bis zu 200 Objekten, lineare Abschreibung und Restwert zum Stichtag.
- „Inventarkarte“: Druckvorlage nach Inventarnummer mit Abschreibungsplan.
- „Inventur“: Abgleichliste mit Überschüssen und Fehlmengen nach Stückzahl und Wert.
- „Übersicht“: Bestände nach Lagern und Kategorien, Bewegungen und Ausbuchungen nach Monaten und Gründen.
Sie erhalten eine leere Vorlage und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten und „Problemzeilen“, an denen Sie die Prüfungen sehen. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist kostenpflichtig. Die Druckformulare sind Arbeitsvorlagen und keine amtlichen Formulare; Verfahren und Kommission richten sich nach Ihren Richtlinien.
FAQ
Wie oft sollte ich eine Inventur machen?
Das hängt von Ihren internen Vorgaben ab. Viele Einrichtungen zählen einmal im Jahr komplett und prüfen kritische Positionen zwischendurch.
Brauche ich für jeden Kugelschreiber eine Position?
Nein. Fassen Sie Kleinmaterial zu Sammelpositionen zusammen und führen Sie einzeln nur, was Wert hat oder knapp werden kann.
Was gehört in den Grund einer Ausbuchung?
Typisch sind Defekt, Verschleiß, Verlust oder Verderb. Legen Sie die Gründe als feste Liste an, damit sich Ausbuchungen später nach Ursachen auswerten lassen.
Kann ich mit der Datei auch mehrere Lager führen?
Ja, die Vorlage kennt Lager und Lagerorte sowie Umlagerungen zwischen Lagern.
