Fahrzeugwartung in Excel planen: Intervalle, Ampel und Kosten im Blick

Ein vergessener Ölwechsel oder ein überfälliger Zahnriemen kostet schnell mehr als jede Wartung. Dabei steckt das Wissen meist verstreut in Werkstattrechnungen, im Serviceheft und im Gedächtnis. Wer mehrere Fahrzeuge betreut, verliert den Überblick erst recht.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie in Excel ein Wartungsjournal führen, aus Intervallen den nächsten Termin berechnen und eine Ampel bauen. Außerdem rechnen Sie die Kosten pro 1 000 Kilometer aus. Mit Beispiel, Formeln und den häufigsten Fehlern.

Schritt 1: Intervalle sammeln

Nehmen Sie das Serviceheft oder Handbuch zur Hand und notieren Sie je Position, wann sie fällig ist. Manche Intervalle gelten nur nach Kilometern (Bremsbeläge), manche nur nach Zeit (Bremsflüssigkeit), viele nach beidem, je nachdem, was zuerst eintritt:

Die Zahlen sind Beispiele. Setzen Sie die Werte Ihres Herstellers ein; die Tabelle ersetzt keine Herstellerempfehlung.

Schritt 2: Ein Journal führen

Jede Arbeit wird eine Zeile: Datum, Kilometerstand, Art der Arbeit, Kategorie, Kosten für Teile und Arbeit getrennt, Werkstatt. Wichtig ist der Kilometerstand bei jedem Eintrag, denn davon hängen alle Folgetermine ab. Eine einfache Plausibilitätsprüfung hilft: Der Stand darf nie kleiner sein als der vorherige.

=WENN(B3<B2;"Prüfen";"OK")

Schritt 3: Nächste Fälligkeit berechnen

Für jede Position brauchen Sie den letzten Journaleintrag. Mit MAXWENNS (ab Excel 2019) oder einer Matrixformel finden Sie das Datum und den Kilometerstand der letzten Ausführung. Danach:

• fällig nach Kilometern = Stand bei der letzten Ausführung + Intervall km
• fällig nach Zeit = =EDATUM(letztes_Datum;Intervall_Monate)

Der Rest in Kilometern ist fälliger Stand minus aktueller Stand, der Rest in Tagen fälliges Datum minus HEUTE().

Beispiel

Ölwechsel am 10.03. bei 82.000 km, Intervall 15.000 km oder 12 Monate. Fällig bei 97.000 km oder am 10.03. des Folgejahres. Heute sind es 93.500 km und der 15.01. Rest: 3.500 km beziehungsweise 54 Tage. Je nach Ihrer Warnschwelle ist die Position schon gelb.

Schritt 4: Die Ampel

Drei Zustände reichen: rot für überfällig, gelb für bald, grün für in Ordnung. Als Formel:

=WENN(MIN(Rest_km;Rest_Tage)<0;"rot";WENN(ODER(Rest_km<1000;Rest_Tage<30);"gelb";"grün"))

Leere Intervalle müssen Sie dabei ausklammern, sonst gewinnt eine leere Zelle den Vergleich. Färben Sie die Zellen über die bedingte Formatierung.

Schritt 5: Kosten pro 1 000 km

Summieren Sie die Journalkosten je Fahrzeug mit SUMMEWENN und teilen Sie durch die gefahrenen Kilometer:

=SUMMEWENN(Journal!A:A;A2;Journal!H:H)/((Aktueller_Stand-Startstand)/1000)

Bei 480 € Wartungskosten und 12.000 gefahrenen Kilometern sind das 40 € je 1 000 km. So vergleichen Sie Fahrzeuge fair.

Häufige Fehler

• Kilometerstand nicht nachgetragen: Ohne aktuellen Stand läuft die Ampel nur nach Zeit.
• Nur ein Intervall gerechnet: Prüfen Sie immer beide Kriterien und nehmen Sie das frühere.
• Teile und Arbeit gemischt: Getrennte Spalten zeigen, wo das Geld bleibt.
• Belege nicht eingetragen: Was nicht im Journal steht, kann nicht überwacht werden.

Fertige Vorlage für Wartung und Reparatur

Die Excel-Vorlage „Wartung und Reparatur von Fahrzeugen“ setzt diesen Aufbau für mehrere Fahrzeuge um.

• „Fahrzeuge“: bis zu 20 Fahrzeuge mit Kennzeichen, Marke, Baujahr, Kilometerstand zu Beginn der Erfassung und aktuellem Kilometerstand.
• „Intervalle“: bis zu 20 Positionen (Öl, Filter, Zündkerzen, Zahnriemen, Bremsbeläge, Flüssigkeiten) mit Intervall in Kilometern und/oder Monaten sowie Warnparametern.
• „Journal“: bis zu 500 Einträge mit Plausibilitätsprüfung des Kilometerstands.
• „Wartungsplan“ und „Ampel“: nächster Austausch nach Kilometerstand und Frist, Restwerte in km und Tagen, Status je Position und Fahrzeug.
• „Kosten“: nach Fahrzeugen, für 12 Monate, nach Kategorien, Arten und Monaten, Kosten pro 1 000 km und ein Diagramm.

Die Datei enthält eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten, läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist kostenpflichtig. Die Intervalle im Blatt sind Beispiele: Gleichen Sie sie mit dem Serviceheft Ihres Fahrzeugs ab.

FAQ

Wie oft sollte ich den Kilometerstand eintragen?

Mindestens bei jeder Tankfüllung oder jedem Werkstattbesuch. Je aktueller der Stand, desto verlässlicher die Ampel.

Was mache ich bei einem Intervall nur nach Zeit?

Lassen Sie die Kilometerspalte leer. Die Ampel richtet sich dann nach der Frist in Monaten.

Lohnt sich das auch für ein einziges Auto?

Ja, schon allein wegen der Kostenübersicht und weil Belege nicht mehr in der Schublade verschwinden.

Kann ich Reparaturen und Wartung trennen?

Über die Kategorie. So sehen Sie, ob ein Fahrzeug eher planbar oder durch Pannen teuer wird.