KHIZHNYAKOVEnergieverbrauch in Excel erfassen: Strom, Wasser, Wärme und Gas gegen Limits prüfen
Energieverbrauch und Limits einer Einrichtung in Excel erfassen: Strom, Wasser, Wärme, Gas – Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Zählerdaten liegen in einem Ordner, Rechnungen in einem anderen, und ob das Jahreslimit eingehalten wird, merkt man oft erst im Dezember. Für Hausverwaltungen, Schulen, Kliniken oder kleine Einrichtungen mit mehreren Gebäuden ist das ein Dauerproblem.
In diesem Artikel richten Sie in Excel eine Verbrauchserfassung ein, die Kosten nach Tarif berechnet, Jahreslimits auf Monate verteilt und den Vorjahresmonat danebenstellt. Sie bekommen ein Beispiel, die Formeln und die typischen Stolpersteine.
Die Datenbasis: eine Zeile pro Monat, Gebäude und Ressource
Halten Sie das Journal schlicht. Jede Zeile enthält Jahr, Monat, Gebäude, Ressource (Strom, Wasser, Wärme, Gas) und den Verbrauch in der Einheit der Ressource. Daneben brauchen Sie zwei Verzeichnisse:
- Tarife: Preis je Einheit und Ressource, zum Beispiel 0,32 € je kWh Strom.
- Limits: Jahreslimit je Gebäude und Ressource.
Aus Verbrauch und Tarif entsteht der Betrag:
=E2*SVERWEIS(D2;Tarife!A:B;2;0)
Das Jahreslimit auf Monate verteilen
Ein Jahreslimit durch zwölf zu teilen, führt in die Irre: Heizenergie fällt im Winter an, nicht im Sommer. Legen Sie deshalb pro Ressource Monatsanteile fest, die zusammen 100 % ergeben, und prüfen Sie die Summe.
=SUMME(B2:B13) muss 100 % ergeben.
Das Monatslimit ist dann Jahreslimit mal Monatsanteil.
Rechenbeispiel
Gebäude A hat ein Gaslimit von 120.000 kWh im Jahr. Der Januar hat einen Anteil von 18 %.
| Größe | Wert |
|---|---|
| Monatslimit Januar | 120.000 × 18 % = 21.600 kWh |
| Verbrauch Januar | 23.400 kWh |
| Überschreitung | 1.800 kWh |
| Tarif | 0,09 € je kWh |
| Mehrkosten | 162,00 € |
Als Formeln: Überschreitung =MAX(0;E2-G2), Mehrkosten =H2*Tarif.
Die Ampel einbauen
Mit drei Zuständen behalten Sie den Überblick: unter der Schwelle grün, ab einem festgelegten Anteil (etwa 90 % des Monatslimits) gelb, darüber rot.
=WENN(E2>G2;"Überschritten";WENN(E2>=0,9*G2;"Nahe am Limit";"OK"))
Die 0,9 gehört in eine eigene Zelle, damit Sie die Schwelle später ändern können.
Vergleich mit dem Vorjahr
Erfassen Sie die Vorjahresdaten im selben Journal. Dann holen Sie mit SUMMEWENNS den Wert für denselben Monat, dasselbe Gebäude und dieselbe Ressource:
=SUMMEWENNS(E:E;A:A;A2-1;B:B;B2;C:C;C2;D:D;D2)
Die Veränderung in Prozent ist =WENNFEHLER(E2/Vorjahr-1;""). So sehen Sie, ob ein Anstieg am Wetter liegt oder am Gebäude.
Häufige Fehler
- Zählerstand statt Verbrauch: Tragen Sie die Differenz zwischen zwei Ablesungen ein, nicht den Stand.
- Gemischte Einheiten: m³ Gas und kWh Gas lassen sich nicht addieren. Legen Sie eine Einheit je Ressource fest.
- Anteile ergeben nicht 100 %: Dann stimmt das Jahreslimit nicht mit der Summe der Monatslimits überein.
- Tarifwechsel unbemerkt: Ändert sich der Preis, passen Sie das Verzeichnis an und halten Sie fest, ab wann.
- Nur Jahressumme betrachtet: Eine Überschreitung im Winter wird sonst durch den Sommer verdeckt.
Kennzahlen für die Berichterstattung
Wer an die Leitung oder den Träger berichtet, braucht mehr als Rohdaten. Hilfreich sind drei Kennzahlen: die Summe der Überschreitung in Einheiten je Ressource, der Mehrbetrag in Euro und die Veränderung zum Vorjahr in Prozent. Ergänzen Sie, wenn sinnvoll, den Verbrauch je Quadratmeter oder je Person, damit sich Gebäude unterschiedlicher Größe vergleichen lassen. Das ist schnell mit einer Division erledigt, zum Beispiel =Verbrauch/Fläche.
Fertige Vorlage für Verbrauch und Limits
Die Excel-Vorlage „Energieverbrauch und Limits einer Einrichtung“ bildet das als Arbeitsmappe ab. Sie erfassen die Zählerdaten einmal im Monat als Zeile und die Tabelle rechnet den Rest.
- „Verzeichnisse“: Ressourcen und Tarife, Gebäude (bis zu 8), Jahreslimits je Gebäude und Ressource, Monatsanteile des Limits und Berichtsjahr.
- „Verbrauch“: bis zu 1000 Einträge mit Jahr, Monat, Gebäude, Ressource und Verbrauch; berechnet werden Tarif, Betrag, Monatslimit, Überschreitung, Ampel und Veränderung zum Vorjahr.
- „Übersicht“: Summen nach Ressourcen und Gebäuden, Überschreitung als Betrag, Monatstabelle und zwei Diagramme.
Im Lieferumfang sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit erfundenen Daten. Die Datei arbeitet ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice, ist auf Deutsch und kostenpflichtig. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln, keine Buchhaltungssoftware. Tarife und Schwellen stehen in den Parametern: Gleichen Sie sie vor der Nutzung mit Ihren Unterlagen ab.
FAQ
Wie oft sollte ich Zähler ablesen?
Monatlich reicht für die Limitkontrolle. Wichtig ist, dass Sie den Stichtag der Ablesung immer gleich halten.
Was bedeutet „Nahe am Limit“?
Der Verbrauch liegt über der von Ihnen festgelegten Schwelle des Monatslimits, aber noch nicht darüber. Es ist eine Frühwarnung, damit Sie vor der Überschreitung reagieren können.
Woher bekomme ich die Limits?
Aus Lieferverträgen, Vorgaben Ihrer Einrichtung oder Ihrem eigenen Sparziel. Tragen Sie ein, was bei Ihnen gilt.
Kann ich mehrere Gebäude vergleichen?
Ja, wenn Sie pro Gebäude Zeilen erfassen, lassen sich Verbrauch und Überschreitung gegenüberstellen.
