KHIZHNYAKOVFahrtenbuch in Excel führen: Kraftstoffverbrauch nach Norm berechnen und prüfen
Fahrtenbuch und Kraftstoffverbrauch nach Norm – Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Ein kleiner Fuhrpark in einer Verwaltung, Schule oder Werkstatt verursacht ständig Fragen: Wie viel Sprit hätte die Fahrt verbrauchen dürfen, wie viel wurde tatsächlich verbraucht, und läuft irgendwo eine Frist ab? Meist stehen die Antworten in Papierbüchern, die niemand zusammenrechnet.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie in Excel ein Fahrtenbuch aufbauen, den Normverbrauch mit saisonalen Zuschlägen berechnen und den Mehrverbrauch sichtbar machen. Mit Rechenbeispiel, Formeln und den häufigsten Fehlern.
Was ein Fahrtenbucheintrag enthalten sollte
Pro Fahrt oder pro Tag eine Zeile:
- Datum, Fahrzeug, Fahrer
- Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr
- Kraftstoffrestmenge bei Abfahrt und Rückkehr, getankte Menge
- Bedingungen der Fahrt (Stadt, Last)
Die Fahrstrecke ist Rückkehr minus Abfahrt. Der tatsächliche Verbrauch ist Rest bei Abfahrt plus getankt minus Rest bei Rückkehr:
=D2+E2-F2
Den Normverbrauch berechnen
Für jedes Fahrzeug gibt es eine Basisnorm in Litern je 100 Kilometer. Dazu kommen Zuschläge, etwa für Winterbetrieb, Stadtverkehr oder Beladung. Der Normverbrauch:
=Strecke/100*Norm*(1+Zuschlag)
Der Zuschlag setzt sich aus einem saisonalen Anteil (je nach Monat) und Zuschlägen für die Bedingungen der Fahrt zusammen. Legen Sie die saisonalen Zuschläge in einer 12-Zeilen-Tabelle ab und holen Sie sie mit SVERWEIS über MONAT(Datum).
Rechenbeispiel
Ein Transporter hat eine Norm von 9,0 l/100 km. Im Januar gilt ein Winterzuschlag von 10 %, die Fahrt führt durch die Stadt mit weiteren 5 %. Strecke 140 km.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Zuschlag gesamt | 10 % + 5 % | 15 % |
| Normverbrauch | 140 / 100 × 9,0 × 1,15 | 14,49 l |
| Tatsächlich | 40 + 0 − 24,5 | 15,5 l |
| Mehrverbrauch | 15,5 − 14,49 | 1,01 l (rund 7 %) |
Prozentual: =WENN(Norm_l>0;(Ist-Norm_l)/Norm_l;0). Legen Sie eine Schwelle fest, ab der der Mehrverbrauch auffällt, etwa 5 oder 10 %, und markieren Sie Zeilen darüber mit bedingter Formatierung.
Prüfungen, die Fehler früh zeigen
Ein gutes Fahrtenbuch kontrolliert sich selbst:
- Rückkehr kleiner als Abfahrt
- negative Kraftstoffrestmenge
- Kilometerstand kleiner als bei der vorherigen Rückkehr
- doppelte Berichtsnummern
Mit WENN und ODER bündeln Sie die Fälle in einer Statusspalte: =WENN(ODER(C2<B2;F2<0);"Prüfen";"OK").
Fristen für Fahrzeug und Fahrer
Legen Sie je Fahrzeug die Termine für Wartung und Haftpflichtversicherung fest und je Fahrer Führerschein und ärztliche Untersuchung, falls sie bei Ihnen vorgeschrieben ist. Ein Ampelstatus mit =WENN(Frist<HEUTE();"abgelaufen";WENN(Frist-HEUTE()<=30;"bald";"OK")) genügt. Besonders nützlich ist die Prüfung, ob eine Frist zum Fahrtdatum abgelaufen war, nicht erst heute.
Häufige Fehler
- Normwerte aus dem Internet übernehmen: Verwenden Sie Werte, die Ihre interne Regelung vorgibt.
- Zuschläge doppelt anwenden: Rechnen Sie sie addiert in einem Faktor, nicht nacheinander.
- Tankungen vergessen: Dann entsteht ein scheinbarer Minderverbrauch.
- Keine Schwelle: Ohne Toleranz ist jede kleine Abweichung ein Alarm.
Fertige Vorlage mit Fahrtbericht
Die Excel-Vorlage „Fahrtenbuch und Kraftstoffverbrauch nach Norm“ bringt das alles zusammen.
- „Parameter“: Organisation, Schwelle für zulässigen Mehrverbrauch, Vorwarnzeit, saisonale Zuschläge je Monat und Kraftstoffpreise.
- „Fahrzeuge“: bis zu 60 Fahrzeuge mit Norm, Zuschlägen für Stadt und Last, Fristen für Wartung und Kfz-Haftpflicht und aktuellem Kilometerstand.
- „Fahrer“: bis zu 80 Fahrer mit Führerschein und ärztlicher Untersuchung.
- „Fahrtberichte“: bis zu 800 Einträge mit Fahrstrecke, Normverbrauch, tatsächlichem Verbrauch, Mehrverbrauch, Einsparung, Status und Prüfungen.
- „Fristenkontrolle“: Ampel für Wartung, Kfz-Haftpflicht, Führerscheine und ärztliche Untersuchungen.
- „Übersicht“: nach Monaten und Fahrzeugen Fahrstrecke, Kraftstoff, Mehrverbrauch, Durchschnittsverbrauch und Kosten des Mehrverbrauchs.
- „Druck Fahrtbericht“: vereinfachtes Formular nach Eintragsnummer mit Unterschriftsfeldern.
Sie erhalten eine leere Vorlage und ein Beispiel mit erfundenen Daten und „Problemzeilen“, an denen die Prüfungen sichtbar werden. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist kostenpflichtig. Normen, Zuschläge und Schwellen sind Standardwerte als Beispiel: Gleichen Sie sie mit Ihren internen Regelungen und den geltenden Vorschriften ab. Das Druckformular ist ein Arbeitsformular, kein amtliches Formular.
FAQ
Ersetzt das ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch?
Nein. Dieser Aufbau dient der Verbrauchskontrolle im Betrieb. Welche Pflichtangaben für steuerliche oder andere Zwecke nötig sind, prüfen Sie nach den Regeln vor Ort.
Wie genau muss die Restmenge im Tank sein?
So genau, wie Sie ablesen können. Ein Schätzfehler von einem Liter fällt auf kurzen Fahrten stark ins Gewicht, auf langen kaum.
Wie viele Fahrzeuge lassen sich so führen?
Mit Tabellen in dieser Form kommen kleine bis mittlere Fuhrparks gut zurecht. Die Vorlage selbst fasst bis zu 60 Fahrzeuge.
Was tun bei auffälligem Mehrverbrauch?
Erst Daten prüfen (Tankung vergessen?), dann Reifendruck, Fahrweise und Beladung ansehen.
