KHIZHNYAKOVLagerverwaltung in Excel: Bestände automatisch berechnen und rechtzeitig nachbestellen
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Wer ein kleines Lager führt, braucht nicht gleich eine Warenwirtschaft für vierstellige Beträge. Meist genügt eine Tabelle, die drei Fragen beantwortet: Was ist da? Was ist knapp? Was ist das Lager wert? Excel kann das, wenn Sie die Daten richtig strukturieren.
Hier zeige ich den Aufbau, die entscheidenden Formeln und die typischen Fehler. Am Ende finden Sie eine fertige Vorlage, falls Sie lieber direkt starten.
Das Grundprinzip: Bewegungen erfassen, Bestand berechnen
Der wichtigste Grundsatz: Tragen Sie niemals den Bestand direkt ein. Erfassen Sie stattdessen jede Bewegung, und lassen Sie den Bestand berechnen. So bleibt nachvollziehbar, wie er zustande kam, und Tippfehler fallen auf.
Dafür brauchen Sie vier Blätter:
- Artikel: Artikelnummer, Bezeichnung, Gruppe, Einheit, Mindestbestand, Einkaufspreis.
- Wareneingang: Datum, Artikelnummer, Menge.
- Warenausgang: Datum, Artikelnummer, Menge.
- Übersicht: Summen und Auswertungen.
Bestand per Formel
Bestand = Summe aller Eingänge – Summe aller Ausgänge, jeweils für die Artikelnummer. Im Blatt „Artikel“ steht in Spalte A die Nummer, dann:
=SUMMEWENN(Wareneingang!B:B;A2;Wareneingang!C:C)-SUMMEWENN(Warenausgang!B:B;A2;Warenausgang!C:C)
Beispiel für Artikel „Druckerpapier A4“:
| Datum | Vorgang | Menge |
|---|---|---|
| 02.01. | Eingang | 40 Pakete |
| 15.01. | Ausgang | 12 Pakete |
| 03.02. | Ausgang | 15 Pakete |
| 20.02. | Eingang | 20 Pakete |
Bestand: 40 + 20 – 12 – 15 = 33 Pakete.
Warenwert: =B2*Einkaufspreis. Bei 33 Paketen zu 3,80 € sind das 125,40 €.
Mindestbestand und Hinweis „Nachbestellen“
Der Mindestbestand ist die Menge, bei der Sie nachbestellen müssen. Er hängt von Verbrauch und Lieferzeit ab. Faustregel: Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen + Sicherheitsreserve. Verbrauchen Sie 2 Pakete am Tag und der Lieferant braucht 5 Tage, sind 10 Pakete plus etwa 5 Reserve ein vernünftiger Wert, also 15.
Die Statusformel:
=WENN(D2<0;"Nicht vorrätig";WENN(D2<=E2;"Nachbestellen";"OK"))
Zusammen mit einer bedingten Formatierung (Zelle rot, wenn „Nachbestellen“) sehen Sie die Bestellliste beim Öffnen der Datei. Zählen Sie die kritischen Artikel in der Übersicht mit =ZÄHLENWENN(F:F;"Nachbestellen").
Fehler früh erkennen
Ein häufiges Problem ist ein Ausgang, der größer ist als der Bestand. Das ist physikalisch unmöglich und weist auf einen Tippfehler oder einen vergessenen Eingang hin. Prüfen Sie bei jeder Eingabe, ob der Bestand nach dem Ausgang negativ würde, und markieren Sie solche Zeilen rot. Die Artikelnummer sollte per Dropdown aus der Artikelliste gewählt werden, damit keine Schreibvarianten entstehen.
Abschreibungen, Bruch und Schwund erfassen Sie wie einen Ausgang, am besten mit einem Vermerk als Grund.
Häufige Fehler
- Bestand überschreiben. Dann ist die Historie weg, und jede Differenz bleibt ungeklärt.
- Gleiche Ware unter zwei Nummern. Pflegen Sie die Artikelliste sauber und tippen Sie keine freien Namen ein.
- Keine Inventur. Zählen Sie mindestens einmal im Jahr, besser vierteljährlich die wertvollsten Artikel, und gleichen Sie ab.
- Mindestbestände einmal setzen und vergessen. Prüfen Sie sie bei Saisonware regelmäßig.
Fertige Vorlage: Lagerverwaltung
Die Excel-Vorlage „Lagerverwaltung“ (kostenpflichtig) setzt das Prinzip fertig um:
- Parameter: Warengruppen, Maßeinheiten, Unternehmen.
- Artikel: bis zu 300 Artikel mit Mindestbestand, Preis, Bestand, Wert und Status.
- Wareneingang und Warenausgang: je 1000 Zeilen. Den Code wählen Sie aus der Liste, die Bezeichnung wird eingesetzt, und ein Ausgang über den Bestand hinaus wird geprüft.
- Übersicht: Bestandswert nach Gruppen, Anzahl der nachzubestellenden Artikel, Bewegungen nach Monaten und ein Diagramm.
Ist ein Ausgang größer als der Bestand, wird die Zeile rot markiert und im Blatt „Artikel“ erscheint der Status „Nicht vorrätig“. Die Vorlage läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Berechnung ist ein Richtwert.
FAQ
Ab wann lohnt sich statt Excel eine Lagersoftware?
Wenn mehrere Personen gleichzeitig buchen, Sie Chargen oder Mindesthaltbarkeitsdaten verfolgen müssen oder mehrere Lagerorte haben. Bis dahin ist eine saubere Tabelle oft schneller und günstiger.
Wie gehe ich mit verschiedenen Einkaufspreisen derselben Ware um?
Die einfache Variante nutzt einen durchschnittlichen Preis im Artikelblatt. Für genaue Bewertung nach Eingängen bräuchten Sie eine Bewertungslogik wie FIFO, die deutlich aufwendiger ist.
Muss ich jede Kleinigkeit erfassen?
Nein. Verbrauchsmaterial von geringem Wert können Sie mit Pauschalen führen oder gar nicht. Erfassen Sie, was Geld kostet oder dessen Fehlen den Betrieb stört.
Wer sollte buchen dürfen?
Idealerweise eine Person oder wenige. Jede weitere Hand erhöht die Fehlerquote, wenn es keine festen Regeln gibt.
