KHIZHNYAKOVMeldebestand berechnen: wann und wie viel Sie nachbestellen sollten
Meldebestand und Einkaufsplan — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Im Lager kleiner Händler gibt es meist zwei Probleme gleichzeitig: Die Bestseller sind ausverkauft, während Ladenhüter seit Monaten die Regale füllen. Beides kostet Geld – einmal entgangenen Umsatz, einmal gebundenes Kapital.
Der Meldebestand löst das erste Problem. Er sagt Ihnen, bei welchem Bestand Sie spätestens nachbestellen müssen, damit die Ware rechtzeitig ankommt. In diesem Artikel berechnen wir ihn Schritt für Schritt, ermitteln die passende Bestellmenge und bauen eine Excel-Liste, die jeden Tag zeigt, was zu bestellen ist.
Die Formel für den Meldebestand
Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × (Lieferzeit + Sicherheitsbestand in Tagen)
Die Logik: Sobald der Bestand diese Grenze erreicht, reicht die vorhandene Ware genau, um die Lieferzeit zu überbrücken – plus einen Puffer für Verzögerungen oder Nachfragespitzen.
In der klassischen Lehrbuchformel wird der Sicherheitsbestand als Stückzahl addiert. Für kleine Betriebe ist es praktischer, ihn in Tagen anzugeben: „Ich möchte immer fünf Tage Puffer haben“ ist leichter zu entscheiden als „Ich brauche 15 Stück Sicherheitsbestand“.
Schritt 1: Tagesverbrauch ermitteln
Teilen Sie die Verkäufe eines Zeitraums durch die Anzahl der Tage. Ein Café-Bedarfshändler hat in den letzten 30 Tagen 90 Packungen Espressobohnen verkauft:
90 / 30 = 3 Packungen pro Tag
Der Analysezeitraum sollte lang genug sein, um Zufälle auszugleichen, und kurz genug, um aktuelle Trends zu zeigen. 30 bis 90 Tage sind für die meisten Artikel sinnvoll.
Schritt 2: Lieferzeit und Puffer
Der Lieferant braucht von der Bestellung bis zur Lieferung 7 Tage. Als Sicherheitsbestand wählen wir 5 Tage.
Meldebestand = 3 × (7 + 5) = 36 Packungen
In Excel, mit Verkäufen in C2, Analysetagen in $B$1, Lieferzeit in D2 und Sicherheitstagen in $B$2:
=AUFRUNDEN(C2/$B$1*(D2+$B$2);0)
Schritt 3: Bestellen – ja oder nein?
Der Vergleich mit dem aktuellen Bestand liefert die Entscheidung:
=WENN(E2<=F2;"bestellen";"")
wobei E2 der Bestand und F2 der Meldebestand ist. Mit einem Filter auf „bestellen“ haben Sie jeden Morgen Ihre Bestellliste.
Schritt 4: Die Bestellmenge
Wie viel bestellt wird, hängt davon ab, wie oft Sie bestellen möchten. Bestellen Sie alle 14 Tage, sollte die Lieferung den Bedarf bis zur nächsten Bestellung plus Lieferzeit plus Puffer decken:
Zielbestand = Tagesverbrauch × (Lieferzeit + Sicherheitstage + Bestellintervall)
Bestellmenge = Zielbestand − aktueller Bestand
Im Beispiel liegt der Bestand bei 30 Packungen: 3 × (7 + 5 + 14) = 78, also 78 − 30 = 48 Packungen. Den Bestellwert berechnen Sie mit Bestellmenge × Einkaufspreis.
| Artikel | Tagesverbr. | Lieferzeit | Meldebest. | Bestand | Bestellen | Menge |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Espressobohnen | 3,0 | 7 | 36 | 30 | ja | 48 |
| Milchkännchen | 0,4 | 10 | 6 | 9 | nein | – |
| Entkalker | 1,2 | 5 | 12 | 11 | ja | 18 |
Schritt 5: Nach Lieferanten bündeln
Wer bei mehreren Lieferanten einkauft, möchte nicht zehn Einzelbestellungen auslösen. Mit SUMMEWENNS über Lieferant und Status „bestellen“ sehen Sie die Bestellsumme je Lieferant. So erkennen Sie auch, ob ein Mindestbestellwert erreicht ist oder ob es sich lohnt, ein paar Tage zu warten.
Häufige Fehler
- Verkäufe mit Ausverkauf-Tagen rechnen. Wenn ein Artikel zehn Tage ausverkauft war, sieht der Tagesverbrauch niedriger aus, als die Nachfrage tatsächlich ist.
- Lieferzeit zu optimistisch. Nehmen Sie die tatsächliche Lieferzeit der letzten Bestellungen, nicht die Angabe im Katalog.
- Offene Bestellungen vergessen. Bereits bestellte, aber noch nicht gelieferte Ware gehört zum verfügbaren Bestand, sonst bestellen Sie doppelt.
- Saisonartikel mit Jahresdurchschnitt planen. Für Sonnencreme im Mai hilft der Verbrauch vom Februar nicht weiter.
- Bestände nie prüfen. Die beste Formel hilft nicht, wenn die Bestandszahl in Excel nicht mit dem Regal übereinstimmt.
Fertige Vorlage: Meldebestand und Einkaufsplan
Unsere kostenpflichtige Excel-Vorlage setzt diese Berechnung für Ihr Sortiment um:
- Auf dem Blatt „Parameter“ legen Sie den Sicherheitsbestand in Tagen und den Analysezeitraum fest.
- Auf dem Blatt „Artikel“ erfassen Sie Bestand, Verkäufe, Lieferzeit, Einkaufspreis und Lieferant. Die Tabelle berechnet daraus den Meldebestand.
- Das Blatt „Heute bestellen“ listet die Positionen, die jetzt zu bestellen sind, mit Menge und Betrag. Die Bestellmenge ist so bemessen, dass der Bestand den Zeitraum zwischen den Bestellungen abdeckt.
- Der „Einkaufsplan“ fasst die Bestellung nach Lieferanten zusammen und zeigt die Einkaufssumme.
Die Datei funktioniert ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice. Bei Saisonartikeln wählen Sie den Analysezeitraum passend aus. Die Berechnung ist ein Richtwert.
Häufige Fragen
Wie viele Tage Sicherheitsbestand sind sinnvoll?
Das hängt davon ab, wie zuverlässig der Lieferant ist und wie stark die Nachfrage schwankt. Bei stabilen Artikeln und pünktlichen Lieferanten reichen wenige Tage, bei unsicheren Lieferketten oder wichtigen Bestsellern eher mehr.
Gilt derselbe Sicherheitsbestand für alle Artikel?
Für den Anfang ist ein einheitlicher Wert praktisch. Später lohnt es sich, wichtige Artikel mit höherem Puffer zu führen als Randsortiment – eine ABC-Analyse hilft bei der Einteilung.
Was ist, wenn der Lieferant eine Mindestbestellmenge hat?
Dann runden Sie die berechnete Menge auf die Mindestmenge oder ein Vielfaches der Verpackungseinheit auf. Prüfen Sie aber, ob die größere Menge noch in einem vernünftigen Zeitraum verkauft wird.
Wie oft sollte ich die Liste prüfen?
Bei schnell drehenden Artikeln täglich oder an festen Bestelltagen, etwa montags und donnerstags. Wichtig ist, dass Bestände und Verkäufe vorher aktualisiert sind.
