KHIZHNYAKOVOffene-Posten-Liste in Excel: Forderungen und Zahlungen im Griff
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Wer auf Rechnung liefert, gibt seinen Kunden einen Kredit. Meist läuft das problemlos, aber einige Kunden zahlen spät, manche nur teilweise, und ein paar vergisst man selbst nachzufassen. Am Ende fehlt Geld auf dem Konto, das Ihnen eigentlich längst zusteht.
Eine Offene-Posten-Liste zeigt jederzeit, wer wie viel schuldet und wie lange schon. In diesem Artikel bauen wir sie in Excel auf: mit Fälligkeitsdatum, Teilzahlungen, Verzugstagen und einer Altersstruktur, die zeigt, wo das Risiko liegt.
Die Struktur: Rechnungen und Zahlungen getrennt
Der wichtigste Grundsatz: Rechnungen und Zahlungen stehen auf zwei getrennten Blättern. Eine Rechnung ist eine Zeile, eine Zahlung ist eine Zeile. Verbunden werden sie über die Rechnungsnummer.
Warum nicht einfach eine Spalte „bezahlt“ in der Rechnungsliste? Weil Kunden oft in Raten zahlen oder Rechnungen zusammenfassen. Mit einem eigenen Zahlungsblatt bleibt jede Zahlung nachvollziehbar.
Blatt Rechnungen: Rechnungsnr., Kunde, Lieferdatum, Betrag, Fälligkeit, bezahlt, offen, Verzugstage
Blatt Zahlungen: Datum, Rechnungsnr., Betrag
Blatt Kunden: Kunde, Zahlungsziel in Tagen, Ansprechpartner
Schritt 1: Fälligkeitsdatum berechnen
Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus Lieferdatum plus Zahlungsziel des Kunden:
=C2+SVERWEIS(B2;Kunden!A:B;2;FALSCH)
Wurde für eine einzelne Rechnung eine andere Frist vereinbart, ergänzen Sie eine Spalte „eigene Fälligkeit“ und nehmen sie, wenn sie ausgefüllt ist: =WENN(F2<>"";F2;C2+SVERWEIS(...)).
Schritt 2: Teilzahlungen summieren
Der bezahlte Betrag je Rechnung ist die Summe aller Zahlungen mit dieser Nummer:
=SUMMEWENN(Zahlungen!B:B;A2;Zahlungen!C:C)
Der offene Betrag ist dann einfach Betrag minus bezahlt.
Schritt 3: Verzugstage
=WENN(H2<=0;0;MAX(0;HEUTE()-E2))
Ist nichts mehr offen, ist der Verzug null. Ansonsten zählen die Tage seit Fälligkeit. Ein Beispiel:
| Rechnung | Kunde | Betrag | fällig | bezahlt | offen | Verzug |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-101 | Bäckerei Huber | 1.850 | 15.09. | 1.850 | 0 | 0 |
| 2026-104 | Studio Lenz | 3.200 | 20.09. | 1.500 | 1.700 | 41 |
| 2026-109 | Gärtnerei Maier | 980 | 10.10. | 0 | 980 | 21 |
| 2026-115 | Praxis Dr. Roth | 2.400 | 15.11. | 0 | 2.400 | 0 |
(Stichtag 31.10.)
Schritt 4: Altersstruktur der Forderungen
Die Altersstruktur teilt die offenen Beträge nach Verzugsdauer auf: nicht fällig, 1–30, 31–60, 61–90, über 90 Tage. Mit SUMMEWENNS ist das eine Formel pro Spalte:
=SUMMEWENNS(Rechnungen!H:H;Rechnungen!I:I;">=31";Rechnungen!I:I;"<=60")
Im Beispiel: 2.400 EUR nicht fällig, 980 EUR 1–30 Tage, 1.700 EUR 31–60 Tage. Je älter eine Forderung, desto schwieriger wird es, sie einzutreiben. Beträge über 90 Tage verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Eine zweite wichtige Kennzahl ist der Anteil überfälliger Forderungen: überfällige Summe / gesamte offene Summe. Im Beispiel 2.680 / 5.080 ≈ 53 %. Steigt dieser Anteil über Monate, haben Sie ein Problem mit der Zahlungsmoral – oder mit Ihrem Mahnwesen.
Schritt 5: Nachfassen planen
Ergänzen Sie eine Spalte „nächster Kontakt“. Ist das Datum erreicht und noch etwas offen, erscheint ein Hinweis:
=WENN(UND(H2>0;J2<>"";J2<=HEUTE());"Anrufen";"")
So verschwindet keine überfällige Rechnung mehr in der Schublade.
Häufige Fehler
- Zahlungen direkt in die Rechnungszeile schreiben. Bei Teilzahlungen geht die Historie verloren.
- Rechnungsnummern uneinheitlich erfassen. „2026-104“ und „2026/104“ findet SUMMEWENN nicht zusammen.
- Nur auf den Gesamtbetrag schauen. 10.000 EUR offen klingt gleich, egal ob alles nicht fällig ist oder seit 100 Tagen überfällig.
- Zu spät erinnern. Eine freundliche Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit wirkt besser als eine Mahnung nach zwei Monaten.
Fertige Vorlage: Debitorenverwaltung und Zahlungskontrolle
Unsere kostenpflichtige Excel-Vorlage folgt genau dieser Struktur:
- Auf dem Blatt „Kunden“ hinterlegen Sie Kunden mit Zahlungsziel in Tagen und verantwortlichen Mitarbeitern.
- Das Blatt „Rechnungen“ fasst bis zu 800 Rechnungen mit Kunde, Lieferdatum, Betrag, Fälligkeitsdatum, offener Forderung, Verzugstagen, Altersgruppe, Ampel und Datum des nächsten Kontakts. Abweichende Fristen tragen Sie in die Spalte „Eigenes Fälligkeitsdatum“ ein.
- In „Zahlungen“ erfassen Sie bis zu 1500 Zahlungen nach Rechnungsnummer, Teilzahlungen werden summiert.
- Die „Übersicht“ zeigt Forderungen gesamt, Anteil überfälliger Forderungen, die Altersstruktur 1–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage, Forderungen nach Kunden und Diagramme.
Ist das Kontaktdatum erreicht und die Forderung offen, erscheint „Anrufen“; ist eine Forderung überfällig, aber kein Kontakt geplant, „kein Kontakt“. Die Datei funktioniert ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich die Offene-Posten-Liste prüfen?
Mindestens einmal pro Woche, bei vielen Rechnungen besser an zwei festen Tagen. Wichtig ist, dass Zahlungseingänge vorher vom Kontoauszug übertragen werden.
Was ist ein angemessenes Zahlungsziel?
Im Geschäftsverkehr sind 14 oder 30 Tage verbreitet. Für neue Kunden oder große Aufträge kann ein kürzeres Ziel oder eine Anzahlung sinnvoll sein.
Ersetzt die Liste die Buchhaltung?
Nein. Sie ist ein Steuerungsinstrument für Vertrieb und Forderungsmanagement. Die offizielle Buchführung bleibt bei Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Steuerberater.
Wie gehe ich mit Gutschriften um?
Erfassen Sie eine Gutschrift wie eine Zahlung auf die betreffende Rechnungsnummer, gegebenenfalls mit Vermerk. So sinkt der offene Betrag korrekt.
