Zeiterfassung nach Projekten in Excel: Stunden, Budget und Abrechnung

Wer nach Stunden abrechnet, verliert Geld am schnellsten durch Zeit, die nie aufgeschrieben wurde. Ein kurzes Telefonat hier, eine Korrekturschleife dort, eine halbe Stunde Recherche am Abend – am Monatsende fehlen schnell zehn abrechenbare Stunden. Und ob ein Projekt sein Stundenbudget schon überschritten hat, merkt man oft erst, wenn es zu spät ist.

Eine Projektzeiterfassung in Excel schafft hier Ordnung. In diesem Artikel bauen wir sie auf: mit Zeitjournal, Stundensätzen je Projekt, Budgetkontrolle und einer Übersicht über abgerechnete und noch offene Beträge.

Zwei Tabellen genügen

Projekte: Projekt, Kunde, Stundensatz, Stundenbudget

Zeitjournal: Datum, Mitarbeiter, Projekt, Aufgabe, Stunden, abrechenbar (ja/nein), Status (nicht abgerechnet, abgerechnet, bezahlt)

Alles andere wird berechnet. Der Satz kommt aus der Projekttabelle, nicht aus dem Journal. Ändern Sie den Satz eines Projekts, stimmen alle Beträge automatisch.

Stunden erfassen: Dezimal statt Uhrzeit

Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteile eines Tages. Wer Beginn und Ende notiert, muss die Differenz mit 24 multiplizieren, um Stunden als Dezimalzahl zu erhalten:

=(C2-B2)*24

Von 09:15 bis 11:45 ergibt das 2,5 Stunden. Endet die Arbeit nach Mitternacht, hilft =REST(C2-B2;1)*24. Für die Abrechnung sind Dezimalstunden praktisch, denn 2,5 × 90 EUR lässt sich direkt rechnen, 2:30 × 90 nicht.

Viele erfassen deshalb gleich Dezimalstunden. Legen Sie eine Rundungsregel fest, zum Beispiel auf Viertelstunden: =OBERGRENZE(D2;0,25).

Betrag berechnen

Mit Projekt in C2, Stunden in E2 und „ja“/„nein“ in F2:

=WENN(F2="ja";E2*SVERWEIS(C2;Projekte!A:C;3;FALSCH);0)

Nicht abrechenbare Zeit wie interne Abstimmungen oder Akquise erfassen Sie trotzdem. Sie gehört zwar nicht auf die Rechnung, zeigt aber, wie viel Aufwand ein Kunde wirklich verursacht.

Budgetkontrolle

Ein Website-Projekt ist mit 40 Stunden zu je 85 EUR angeboten, also 3.400 EUR. Die verbrauchten Stunden je Projekt summiert SUMMEWENN:

=SUMMEWENN(Zeit!C:C;A2;Zeit!E:E)

Mit bedingter Formatierung färben Sie Ausschöpfungen über 100 % rot und über 80 % gelb. Beim Website-Projekt ist jetzt der richtige Moment, mit dem Kunden zu sprechen – nicht erst, wenn 55 Stunden auf der Uhr stehen.

Was ist offen?

Mit SUMMEWENNS über Projekt und Status sehen Sie je Projekt drei Beträge:

• nicht abgerechnet: Zeit, die noch auf keine Rechnung geschrieben wurde
• abgerechnet: Rechnung gestellt, aber nicht bezahlt
• bezahlt: Geld ist da

=SUMMEWENNS(Zeit!H:H;Zeit!C:C;A2;Zeit!G:G;"nicht abgerechnet")

Gerade die erste Zahl ist oft überraschend hoch. Sie ist Geld, das Sie verdient, aber noch nicht angefordert haben.

Häufige Fehler

• Zeit am Ende der Woche aus dem Gedächtnis eintragen. Die Schätzung ist fast immer zu niedrig. Tragen Sie direkt nach der Aufgabe ein.
• Kleinigkeiten weglassen. Fünf mal zehn Minuten sind fast eine Stunde.
• Uhrzeitformat mit Satz multiplizieren. Ohne den Faktor 24 kommt ein Bruchteil des richtigen Betrags heraus.
• Projektnamen frei tippen. Ein Tippfehler, und die Stunden fehlen in der Auswertung. Nutzen Sie Dropdown-Listen.

Fertige Vorlage: Zeiterfassung nach Projekten und Kunden

Unsere kostenpflichtige Excel-Vorlage enthält diese Struktur fertig:

• Auf dem Blatt „Projekte“ legen Sie Projekte, Kunden, Stundensatz, Stundenbudget und Mitarbeiter an. Verbrauchte Stunden und Budgetanteil werden automatisch berechnet; liegt der Anteil über 100 %, wird die Zeile rot.
• Das Blatt „Zeit“ fasst bis zu 3000 Einträge mit Datum, Mitarbeiter, Projekt, Aufgabe, Stunden, abrechenbar ja/nein und Zahlungsstatus. Satz, Betrag, Woche und Monat rechnet die Tabelle selbst.
• Das Blatt „Offen“ zeigt für jedes Projekt, wie viel nicht abgerechnet, abgerechnet und bezahlt ist.
• Die „Übersicht“ zeigt Stunden und Geld nach Projekten und Monaten, die Budgetausschöpfung und Diagramme.

Die Datei funktioniert ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice.

Häufige Fragen

Muss ich jede Minute erfassen?

Nein. Eine Rundung auf Viertelstunden ist üblich und für Kunden nachvollziehbar. Wichtig ist, dass Sie die Regel einheitlich anwenden und gegebenenfalls im Vertrag festhalten.

Wie gehe ich mit Fahrzeiten um?

Das ist Vereinbarungssache. Manche rechnen Fahrzeit voll ab, andere zum halben Satz oder gar nicht. Erfassen Sie sie in jedem Fall, zur Not als nicht abrechenbar, damit Sie den tatsächlichen Aufwand kennen.

Was tun, wenn ein Projekt sein Budget überschreitet?

Sprechen Sie früh mit dem Kunden, idealerweise bei etwa 80 % Ausschöpfung. Klären Sie, ob zusätzliche Wünsche den Mehraufwand verursachen, und vereinbaren Sie ein Nachtragsbudget.

Eignet sich die Tabelle für ein kleines Team?

Ja. Mit einer Spalte „Mitarbeiter“ sehen Sie, wer wie viel an welchem Projekt arbeitet. Für größere Teams mit vielen gleichzeitigen Nutzern ist eine gemeinsame Datei allerdings unpraktisch.