KHIZHNYAKOVStundensatz als Freelancer berechnen – und prüfen, was Sie wirklich verdienen
Auftrags- und Zeiterfassung für Freelancer — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Viele Freelancer setzen ihren Stundensatz nach Gefühl oder nach dem, was andere verlangen. Dabei hängen zwei Fragen zusammen, die man rechnen kann: Welcher Satz ist nötig, damit am Jahresende genug übrig bleibt? Und welcher Satz kommt tatsächlich heraus, wenn man Festpreisprojekte, Korrekturschleifen und unbezahlte Stunden mitzählt?
In diesem Artikel berechnen wir zuerst den Zielstundensatz und dann den tatsächlichen Satz aus Ihren echten Zahlen. Dazu eine einfache Struktur in Excel, mit der Sie Zeit, Festpreisaufträge und offene Rechnungen gemeinsam im Blick behalten.
Teil 1: Der Zielstundensatz
Schritt 1: Jahresbedarf
Ein Angestellter bekommt Gehalt, Urlaub, Krankengeld und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Als Freelancer müssen Sie das alles selbst bezahlen. Rechnen Sie deshalb:
| Posten | Betrag pro Jahr |
|---|---|
| gewünschtes Einkommen vor Steuern | 55.000 EUR |
| Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge | 12.000 EUR |
| Betriebskosten (Software, Hardware, Büro, Weiterbildung) | 6.000 EUR |
| Jahresbedarf | 73.000 EUR |
Schritt 2: Fakturierbare Stunden
Hier liegt der häufigste Denkfehler. Ein Jahr hat nicht 2.000 abrechenbare Stunden. Ziehen Sie ab: 104 Wochenendtage, etwa 10 Feiertage, 30 Tage Urlaub und 10 Tage Krankheit. Übrig bleiben rund 211 Arbeitstage, also 1.688 Stunden bei acht Stunden pro Tag.
Davon sind aber nicht alle abrechenbar. Akquise, Buchhaltung, Angebote, Weiterbildung und E-Mails kosten Zeit. Realistisch sind oft nur 60 % fakturierbar: rund 1.013 Stunden.
Schritt 3: Der Satz
73.000 / 1.013 ≈ 72 EUR pro Stunde – netto, vor Umsatzsteuer. In Excel ist das eine einzige Formel: =B5/(B6*B7*B8) mit Jahresbedarf, Arbeitstagen, Stunden pro Tag und Quote.
Viele Einsteiger kalkulieren mit 40 oder 50 EUR und wundern sich, warum es am Jahresende knapp wird.
Teil 2: Der tatsächliche Stundensatz
Der Zielsatz ist die Theorie. Die Praxis sieht oft anders aus: Ein Festpreisprojekt über 2.400 EUR war auf 30 Stunden kalkuliert, hat aber 40 gedauert. Effektiv waren das 2.400 / 40 = 60 EUR pro Stunde statt 80.
Deshalb lohnt sich eine Zeiterfassung, auch wenn der Kunde pauschal bezahlt.
Die Struktur in Excel
Kunden: Name, Stundensatz
Zeit: Datum, Kunde, Aufgabe, Beginn, Ende, Stunden, Satz, Betrag, bezahlt
Aufträge: Kunde, Projekt, Festpreis, Abgabetermin, Status, bezahlt, Rest
Die Stunden aus Beginn und Ende berechnen Sie mit =(E2-D2)*24. Den Satz holt SVERWEIS aus der Kundenliste, außer Sie tragen für Eilarbeiten einen eigenen Satz ein:
=WENN(H2<>"";H2;SVERWEIS(B2;Kunden!A:B;2;FALSCH))
Der tatsächliche Satz für Stundenarbeit pro Monat ist dann die Summe der Beträge geteilt durch die Summe der Stunden – beides mit SUMMEWENNS nach Monat.
Teil 3: Offene Beträge nicht vergessen
Freelancer verlieren erstaunlich viel Geld nicht durch zu niedrige Sätze, sondern durch vergessene Rechnungen. Eine Spalte „bezahlt“ in der Zeiterfassung und der Rest je Festpreisauftrag zeigen auf einen Blick, wer Ihnen noch etwas schuldet:
=SUMMEWENNS(Zeit!I:I;Zeit!J:J;"<>ja")
Häufige Fehler
- Mit 100 % Auslastung rechnen. Niemand rechnet acht Stunden pro Tag, fünf Tage die Woche ab.
- Sozialversicherung vergessen. Als Selbstständige zahlen Sie die Beiträge vollständig selbst.
- Festpreise ohne Zeiterfassung. Dann wissen Sie nie, ob sich ein Projekt gelohnt hat.
- Steuern nicht zurücklegen. Legen Sie einen festen Prozentsatz jeder Zahlung beiseite. Wie hoch, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder anhand der Vorgaben Ihres Finanzamts.
Fertige Vorlage: Auftrags- und Zeiterfassung für Freelancer
Unsere kostenpflichtige Excel-Vorlage verbindet Stundenarbeit und Festpreisaufträge:
- Auf dem Blatt „Kunden“ führen Sie die Kundenliste mit Stundensatz sowie die Parameter „Heute“, Steuer in Prozent (Richtwert), ersten Berichtsmonat und Frist „brennt“.
- Das Blatt „Zeit“ fasst bis zu 1000 Einträge mit Datum, Kunde, Aufgabe, Beginn und Ende oder Stunden manuell, eigenem Satz für Eilarbeiten, Betrag und Vermerk „Bezahlt“.
- Unter „Aufträge“ verwalten Sie bis zu 500 Festpreisaufträge mit Betrag, Abgabetermin, Status, bezahltem Betrag, Rest und Fristen-Ampel.
- Die „Übersicht“ zeigt Einnahmen nach Monaten und Kunden, Stunden pro Woche und Monat, den durchschnittlichen Stundensatz, Unbezahltes, einen Richtwert „nach Steuern“ und zwei Diagramme.
Der tatsächliche Stundensatz in der Übersicht bezieht sich auf die Stundenarbeit; Festpreisaufträge fließen nicht ein, da für sie keine Stunden erfasst werden. Die Datei funktioniert ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice. Die Berechnung ist ein Richtwert.
Häufige Fragen
Sollte ich meinen Stundensatz öffentlich nennen?
Das ist Geschmackssache. Ein genannter Satz filtert unpassende Anfragen früh heraus. Wer lieber in Projektpreisen spricht, sollte den Stundensatz trotzdem intern kennen und jedes Angebot damit kalkulieren.
Wann sollte ich den Satz erhöhen?
Wenn Sie dauerhaft ausgelastet sind, Anfragen ablehnen müssen oder Ihr tatsächlicher Satz deutlich über dem Ziel liegt, weil Sie schneller geworden sind. Bestandskunden informieren Sie am besten frühzeitig.
Wie kalkuliere ich ein Festpreisangebot?
Schätzen Sie die Stunden, multiplizieren Sie mit Ihrem Zielsatz und rechnen Sie einen Puffer für Abstimmungen und Korrekturen dazu. Halten Sie im Angebot fest, wie viele Korrekturrunden enthalten sind.
Wie viel Steuern sollte ich zurücklegen?
Das hängt von Einkommen, Rechtsform und persönlicher Situation ab und lässt sich nicht pauschal sagen. Lassen Sie sich den Satz von Ihrem Steuerberater schätzen und rechnen Sie dann konsequent damit.
