KHIZHNYAKOVMietverwaltung in Excel: Verträge, Zahlungen und Rückstände im Blick
Vermietungsverwaltung für Wohnungen in Excel: Verträge, Zahlungen und Rückstände — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Eine Wohnung, zwei Zimmer, eine Garage: Als Vermieter wollen Sie keine Hausverwaltungssoftware kaufen, aber Sie wollen wissen, ob die Miete eingegangen ist, wann der Vertrag endet und wie hoch die Kaution ist. Wer das im Kopf oder auf Kontoauszügen verfolgt, verliert irgendwann den Überblick, besonders wenn ein Mieter zweimal im Quartal zu spät zahlt.
Mit einer Excel-Tabelle lösen Sie das in einer Stunde. Hier lesen Sie, welche Daten Sie festhalten sollten, wie Sie Soll und Ist der Miete gegenüberstellen und wie Sie sich rechtzeitig an das Vertragsende erinnern lassen.
Zwei Blätter: Verträge und Zahlungen
Blatt „Objekte“ (eine Zeile pro Mietverhältnis): Objekt, Mieter, Vertragsbeginn, Vertragsende (bei unbefristeten Verträgen leer), Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Kaution, Zahltag im Monat.
Blatt „Zahlungen“ (eine Zeile pro Monat und Objekt): Monat, Objekt, Soll, Ist (Zahlungseingang), Rückstand, Status.
Die Trennung ist wichtig: Der Vertrag ändert sich selten, die Zahlungen jeden Monat.
Soll und Ist gegenüberstellen
Das Soll ist die vereinbarte Gesamtmiete, also Kaltmiete plus Vorauszahlung. Beispiel: 620 € Kaltmiete plus 160 € Nebenkosten ergibt 780 €. Der Mieter zahlt im Oktober 700 €:
=Soll-Ist, hier 780 € − 700 € = 80 € Rückstand
Mit einer WENN-Abfrage entsteht der Status:
=WENN(E2="";"offen";WENN(F2<=0;"bezahlt";"Rückstand"))
Der Gesamtrückstand eines Objekts über alle Monate ist =SUMMEWENN(Zahlungen!B:B;"Wohnung 1";Zahlungen!F:F). Eine Überzahlung erscheint als negative Zahl und gleicht sich im Folgemonat automatisch aus.
Das Vertragsende nicht verpassen
Besonders bei befristeten Verträgen oder bei Gewerbeflächen kostet ein verpasstes Datum Geld. Legen Sie in einer Zelle fest, wie viele Tage vorher gewarnt werden soll (zum Beispiel 60), und berechnen Sie den Vertragsstatus:
=WENN(D2="";"unbefristet";WENN(D2<HEUTE();"beendet";WENN(D2-HEUTE()<=$K$1;"endet bald";"läuft")))
Mit bedingter Formatierung färben Sie „endet bald“ gelb. So bleibt genug Zeit, um mit dem Mieter über eine Verlängerung oder die Wohnungsübergabe zu sprechen.
Kaution im Blick behalten
Die Kaution gehört nicht zum Einkommen, sondern ist ein Betrag, den Sie treuhänderisch verwalten. Notieren Sie Höhe, Eingangsdatum und Anlageform. Für Wohnraum ist die Kaution gesetzlich auf höchstens drei Nettokaltmieten begrenzt; bei Gewerbe gelten andere Regeln. Prüfen Sie Ihre Vereinbarung im Zweifel mit einem Mieterverein oder Vermieterverband.
Übersicht je Objekt
Eine einfache Übersicht gibt Ihnen am Jahresende alles Nötige:
| Objekt | Soll (Jahr) | Ist (Jahr) | Rückstand |
|---|---|---|---|
| Wohnung 1 | 9.360 € | 9.360 € | 0 € |
| Zimmer 2 | 4.200 € | 3.900 € | 300 € |
| Garage | 1.440 € | 1.440 € | 0 € |
Die Werte holen Sie mit SUMMEWENNS aus dem Zahlungsblatt. Ein Balkendiagramm von Soll und Ist zeigt auf einen Blick, wo es hakt.
Typische Fehler
- Nebenkosten und Kaltmiete vermischen: Für die Betriebskostenabrechnung brauchen Sie später beide getrennt.
- Zahlungen nicht zeitnah eintragen: Wer erst nach drei Monaten abgleicht, mahnt zu spät.
- Keine Dokumentation von Mahnungen: Ergänzen Sie eine Spalte „Notiz“ mit Datum und Art der Erinnerung.
- Mietanpassungen überschreiben: Bei einer Erhöhung legen Sie besser eine neue Zeile mit Gültigkeitsdatum an, damit alte Monate richtig bleiben.
Fertige Excel-Vorlage für Vermieter
Die Vorlage erspart Ihnen den Aufbau. Auf dem Blatt „Einstellungen“ legen Sie Berichtsdatum und Warnfrist fest. Die „Objekte“ fassen bis zu 10 Objekte mit Mieter, Vertragslaufzeit, Miete, Kaution und Zahltag; der Vertragsstatus wird automatisch berechnet. Auf „Zahlungen“ führen Sie bis zu 300 Forderungen und Zahlungen, Rückstand und Status entstehen von selbst. Die „Übersicht“ zeigt Soll, Ist, Rückstand und Vertragsstatus je Objekt samt Diagramm. Standardmäßig wird 60 Tage vor Vertragsende gewarnt; der Wert lässt sich ändern.
Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig; im Paket liegen eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Muster mit fiktiven Daten. Sie berechnet keine Steuern, sondern führt Verträge und Zahlungen. Für Steuern und Vertragsbedingungen ziehen Sie eine Fachperson hinzu. Geeignet ist sie für Eigentümer, die Wohnungen, Zimmer, Garagen oder kleine Gewerbeflächen vermieten, sowie für Verwalter.
Häufige Fragen
Muss ich Mieteinnahmen in Excel dokumentieren?
Die Pflicht zur Dokumentation ergibt sich aus Ihrer steuerlichen Situation. Excel ist eine praktische Arbeitsgrundlage, ersetzt aber nicht die Belege. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.
Wie gehe ich bei Teilzahlungen vor?
Tragen Sie jede Zahlung mit Datum ein. Die Differenz zum Soll bleibt als Rückstand stehen, bis der Betrag ausgeglichen ist.
Wann sollte ich mahnen?
Legen Sie eine klare Routine fest, etwa eine freundliche Erinnerung nach wenigen Tagen und eine schriftliche Mahnung nach zwei Wochen. Rechtliche Fristen prüfen Sie individuell.
Kann ich mehrere Gebäude in einer Datei führen?
Ja, ergänzen Sie eine Spalte „Gebäude“. Bei mehr als etwa zehn Mietverhältnissen wird eine eigene Datei pro Gebäude übersichtlicher.
