KHIZHNYAKOVNachhilfe-Abrechnung in Excel: Stunden, Zahlungen und Saldo je Schüler
Nachhilfe-Verwaltung: Unterrichtsstunden und Zahlungen — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Zwölf Schüler, jede Woche andere Termine, mal bar, mal per Überweisung, dazwischen Absagen in letzter Minute: Wer als Nachhilfelehrer, Musiklehrerin oder Trainer Einzelunterricht gibt, verliert schnell den Überblick, wer wie viele Stunden hatte und wer noch etwas schuldet. Unangenehme Nachfragen am Monatsende lassen sich vermeiden, wenn die Abrechnung sauber läuft.
Hier lesen Sie, wie Sie Stunden und Zahlungen in Excel so erfassen, dass Betrag, Saldo und Einnahmen von selbst entstehen. Die Methode funktioniert für jede Form von Einzelunterricht.
Das Grundprinzip: Stunden und Zahlungen getrennt
Führen Sie nicht eine Liste pro Schüler, sondern zwei zentrale Protokolle:
Stundenprotokoll (eine Zeile pro Termin): Datum, Schüler, Dauer in Minuten, Fach, Stundenstatus.
Zahlungsprotokoll (eine Zeile pro Zahlung): Datum, Schüler, Betrag, Zahlungsart.
Dazu kommt eine Schülertabelle mit dem Stundensatz für 60 Minuten. Alle Auswertungen leiten sich daraus ab.
Den Preis einer Stunde berechnen
Nicht jede Stunde dauert genau 60 Minuten, und nicht jede Stunde wird voll berechnet. Die Formel:
=Satz*Dauer/60*Berechnungsprozent
Beispiel: Satz 28 € für 60 Minuten, die Stunde dauerte 45 Minuten, normal durchgeführt (100 %): 28 € × 45 / 60 = 21 €. Wurde eine Stunde kurzfristig vom Schüler abgesagt und berechnen Sie 100 %, sind es dagegen volle 28 €.
Stundenstatus mit Prozentsätzen
Legen Sie in einer kleinen Tabelle fest, was mit welchem Status passiert:
| Status | Berechnet |
|---|---|
| durchgeführt | 100 % |
| späte Absage durch Schüler | 100 % |
| rechtzeitige Absage | 0 % |
| Absage durch Lehrkraft | 0 % |
| Probestunde | 0 % |
Die Prozentsätze holt die Stundenzeile per SVERWEIS: =SVERWEIS(E2;Status!A:B;2;FALSCH). Das schafft Klarheit und Fairness: Alle Beteiligten wissen von Anfang an, wie es mit Absagen läuft. Es empfiehlt sich, die Regel vorab schriftlich oder per Nachricht mitzuteilen, damit später keine Diskussion entsteht.
Saldo je Schüler
Das Herzstück ist der Saldo: bezahlt minus berechnet.
- Berechnet:
=SUMMEWENN(Stunden!B:B;A2;Stunden!F:F) - Bezahlt:
=SUMMEWENN(Zahlungen!B:B;A2;Zahlungen!C:C) - Saldo:
=Bezahlt-Berechnet
Ein negativer Saldo bedeutet Schulden, ein positiver ein Guthaben, etwa bei einer Vorauszahlung für zehn Stunden. Hat eine Schülerin 140 € bezahlt und 168 € berechnet, ist der Saldo −28 €: eine Stunde ist offen. Praktisch ist zusätzlich die Angabe, für wie viele Stunden das Guthaben reicht: Guthaben geteilt durch den Satz.
Ampel für die Abrechnung
Mit einer einfachen Regel sehen Sie auf einen Blick, wo Sie nachfassen sollten: rot, wenn der Saldo unter −1 Stunde liegt, gelb bei Schulden bis zu einer Stunde, grün bei ausgeglichenem oder positivem Saldo. Die Schwellenwerte passen Sie Ihrer Arbeitsweise an.
Einnahmen nach Monaten und Fächern
Die Frage „Wie viel habe ich im Oktober verdient?“ beantwortet SUMMENPRODUKT:
=SUMMENPRODUKT((MONAT(Stunden!A2:A2000)=10)*Stunden!F2:F2000)
Für den Zahlungseingang nehmen Sie dieselbe Formel mit den Zahlungen. Der Vergleich beider Zahlen zeigt, ob Sie dem Geld hinterherlaufen. Mit einer Aufteilung nach Fächern erkennen Sie, welches Fach den Löwenanteil ausmacht und wo sich eine Preisanpassung lohnt.
Typische Fehler
- Nur Bargeld im Kopf: Auch kleine Barzahlungen gehören ins Protokoll.
- Satz im Protokoll statt in der Schülertabelle: Dann müssen Sie bei jeder Preisänderung alles anpassen.
- Absagen nicht erfassen: Ohne Status lässt sich später nicht erklären, warum der Betrag so hoch ist.
- Keine Belege: Ob und welche Belege Sie ausstellen müssen, hängt von Ihrer Rechtsform ab. Klären Sie das mit einer Fachperson.
Fertige Excel-Vorlage für Nachhilfelehrer
Die Vorlage nimmt Ihnen den Aufbau ab. Das Blatt „Listen“ enthält Fächer, Stundenstatus mit Berechnungsprozentsatz (späte Absage, Probestunde und weitere), Unterrichtsformat und Zahlungsarten. Die Tabelle „Schüler“ führt bis zu 40 Schüler mit Satz, Kontakten, Anzahl der Stunden, berechnet, bezahlt, Saldo und Abrechnungsampel. „Stunden“ und „Zahlungen“ sind Protokolle für 2000 bzw. 1000 Einträge. Die „Übersicht“ zeigt Einnahmen nach Monaten (berechnet und erhalten), Stunden, Durchschnittsbetrag, die Aufteilung nach Fächern und Diagramme.
Eine späte Absage durch den Schüler wird standardmäßig voll berechnet, rechtzeitige Absagen und Absagen durch die Lehrkraft nicht; die Prozentsätze lassen sich ändern. Die Tabelle berechnet nur Stunden und Abrechnungen mit den Schülern, keine Steuern. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig. Sie eignet sich für private Nachhilfelehrer, Dozenten, Musik- und Sprachlehrer, Trainer und Logopäden.
Häufige Fragen
Wie lege ich eine Absageregel fest, die fair ist?
Üblich ist eine Frist von 24 Stunden vor dem Termin. Wichtig ist, dass Eltern oder Schüler die Regel vorab kennen und Sie sie bei allen gleich anwenden.
Lohnt sich Vorauszahlung?
Für beide Seiten oft ja: Sie haben Planungssicherheit, die Schüler ein klares Budget. Der Saldo zeigt, wie lange das Guthaben reicht.
Wie gehe ich mit Geschwistern um?
Legen Sie jedes Kind als eigenen Schüler an, mit einem Hinweis im Namen. So bleibt der Saldo jeweils eindeutig.
Kann ich Gruppenunterricht abrechnen?
Die Methode ist für Einzelunterricht gedacht. Für Gruppen mit festem Kurspreis ist eine Teilnehmerverwaltung mit Gruppen passender.
