Bewerbermanagement in Excel: Stellen, Kandidaten und Recruiting-Trichter

Gute Kandidaten gehen selten verloren, weil sie schlecht sind, sondern weil niemand zurückgerufen hat. Bewerbungen kommen per E-Mail, über Jobportale, per Empfehlung und im Chat. Nach zwei Wochen weiß niemand mehr, mit wem schon gesprochen wurde und wer auf eine Antwort wartet. Ein Bewerbermanagementsystem ist für ein Unternehmen mit fünf offenen Stellen oft zu teuer und zu schwer. Mit Excel geht es einfacher.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Stellen und Kandidaten verknüpfen, Phasen festlegen, eine tägliche Nachfass-Liste erzeugen und messen, welche Quelle die besten Kandidaten liefert.

Zwei Blätter: Stellen und Kandidaten

Stellen: Position, Abteilung, benötigte Personenzahl, Gehaltsspanne, Status (offen, besetzt, pausiert) und Startdatum der Ausschreibung.

Kandidaten: Name, Stelle, Quelle (zum Beispiel Jobportal, Empfehlung, Website), Bewerbungsdatum, aktuelle Phase, Datum des letzten Kontakts, Gehaltsvorstellung.

Die Stelle wird aus einer Auswahlliste gewählt. Dadurch lässt sich später pro Stelle zählen, wie viele Kandidaten es gibt und wie viele eingestellt wurden.

Die Phasen des Trichters

Halten Sie die Phasen kurz und eindeutig. Ein bewährtes Schema:

1. Bewerbung
2. Telefonat
3. Interview
4. Testaufgabe
5. Angebot
6. Eingestellt
7. Absage

„Absage“ steht als eigene Phase, damit abgelehnte Kandidaten nicht aus der Liste verschwinden, aber nicht mehr als aktiv gezählt werden. Die Phase wählen Sie über eine Auswahlliste (Datenüberprüfung), nie als Freitext.

Nachfass-Liste: Das wichtigste Werkzeug

Der wichtigste Wert für gutes Recruiting ist die Zeit seit dem letzten Kontakt. Setzen Sie einen Schwellenwert, etwa 5 Tage in Zelle N1, und berechnen Sie:

=WENN(UND(F2<>"Eingestellt";F2<>"Absage");HEUTE()-G2;"")

F2 ist die Phase, G2 das Datum des letzten Kontakts. Die Spalte zeigt, wie viele Tage seit dem Kontakt vergangen sind. Eine zweite Spalte gibt den Hinweis:

=WENN(H2>$N$1;"melden";"")

Filtern Sie nach „melden“, und die Tagesliste steht. Ein Kandidat, der nach einem Interview eine Woche nichts hört, nimmt oft ein anderes Angebot an. Schnelle Rückmeldungen sind gerade für kleine Unternehmen ein echter Wettbewerbsvorteil.

Konversion pro Phase

Zählen Sie, wie viele Kandidaten in jeder Phase stehen oder dort angekommen sind. Ein Beispiel mit 60 Bewerbungen für eine Stelle:

Mit =ZÄHLENWENN(F:F;"Interview") und einer Division durch die Gesamtzahl entstehen diese Werte. Sie zeigen, wo Kandidaten verloren gehen: Wenn nur 3 % ein Angebot erhalten, aber alle es annehmen, ist die Vorauswahl vielleicht zu streng; wenn viele Angebote abgelehnt werden, stimmt vielleicht das Gehalt nicht.

Hinweis: Wer Phasen nur als aktuellen Stand erfasst, kann nicht sagen, wie viele „je“ im Interview waren, sondern nur, wie viele jetzt dort sind. Für eine einfache Auswertung reicht das; wer es genau will, erfasst pro Phase ein Datum.

Quellen vergleichen

Welche Quelle bringt die meisten Einstellungen? Zählen Sie je Quelle Bewerbungen und Eingestellte:

=ZÄHLENWENNS(C:C;"Empfehlung";F:F;"Eingestellt")

Wenn Empfehlungen 8 Bewerbungen und 3 Einstellungen bringen, das teure Jobportal aber 80 Bewerbungen und 1 Einstellung, ist die Entscheidung klar. Auch die Dauer bis zum Eintritt (Eintrittsdatum minus Bewerbungsdatum) lässt sich pro Quelle mitteln.

Typische Fehler

• Zu viele Phasen: Sieben bis acht reichen. Jede weitere erhöht den Pflegeaufwand.
• Letzten Kontakt nicht pflegen: Dann taugt die Nachfass-Liste nichts.
• Absagen löschen: Behalten Sie Daten nur so lange, wie es die Datenschutzregeln erlauben, und klären Sie Löschfristen vorab. Bewerberdaten sind sensibel.
• Gehaltsvorstellung verstecken: Notieren Sie sie früh, um Zeit zu sparen.

Fertige Excel-Vorlage für den Recruiting-Trichter

Die Vorlage ist genau dafür gebaut. Auf dem Blatt „Stellen“ erfassen Sie Position, Abteilung, benötigte Personenzahl, Gehaltsspanne und Status; Kandidaten, Eingestellte und die Tage, seit denen die Stelle offen ist, werden automatisch berechnet. Die „Kandidaten“-Tabelle enthält Quelle, Bewerbungsdatum, Phase, letzten Kontakt und Gehaltsvorstellung; Tage im Trichter, Tage ohne Kontakt und ein Hinweis, was zu tun ist, entstehen von selbst. Das Blatt „Kontaktieren“ sammelt alle, bei denen der Kontakt länger her ist als der Schwellenwert aus den „Einstellungen“ (standardmäßig 5 Tage). Der „Trichter“ zeigt Kandidaten je Phase, Konversion, Bewerbungen und Eingestellte je Quelle, die durchschnittliche Zeit bis zum Eintritt und ein Diagramm.

Die Phasen sind Bewerbung, Anruf, Interview, Testaufgabe, Angebot, eingestellt und Absage. Platz ist für bis zu 30 Stellen und 300 Kandidaten. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig, mit leerer Tabelle und einem Muster mit fiktiven Daten. Sie richtet sich an HR-Fachkräfte, Führungskräfte, Inhaber kleiner Unternehmen und Personalagenturen.

Häufige Fragen

Wie lange darf ich Bewerberdaten speichern?

Das regelt der Datenschutz. Üblich sind kurze Fristen nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt. Klären Sie Ihre Fristen mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder einer Fachperson.

Was ist eine gute Konversionsquote?

Das lässt sich nicht pauschal sagen, es hängt von Branche, Stelle und Region ab. Vergleichen Sie Ihre eigenen Werte über mehrere Stellen hinweg und achten Sie auf Ausreißer.

Soll ich Absagen in der Tabelle lassen?

Ja, mit der Phase „Absage“. So bleibt die Statistik vollständig, und Sie können bei einer späteren Stelle erneut auf geeignete Personen zurückgreifen, sofern das datenschutzrechtlich zulässig ist.

Ersetzt das ein richtiges Bewerbermanagementsystem?

Für kleine Teams mit überschaubarem Aufkommen reicht Excel oft aus. Bei vielen gleichzeitigen Nutzern oder automatisierten Mails sind Online-Systeme besser geeignet.