Werkstattaufträge in Excel verwalten: Arbeiten, Ersatzteile und Mechaniker-Lohn

In kleinen Kfz-Werkstätten läuft viel über Zettel am Fahrzeug, Hefte am Tresen und Nachrichten auf dem Handy. Das geht gut, bis jemand fragt: Was ist gerade in Arbeit? Welcher Kunde schuldet noch Geld? Und wie viel hat jeder Mechaniker in diesem Monat erwirtschaftet? Eine teure Werkstattsoftware lohnt sich für zwei, drei Mitarbeitende selten, eine gut aufgebaute Excel-Tabelle leistet erstaunlich viel.

Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Aufträge, Positionen und Preise in Excel verknüpfen, Ersatzteile mit Aufschlag kalkulieren und den Anteil der Mechaniker berechnen.

Aufträge und Positionen trennen

Ein Auftrag kann aus mehreren Arbeiten und Teilen bestehen. Deshalb gehören sie in zwei Listen:

Aufträge (eine Zeile pro Auftrag): Auftragsnummer, Datum, Kunde, Telefon, Fahrzeug, Kennzeichen, Kilometerstand, Mechaniker, Status, bezahlter Betrag.

Positionen (eine Zeile pro Arbeit oder Teil): Auftragsnummer, Art (Arbeit oder Teil), Bezeichnung, Menge, Einkauf, eigener Preis.

Die Auftragsnummer verbindet beide. Die Summen im Auftrag holen sich die Werte aus den Positionen mit SUMMEWENN.

Preise aus der Preisliste

Für Arbeiten legen Sie eine Preisliste an: Ölwechsel 59 €, Bremsbeläge vorne 89 €, Reifenwechsel 39 € und so weiter. Die Position holt den Preis per SVERWEIS aus dieser Liste:

=WENNFEHLER(SVERWEIS(C2;Preisliste!A:B;2;FALSCH);0)

Ein Sonderpreis muss möglich bleiben. Dafür gibt es eine Spalte „Eigener Preis“: Ist sie ausgefüllt, hat sie Vorrang:

=WENN(F2<>"";F2;WENNFEHLER(SVERWEIS(C2;Preisliste!A:B;2;FALSCH);0))

Ersatzteile mit Aufschlag kalkulieren

Beim Verkauf von Teilen rechnen Sie vom Einkaufspreis plus Aufschlag. Bei einem Standardaufschlag von 25 % (in einer Zelle, zum Beispiel B1):

=Einkauf*(1+$B$1)

Ein Zündkerzensatz, den Sie für 32 € einkaufen, kostet den Kunden so 40 €, bei vier Stück sind es 160 € mit 32 € Gewinn. Beachten Sie den Unterschied: 25 % Aufschlag auf den Einkauf sind nur 20 % Marge bezogen auf den Verkaufspreis. Das wird gern verwechselt.

Summe, offener Betrag und Gewinn

Für jeden Auftrag brauchen Sie vier Zahlen:

• Arbeiten: =SUMMEWENNS(Positionen!G:G;Positionen!A:A;A2;Positionen!B:B;"Arbeit")
• Ersatzteile: analog mit der Art „Teil“
• Summe: Arbeiten plus Ersatzteile
• Offen: Summe minus bezahlter Betrag

Der Gewinn eines Auftrags ist Summe minus Einkauf der Ersatzteile. Das ist eine vereinfachte Sicht: Gemeinkosten wie Miete oder Strom sind nicht enthalten, sie müssen sich aus dem Gesamtgewinn bezahlen lassen.

Lohn oder Anteil der Mechaniker

Viele Werkstätten zahlen einen Anteil an den Arbeitsleistungen. Das ist leicht berechnet: Summe der Arbeiten seiner abgeschlossenen Aufträge mal Prozentsatz. Bei 4.200 € Arbeitsleistung und 30 % ergeben sich 1.260 €. Ersatzteile zählen nicht zum Anteil. Berücksichtigen Sie nur Aufträge mit Status „Fertig“ oder „Übergeben“, damit offene Aufträge den Lohn nicht aufblähen. Vereinbarungen zu Lohn und Prämien gehören in den Arbeitsvertrag; die Tabelle ist nur eine Rechenhilfe.

Offene Kundenschulden im Griff

Ein Filter auf „Offen größer 0“ mit Status „Übergeben“ zeigt alle Kunden, die ihr Fahrzeug abgeholt, aber noch nicht vollständig bezahlt haben. Die Summe aller offenen Beträge gehört in die Übersicht. Wer das jede Woche anschaut, vermeidet Ausfälle.

Typische Fehler

• Auftragsnummer vergessen oder doppelt vergeben: Ohne eindeutige Nummer stimmen die Teile nicht mehr.
• Teile ohne Einkaufspreis erfassen: Dann ist der Gewinn Fantasie.
• Status nicht pflegen: Jeder Auftrag, der „in Arbeit“ bleibt, obwohl er fertig ist, verfälscht die Kapazität.
• Alles in einer Zeile: Mehrere Arbeiten und Teile gehören in die Positionsliste.

Fertige Excel-Vorlage für Werkstattaufträge

Die Vorlage nimmt die Arbeit des Aufbaus ab. In den „Stammdaten“ pflegen Sie die Preisliste für Arbeiten, die Mechaniker mit ihrem Prozentsatz an der Arbeit, den Aufschlag auf Ersatzteile und den ersten Monat der Übersicht. Die „Werkstattaufträge“ bieten Platz für bis zu 1000 Aufträge mit Kunde, Telefon, Fahrzeug, Kennzeichen, Kilometerstand, Mechaniker, Status und Zahlung; Arbeiten, Ersatzteile, Summe, offener Betrag, Gewinn und Lohn des Mechanikers werden berechnet. Die „Positionen“ fassen bis zu 3000 Zeilen mit automatischer Preisübernahme und Prüfung der Auftragsnummer. Die „Übersicht“ zeigt Umsatz und Gewinn nach Monaten, Auslastung und Lohn der Mechaniker, Auftragsstatus, Kundenschulden und zwei Diagramme.

Der Standardaufschlag auf Ersatzteile beträgt 25 %, Sie ändern ihn selbst, und ein eigener Preis hat Vorrang. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer und in LibreOffice und ist auf Deutsch. Die Vorlage ist kostenpflichtig, enthält eine leere Tabelle und ein Beispiel mit fiktiven Daten und ist keine Buchhaltungssoftware. Sie eignet sich für kleine Kfz-Werkstätten, Reifenservices, selbstständige Mechaniker und Hobbywerkstätten.

Häufige Fragen

Welcher Aufschlag auf Ersatzteile ist üblich?

Das hängt von Region, Teileart und Wettbewerb ab. Kalkulieren Sie so, dass Ihre Fixkosten gedeckt sind, und vergleichen Sie Ihre Preise mit denen anderer Betriebe in der Umgebung.

Wie dokumentiere ich einen Kostenvoranschlag?

Legen Sie den Auftrag mit einem eigenen Status an und ändern Sie ihn nach Freigabe. Das Angebot selbst stellen Sie in Ihrem üblichen Dokument aus.

Berechnet die Tabelle die Umsatzsteuer?

Nein. Entscheiden Sie, ob Ihre Preislisten brutto oder netto geführt werden, und bleiben Sie dabei einheitlich. Steuerliche Fragen klärt Ihre Steuerberatung.

Wie sichere ich die Daten?

Speichern Sie die Datei täglich zusätzlich an einem zweiten Ort, etwa auf einem Cloud-Laufwerk oder einem USB-Stick. Fahrzeug- und Kundendaten sind schützenswert.