Renovierungskosten in Excel verwalten: Budget, Teamarbeiten und Material im Griff

Fast jede Renovierung wird teurer als geplant. Der Grund ist selten eine einzelne große Überraschung, sondern viele kleine Ausgaben, die verloren gehen: der Kassenbon aus dem Baumarkt, die Absprache mit dem Fliesenleger, die Nachbestellung vom Lieferanten. Am Ende weiß niemand mehr genau, was ausgegeben wurde und was noch aussteht.

Mit Excel führen Sie zwei einfache Journale, eines für Arbeiten und eines für Material, und lassen die Übersicht von selbst Plan und Ist vergleichen. Diese Anleitung zeigt, wie das geht, ob Sie eine Wohnung sanieren, ein Ferienhaus bauen oder als Handwerker mehrere Objekte betreuen.

Schritt 1: Gewerke und Budget festlegen

Teilen Sie das Projekt in Gewerke, etwa Abbruch, Elektro, Sanitär, Boden, Malerarbeiten. Für jedes Gewerk legen Sie ein Budget fest, getrennt nach Arbeiten und Material. Das hilft, weil sich beide unterschiedlich verhalten: Die Arbeitskosten laufen mit dem Fortschritt, das Material wird oft vorab gekauft.

Tragen Sie zusätzlich den Fertigstellungsgrad je Gewerk in Prozent ein. Er wird später für die Prognose gebraucht.

Schritt 2: Das Arbeitsjournal

Jede ausgeführte Arbeit ist eine Zeile: Datum, Gewerk, Art der Arbeit, Menge, Einheit, Preis pro Einheit und bezahlter Betrag. Die Kosten sind Menge mal Preis:

=E2*G2

Die offene Schuld beim Team ist die Differenz zum Bezahlten: =H2-I2. Beispiel: 42 m² Bodenverlegung à 18,00 EUR = 756,00 EUR, bereits bezahlt 400,00 EUR, offen 356,00 EUR. Die Summe der offenen Beträge ergibt die Gesamtschuld beim Team, eine Zahl, die man beim Gespräch mit dem Handwerker sofort parat haben will.

Schritt 3: Das Materialjournal

Material führen Sie getrennt: Datum, Gewerk, Material, Menge, Preis, Summe, Lieferant und Belegnummer. Die Belegnummer ist der Schlüssel, um später Rechnungen und Reklamationen zuordnen zu können. Fotografieren Sie Bons am besten direkt und notieren Sie die Nummer.

Schritt 4: Plan und Ist vergleichen

Je Gewerk summieren Sie die Ausgaben mit SUMMEWENN:

=SUMMEWENN(Arbeiten!B:B;A2;Arbeiten!H:H)+SUMMEWENN(Material!B:B;A2;Material!F:F)

Das Restbudget ist Budget minus Ist. Wird es negativ, färben Sie die Zelle rot. Beispiel Elektro: Budget insgesamt 3.500 EUR, bereits 2.900 EUR Arbeiten und 1.050 EUR Material, zusammen 3.950 EUR. Restbudget: −450 EUR, also Mehrkosten schon bei 80 % Fertigstellung. Genau das wollen Sie früh sehen, nicht bei der Schlussrechnung.

Schritt 5: Gesamtkosten prognostizieren

Eine einfache Prognose rechnet die bisherigen Arbeitskosten auf 100 % Fortschritt hoch: Arbeitskosten Ist geteilt durch Fertigstellungsgrad. Das Material nehmen Sie nach Ist oder nach Budget, falls dieses größer ist, weil noch nicht alles gekauft sein muss:

=Arbeit_Ist/Fortschritt+MAX(Material_Ist;Material_Budget)

Beispiel: 2.900 EUR Arbeit bei 80 % ergeben hochgerechnet 3.625 EUR, dazu Material 1.100 EUR (Budget, da größer als Ist 1.050 EUR): Prognose 4.725 EUR gegenüber 3.500 EUR Budget. Das ist eine Schätzung, kein Kostenvoranschlag, aber sie zeigt die Richtung.

Nicht zugeordnete Ausgaben

Ausgaben ohne oder mit falschem Gewerk dürfen nicht untergehen. Eine Zeile „Nicht auf Gewerke verteilt“ in der Übersicht, die Gesamtsumme minus Summe der Gewerke zeigt, fängt solche Fälle ab.

Häufige Fehler

• Nur Rechnungen erfassen und Barzahlungen vergessen.
• Keine Reserve einplanen. Rechnen Sie bei Bestand und Altbau mit einem Puffer.
• Arbeit und Material in einer Liste mischen, sodass man nicht sieht, was bezahlt oder noch offen ist.
• Mündliche Zusagen nicht festhalten: Schreiben Sie Preis und Umfang in das Journal.

Fertige Excel-Vorlage für das Renovierungsprojekt

Die kostenpflichtige Vorlage „Renovierungs- und Bauprojekt in Excel verwalten“ setzt diese Schritte fertig um. Auf dem Blatt „Parameter“ tragen Sie Objekt, Termine, Budget je Gewerk getrennt für Arbeiten und Material sowie den Fertigstellungsgrad der Gewerke ein. Das Blatt „Arbeiten“ ist ein Journal für 500 Einträge mit Datum, Gewerk, Art der Arbeit, Menge, Einheit, Preis pro Einheit, Kosten, bezahlt und offenen Schulden beim Team. „Material“ ist das Einkaufsjournal für 500 Einträge mit Material, Menge, Preis, Summe, Lieferant und Belegnummer.

Die „Übersicht“ vergleicht Plan und Ist je Gewerk, zeigt Restbudget, Schulden beim Team und die Prognose der Gesamtkosten und enthält zwei Diagramme. Übersteigt das Ist das Budget, wird das Restbudget negativ und rot. Ausgaben mit falschem Gewerk erscheinen in der Zeile „Nicht auf Gewerke verteilt“.

Das spart Ihnen Formeln und Auswertung. Im Lieferumfang sind eine leere Tabelle und ein ausgefülltes Beispiel mit erfundenen Daten. Es ist eine Excel-Tabelle mit gewöhnlichen Formeln, keine Buchhaltungssoftware, ohne Makros, für Excel 2007 und neuer sowie LibreOffice, auf Deutsch. Sätze, Schwellen und Richtwerte stehen in den Parametern; die Berechnung ist ein Richtwert.

FAQ

Wie viel Puffer sollte ich einplanen?

Das hängt vom Zustand des Objekts ab. Bei Altbauten und Umbauten mit Eingriff in die Substanz fallen Überraschungen häufiger an als bei reinen Oberflächenarbeiten. Legen Sie die Reserve als eigenes Gewerk an, damit sie sichtbar bleibt und nicht stillschweigend verbraucht wird.

Soll ich Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand vereinbaren?

Beides hat Vor- und Nachteile: Ein Festpreis gibt Sicherheit, braucht aber einen genau beschriebenen Leistungsumfang. Bei Abrechnung nach Aufwand sind die Kosten flexibel, aber schwerer vorherzusagen. Das Journal funktioniert für beide.

Wie gehe ich mit Eigenleistung um?

Tragen Sie sie als eigene Arbeitszeilen mit Preis 0 oder mit einem kalkulatorischen Wert ein, je nachdem, ob Sie sie in die Kosten einbeziehen wollen. Wichtig ist, dass Sie es einheitlich handhaben.

Ersetzt das Journal den Kostenvoranschlag?

Nein. Ein Kostenvoranschlag entsteht vor dem Start. Das Journal begleitet das Projekt und zeigt, wie sich Ist und Plan entwickeln.