Wartungsplan in Excel erstellen: Anlagen, Intervalle und überfällige Arbeiten

Die meisten Anlagen fallen nicht aus, weil sie schlecht sind, sondern weil ihre Wartung irgendwann im Alltag untergeht. Der Kompressor sollte im Frühjahr geprüft werden, der Filter der Lüftung im Herbst, die Sicherheitsprüfung des Hubwagens einmal im Jahr. Wer das im Kopf hat, hat es genau so lange, bis er krank wird oder die Stelle wechselt.

Ein Wartungsplan in Excel bringt Ordnung in diese Termine. Er braucht keine Spezialsoftware: eine Anlagenliste, ein Arbeitsprotokoll und einige Formeln reichen aus. Dieser Artikel zeigt den Aufbau und rechnet ein Beispiel durch.

Das Prinzip: vorbeugend statt reparierend

Bei der vorbeugenden Instandhaltung werden Arbeiten in festen Abständen erledigt, bevor etwas ausfällt. Die Abstände nennen sich Wartungsintervalle. Sie stammen aus den Herstellerangaben, aus Prüfvorschriften oder aus Ihrer Erfahrung mit der Anlage.

Der Plan braucht dafür nur drei Informationen pro Anlage: Wann wurde zuletzt gewartet? Wie groß ist das Intervall? Wer ist verantwortlich? Alles andere berechnet Excel.

Schritt 1: Die Anlagenliste

Legen Sie eine Tabelle an mit diesen Spalten:

• Nr. und Bezeichnung der Anlage
• Standort
• Verantwortlicher
• Wartungsintervall in Tagen
• Letzte Wartung (aus dem Protokoll)
• Nächste Wartung (berechnet)
• Status (berechnet)

Rechnen Sie Intervalle in Tage um: monatlich ist 30, vierteljährlich 90, halbjährlich 180, jährlich 365. Das ist nicht kalendergenau, für die Planung aber ausreichend.

Schritt 2: Das Arbeitsprotokoll

Jede erledigte Arbeit wird in einem zweiten Blatt festgehalten: Datum, Anlage, durchgeführte Arbeit, Dauer des Stillstands, Kosten, Ausführender. Das Protokoll ist die Wahrheit, die Anlagenliste holt sich daraus das letzte Datum. Ab Excel 2019 genügt dafür:

=MAXWENNS(Protokoll!$A$2:$A$500;Protokoll!$B$2:$B$500;A2)

Mit älteren Versionen nutzen Sie AGGREGAT oder eine Matrixformel mit MAX und WENN.

Schritt 3: Nächster Termin und Status

Der nächste Termin ist Datum der letzten Wartung plus Intervall:

=E2+D2

Der Status entsteht durch Vergleich mit dem heutigen Datum:

=WENN(F2<HEUTE();"überfällig";WENN(F2-HEUTE()<=14;"bald fällig";"ok"))

Färben Sie überfällige Zeilen rot und „bald fällig“ gelb. Wer jeden Montag die rote und gelbe Liste durchgeht, hat keine vergessenen Wartungen mehr.

Ein Beispiel

Angenommen, es ist der 1. November, und Ihre Liste enthält diese Anlagen:

Das Förderband ist seit einer Woche überfällig und steht ganz oben auf der Liste. Bei der Lüftung sind es noch 19 Tage, also bleibt Zeit.

Kosten und Stillstand im Blick behalten

Wenn Sie im Protokoll Kosten und Stillstandszeit mitführen, erkennen Sie, welche Anlage Geld frisst. Rechnen Sie einmal durch: Eine Wartung kostet 180 Euro und dauert eine Stunde Stillstand. Ein ungeplanter Ausfall dauert drei Stunden, dazu kommt eine Reparatur für 600 Euro. Bei einem angenommenen Stundensatz von 450 Euro Produktionsausfall kostet der Ausfall 600 + 3 × 450 = 1.950 Euro, die geplante Wartung dagegen 180 + 450 = 630 Euro. Solche Rechnungen helfen, Wartungsbudgets zu begründen. Die Zahlen sind natürlich Annahmen und müssen durch Ihre eigenen ersetzt werden.

Summieren Sie die Kosten je Anlage mit SUMMEWENN und die Stillstandszeiten genauso.

Der Jahresplan

Aus den Intervallen lässt sich ein Jahresplan ableiten: Für jede Anlage wird der Termin des nächsten Zyklus berechnet und einem Monat zugeordnet. Ein Plan, der pro Monat nur die anstehenden Anlagen zeigt, ist leicht auszudrucken und an die Werkstatt zu hängen.

Häufige Fehler

• Intervalle ohne Prüfung übernommen. Gleichen Sie sie mit den Herstellerangaben ab. Herstellervorgaben gehen vor.
• Wartung nicht eingetragen. Wenn das Protokoll nicht gepflegt wird, wirkt jede Anlage überfällig.
• Alle Termine in einer Woche. Verteilen Sie die Last, indem Sie erste Termine absichtlich versetzen.
• Keine Verantwortlichen. Eine Aufgabe ohne Namen wird nicht erledigt.

Die fertige Excel-Vorlage

Die kostenpflichtige Vorlage „Wartungsplan für Anlagen und Maschinen“ enthält:

• „Anlagen“: Liste mit Wartungsintervall und Verantwortlichem, bis zu 60 Anlagen.
• „Arbeitsprotokoll“: was wann ausgeführt wurde.
• „Wartungsplan“: Jahresplan der planmäßigen Arbeiten, für den Druck eingerichtet.
• „Übersicht“: überfällige und nächste Arbeiten sowie Kosten und Stillstandszeiten.

Das nächste Datum berechnet sich aus dem Datum der letzten Arbeit plus Intervall in Tagen, überfällige Arbeiten werden hervorgehoben. Die Datei läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice und ist auf Deutsch. Wartungsintervalle und Arbeitsumfang sind Parameter: Gleichen Sie sie vor der Nutzung mit den Herstellerangaben ab. Sie ist für Technische Leiter, Instandhalter, Haustechniker, Hausmeister sowie Betriebs- und Gebäudeverwalter gedacht.

FAQ

Welche Intervalle sind für meine Anlage richtig?

Maßgeblich sind die Angaben des Herstellers in der Betriebsanleitung und gegebenenfalls Prüffristen, die für Ihre Anlagenart gelten. Eigene Erfahrungswerte können das Intervall verkürzen, sollten es aber nicht ohne Grund verlängern.

Wie dokumentiere ich eine Wartung am besten?

Mit Datum, Anlage, durchgeführter Arbeit, Ausführendem sowie Kosten und Stillstandszeit. Je einheitlicher die Einträge sind, desto besser lässt sich später auswerten.

Was ist besser: fester Kalendertermin oder Intervall ab letzter Wartung?

Bei Verschleißteilen ist das Intervall ab letzter Wartung sinnvoller, denn eine verspätete Wartung verschiebt sich nicht von selbst. Bei Jahresprüfungen mit festem Stichtag eignet sich ein Kalendertermin besser.

Ab wie vielen Anlagen lohnt sich ein Plan?

Schon ab fünf bis zehn Anlagen. Sobald sich Termine nicht mehr sicher merken lassen, spart der Plan mehr Zeit, als er kostet.