KHIZHNYAKOVSchichtplan in Excel erstellen: Zyklen 2/2, 5/2 und 6/1 per Formel
Schichtplan in Excel: 2/2, 24 Std. mit 72 Std. frei, 5/2, 6/1 — Excel-Vorlage — Zur Vorlage →
Wer einen Schichtplan von Hand schreibt, kennt die Fehlerquellen: Ein Kollege hat sechs Schichten hintereinander, an einem Sonntag ist niemand eingeteilt, und die Stundensumme am Monatsende passt nicht zum Soll. Jede Änderung zieht eine Kette weiterer Korrekturen nach sich.
Wenn Sie Zyklen wie 2/2 oder 5/2 per Formel erzeugen lassen und Abweichungen getrennt erfassen, wird der Plan deutlich robuster. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert, und rechnet ein Beispiel für einen Monat durch.
Schritt 1: Den Zyklus als Zeichenkette speichern
Jeder Schichtrhythmus lässt sich als Folge von Zeichen schreiben. Ein einfacher Vorschlag:
- T für Tagschicht
- N für Nachtschicht
- G für einen ganztägigen Dienst von 24 Stunden
- - für einen freien Tag
Damit ergeben sich diese Zyklen:
| Rhythmus | Zyklus | Länge |
|---|---|---|
| 2/2 (zwei Tage Arbeit, zwei frei) | TT-- | 4 Tage |
| 24 Std. Dienst, 72 Std. frei | G--- | 4 Tage |
| 5/2 (Montag bis Freitag) | TTTTT-- | 7 Tage |
| 6/1 | TTTTTT- | 7 Tage |
| Zwei Tage, zwei Nächte, vier frei | TTNN---- | 8 Tage |
Bei 5/2 nach Wochentagen funktioniert der Zyklus nur, wenn der Startpunkt auf einen Montag fällt. Alternativ prüfen Sie direkt den Wochentag und die Feiertage.
Schritt 2: Kalender mit einer Formel füllen
Jede Person bekommt einen Zyklus und ein Startdatum. Die Formel liest für jeden Kalendertag das passende Zeichen:
=TEIL($B2;REST(D$1-$C2;LÄNGE($B2))+1;1)
Dabei steht B für den Zyklus, C für das Startdatum des Zyklus und Zeile 1 für das Datum des Tages. REST liefert, wie viele Tage seit dem Start im aktuellen Durchlauf vergangen sind, TEIL zieht das Zeichen heraus. Das Ergebnis ist je Tag T, N, G oder ein Bindestrich. Ändern Sie den Zyklus, ändert sich der ganze Monat.
Schritt 3: Abweichungen getrennt erfassen
Der Plan nach Vorlage ändert sich im Alltag: Schichttausch, Urlaub, Krankheit, Dienstreise. Schreiben Sie diese Fälle nicht in den Kalender hinein, sondern in eine eigene Liste (Datum, Person, Kürzel wie U, K, D). Der Kalender prüft dann zuerst, ob für die Person und den Tag eine Abweichung existiert, und übernimmt sie, sonst das Zeichen aus dem Zyklus. So bleibt der Grundplan erhalten, und Sie sehen jederzeit, was geändert wurde.
Schritt 4: Stunden und Nachtstunden zählen
Schichten zählen Sie mit ZÄHLENWENN, Stunden mit einem Faktor:
=ZÄHLENWENN(D2:AH2;"T")*12+ZÄHLENWENN(D2:AH2;"N")*12
Nachtstunden sind die Überschneidung der Schicht mit der Nachtzeit. Gilt die Nachtzeit von 22:00 bis 06:00 und beginnt die Nachtschicht um 19:00 für zwölf Stunden, fallen 8 Stunden in die Nachtzeit. Eine Person mit 8 Nachtschichten hat also 64 Nachtstunden.
Ein Beispiel für einen Monat
Eine Person arbeitet im Rhythmus 2/2 mit 12-Stunden-Schichten, der Zyklus beginnt am 1. April (30 Tage). Die Schichten fallen auf die Tage 1, 2, 5, 6 und so weiter bis 29 und 30, das sind 16 Schichten. Das ergibt 16 × 12 = 192 Stunden.
Das Soll bei 8 Stunden pro Werktag ermitteln Sie mit NETTOARBEITSTAGE:
=NETTOARBEITSTAGE(Monatsanfang;Monatsende;Feiertage)*8
Im April 2026 gibt es 22 Werktage ohne Berücksichtigung von Feiertagen, also 176 Stunden Soll. Die Abweichung beträgt +16 Stunden. Das ist bei 2/2 normal, weil der Zyklus nicht zum Kalendermonat passt. Üblich ist, solche Abweichungen über einen längeren Zeitraum auszugleichen.
Besetzung prüfen
Die wichtigste Frage lautet: Sind an jedem Tag genug Leute da? Zählen Sie pro Tag, wie viele Personen eine T-Schicht haben:
=ZÄHLENWENN(D$2:D$40;"T")
und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Mindestbesetzung. Färben Sie Tage mit zu wenig Personen rot. Für Nachtschichten gilt dasselbe mit „N“.
Häufige Fehler
- Zyklen ohne Startdatum. Ohne Bezugspunkt weiß Excel nicht, an welcher Stelle des Zyklus die Person gerade steht.
- Urlaub direkt im Plan überschreiben. Dann ist der Grundrhythmus verloren, und das Zurückrechnen ist mühsam.
- Ruhezeiten ignorieren. Zu viele Schichten in Folge und zu kurze Pausen zwischen Schichten sind ein Risiko. Prüfen Sie sie mit einer Zählung aufeinanderfolgender Schichten, auch wenn das nur eine Näherung ist.
- Soll ohne Feiertage berechnen. Vergessen Sie nicht, die Feiertagsliste anzugeben.
Die fertige Excel-Vorlage
Die kostenpflichtige Vorlage „Schichtplan in Excel“ enthält diese Bausteine fertig verknüpft:
- „Einstellungen“: Monat und Jahr, Stunden pro Schicht, Nachtzeit (Beginn und Ende), Schichtbeginn T/N/G, editierbare Zyklusvorlagen und Mindestbesetzung pro Schicht.
- „Feiertage“: arbeitsfreie Tage für 2026 und 2027 für die Vorlage „5/2 nach Kalender“ und die Soll-Berechnung.
- „Dienstplan“: bis zu 100 Mitarbeitende, Kalender für 31 Tage, Summen (Schichten, Stunden, Nachtstunden, freie Tage, Abwesenheiten), Soll-Stunden, Abweichung und eine Spalte „Prüfung“.
- „Änderungen“: Es werden nur Abweichungen eingetragen: Schichttausch, Urlaub (U), Krankheit (K), Dienstreise (D), Schichtausfall.
- „Besetzung“: wie viele Personen an den einzelnen Tagen im Dienst sind, mit Hervorhebung von Unterbesetzung.
Wählen Sie für jede Person eine Vorlage (2/2, 24 Std. mit 72 Std. frei, 5/2, 6/1 oder eine eigene) und das Startdatum des Zyklus, den Rest füllt die Tabelle. Hervorgehoben werden mehr als die festgelegte Anzahl Schichten in Folge, Schichtüberschneidungen und fehlende ununterbrochene Ruhe in der Woche (eine Näherungsprüfung). Arbeitssamstage und verkürzte Tage vor Feiertagen sind im Stunden-Soll nicht berücksichtigt.
Die Datei ist auf Deutsch und läuft ohne Makros in Excel 2007 und neuer sowie in LibreOffice. Sie ist für Leiter von Wachdiensten, Disponenten, Leiter von Bereitschaftsdiensten und Personalverantwortliche gedacht.
FAQ
Wie viele Schichten in Folge sind sinnvoll?
Das hängt vom Rhythmus und von den geltenden Regeln für Arbeits- und Ruhezeiten ab. Legen Sie eine Obergrenze in den Einstellungen fest und lassen Sie Verstöße markieren.
Wie plane ich einen eigenen Rhythmus?
Schreiben Sie ihn als Zeichenkette, zum Beispiel TTNN---- für zwei Tag-, zwei Nachtschichten und vier freie Tage. Die Länge der Kette bestimmt die Zyklusdauer.
Wie gehe ich mit Schichttausch um?
Tragen Sie den Tausch als Abweichung für beide Personen ein. Der Grundplan bleibt unverändert, und Sie können später nachvollziehen, wer getauscht hat.
Warum weicht die Stundensumme vom Soll ab?
Weil Zyklen nicht zum Kalendermonat passen. Im Wechsel mit 2/2 gibt es mal 15, mal 16 Schichten. Gleichen Sie solche Differenzen über mehrere Monate aus.
