KHIZHNYAKOVCómo calcular el punto de pedido y planificar compras en Excel
Punto de pedido y plan de compras: qué y cuánto pedir — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
En el inventario hay dos errores clásicos, y casi todos los negocios cometen ambos a la vez: de unos productos se queda sin existencias justo cuando más se venden, y de otros tiene el almacén lleno de cajas que no se mueven. Lo primero hace perder ventas; lo segundo inmoviliza dinero.
La solución no es comprar «a ojo» con más cuidado, sino calcular para cada producto un punto de pedido: el nivel de existencias en el que hay que hacer un nuevo pedido. En esta guía verás cómo calcularlo en Excel, cómo decidir cuánto pedir y cómo agrupar los pedidos por proveedor. Al final te presentamos una plantilla que genera la lista de compras del día.
Los datos que necesitas por producto
- Existencias actuales.
- Ventas en un período reciente (por ejemplo, los últimos 30 o 60 días).
- Plazo de entrega del proveedor, en días: cuánto tarda desde que pides hasta que la mercancía está disponible.
- Precio de compra y proveedor.
Paso 1: ventas promedio diarias
Divide las ventas del período entre los días del período:
=C2/Parametros!$B$2
Si vendiste 360 unidades en 30 días, la venta promedio es 12 unidades al día.
Paso 2: el stock de seguridad
El stock de seguridad es un colchón para cubrir lo imprevisto: un proveedor que se retrasa o una semana de ventas más alta de lo normal. Una forma práctica de expresarlo es en días de venta. Si el proveedor a veces tarda dos o tres días más de lo previsto, un stock de seguridad de 3 días es razonable.
Paso 3: el punto de pedido
Punto de pedido = ventas promedio diarias × (plazo de entrega + días de stock de seguridad)
Con 12 unidades al día, 5 días de plazo y 3 de seguridad: 12 × (5 + 3) = 96 unidades. Cuando las existencias bajan de 96, toca pedir.
=D2*(E2+F2)
Y para marcarlo:
=SI(B2<=G2;"Pedir";"")
Paso 4: cuánto pedir
Una regla sencilla es pedir lo necesario para que, al llegar el pedido, el inventario cubra el plazo de entrega más un número de días de inventario objetivo (por ejemplo, 14 días):
Cantidad = ventas diarias × (plazo + días objetivo) − existencias
Si tienes 90 unidades: 12 × (5 + 14) − 90 = 138 unidades. Redondea al múltiplo del embalaje del proveedor con MULTIPLO.SUPERIOR si te vende por cajas:
=MULTIPLO.SUPERIOR(MAX(0;D2*(E2+$B$1)-B2);H2)
Ejemplo con varios productos
| Producto | Existencias | Venta diaria | Plazo | Punto de pedido | ¿Pedir? | Cantidad |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Café molido 250 g | 90 | 12 | 5 | 96 | Sí | 138 |
| Té verde | 140 | 4 | 7 | 40 | No | — |
| Azúcar 1 kg | 30 | 6 | 3 | 36 | Sí | 72 |
(Stock de seguridad de 3 días y 14 días de inventario objetivo para todos.)
Paso 5: agrupa por proveedor
Una vez tienes la lista de qué pedir, agrupa por proveedor con SUMAR.SI para saber cuánto vas a gastar con cada uno:
=SUMAR.SI(Productos!$J:$J;A2;Productos!$L:$L)
donde J es el proveedor y L el importe del pedido (cantidad × precio de compra). Así puedes comprobar si llegas al pedido mínimo o si conviene juntar varias referencias.
Errores frecuentes
- Calcular la venta promedio con un período poco representativo. Si el último mes fue de rebajas o vacaciones, el promedio estará distorsionado.
- Olvidar los productos de temporada. Su punto de pedido cambia a lo largo del año; ajusta el período de análisis antes de la temporada alta.
- No revisar los plazos de entrega. Si el proveedor ha pasado de 5 a 10 días, tu punto de pedido de antes ya no protege.
- Contar como existencias lo que ya está pedido. Si pides dos veces lo mismo porque el primer pedido aún no ha llegado, acabarás con exceso. Lleva un registro de lo pendiente de recibir.
Plantilla de pago: punto de pedido y plan de compras
La plantilla Punto de pedido y plan de compras: qué y cuánto pedir es de pago y convierte este método en una rutina diaria. En «Parámetros» defines el inventario objetivo en días y el período de análisis. En «Productos» registras las existencias, las ventas, el plazo de entrega, el precio de compra y el proveedor de cada artículo.
La hoja «Pedir hoy» te da directamente la lista de artículos que hay que pedir, con la cantidad y el importe. El «Plan de compras» resume el pedido por proveedor con el importe total de la compra.
Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros. El cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo actualizar las existencias?
Lo ideal es antes de cada ronda de pedidos. Si pides una vez por semana, actualiza las existencias ese día. Cuanto más frecuente, más fiable será la lista.
¿Qué stock de seguridad pongo a un producto nuevo?
Sin historial de ventas, el promedio es poco fiable. Empieza con un stock de seguridad algo mayor y revísalo en cuanto tengas un mes o dos de datos.
¿Sirve para un negocio de alimentos frescos?
Sirve, pero con cuidado: en productos perecederos, el inventario objetivo debe ser corto, porque lo que sobra se pierde. Pon pocos días de inventario objetivo y pide con más frecuencia.
¿Cómo combino esto con un análisis ABC?
Muy bien: a los productos A puedes darles más stock de seguridad para no quedarte nunca sin ellos, y a los C, menos. Así el dinero inmovilizado se concentra donde más rinde.
