KHIZHNYAKOVCómo llevar el control de cuentas por cobrar en Excel
Control de cuentas por cobrar y pagos de clientes — Plantilla de Excel — Ver la plantilla →
Vender a crédito ayuda a cerrar operaciones, pero tiene una cara menos agradable: el dinero que te deben. Mientras hay pocos clientes, se recuerda de memoria. Cuando hay decenas de facturas, pagos parciales y plazos distintos, las deudas se pierden entre correos, y lo que no se reclama a tiempo cada vez es más difícil de cobrar.
Un control de cuentas por cobrar en Excel no requiere un programa contable. En esta guía verás cómo estructurarlo, cómo calcular el saldo y los días de atraso, cómo hacer una antigüedad de saldos por tramos y cómo organizar las llamadas de cobro. Al final te presentamos una plantilla que hace todo esto automáticamente.
Paso 1: separa facturas y pagos
El error más común es llevar una sola tabla y sobrescribir el importe cuando el cliente paga una parte. Así se pierde el historial. Es mucho mejor usar dos tablas:
- Facturas: número, cliente, fecha de entrega o emisión, importe y fecha de vencimiento.
- Pagos: fecha, número de factura e importe pagado.
Cada pago, aunque sea parcial, es una fila nueva. Así siempre puedes reconstruir qué pasó.
Paso 2: la fecha de vencimiento
Si cada cliente tiene un plazo de crédito (por ejemplo, 30 días), guárdalo en una tabla de clientes y calcula el vencimiento:
=C2+BUSCARV(B2;Clientes!$A:$B;2;FALSO)
Si para una factura concreta acordaste otro plazo, conviene tener una columna para escribir ese vencimiento a mano y usarla cuando no esté vacía.
Paso 3: el saldo pendiente
El saldo de cada factura es su importe menos todos los pagos asociados a ella:
=D2-SUMAR.SI(Pagos!$B:$B;A2;Pagos!$C:$C)
donde A2 es el número de factura. Con pagos parciales, la fórmula los suma todos automáticamente.
Paso 4: días de atraso y tramos de antigüedad
Los días de atraso solo cuentan si hay saldo y ya pasó el vencimiento:
=SI(Y(F2>0;HOY()>E2);HOY()-E2;0)
Y el tramo de antigüedad:
=SI(F2<=0;"Pagada";SI(G2=0;"Al corriente";SI(G2<=30;"1–30";SI(G2<=60;"31–60";SI(G2<=90;"61–90";"Más de 90")))))
Ejemplo
| Factura | Cliente | Importe | Pagado | Saldo | Vencimiento | Atraso | Tramo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F-101 | Distribuciones Sol | 2400 € | 2400 € | 0 € | 10/02 | — | Pagada |
| F-108 | Taller Norte | 1800 € | 600 € | 1200 € | 05/03 | 45 días | 31–60 |
| F-112 | Café Central | 950 € | 0 € | 950 € | 25/03 | 25 días | 1–30 |
| F-115 | Taller Norte | 3200 € | 0 € | 3200 € | 30/04 | — | Al corriente |
(Fecha de referencia: 19/04.)
El cliente Taller Norte debe 4400 € en total, de los cuales 1200 € llevan más de un mes de atraso. Antes de entregarle un nuevo pedido a crédito, conviene hablar.
Paso 5: la antigüedad de saldos
El informe de antigüedad suma los saldos por tramo:
=SUMAR.SI(Facturas!$H:$H;"31–60";Facturas!$F:$F)
Y la proporción vencida es la deuda con atraso dividida entre la deuda total. Si esa proporción crece mes a mes, tienes un problema de cobro, aunque las ventas vayan bien.
Paso 6: organiza las llamadas
Añade una columna con la fecha del próximo contacto. Una fórmula sencilla te dice a quién llamar hoy:
=SI(Y(F2>0;I2<>"";I2<=HOY());"Llamar";"")
Con esto, la gestión de cobros deja de depender de la memoria.
Errores frecuentes
- Sobrescribir importes con los pagos parciales. Pierdes el historial y es fácil equivocarse.
- No fijar el plazo de crédito por cliente. Si cada factura tiene un plazo «de palabra», nunca sabrás qué está vencido.
- Esperar a que pasen 90 días para reclamar. Cuanto más antigua es una deuda, menos probable es cobrarla. Un recordatorio amable a los pocos días del vencimiento funciona mucho mejor.
- Mirar solo el total. Una deuda total estable puede esconder que la parte de más de 60 días está creciendo.
Plantilla de pago: control de cuentas por cobrar
La plantilla Control de cuentas por cobrar y pagos de clientes es de pago y automatiza todo el proceso. En «Clientes» registras a cada cliente con su plazo de crédito en días y su ejecutivo responsable. En «Facturas» caben hasta 800 facturas con cliente, fecha de entrega, importe y fecha de vencimiento; el saldo pendiente, los días de atraso, el grupo de antigüedad, un semáforo y la fecha del próximo contacto se calculan en cada fila, con el aviso «Llamar» cuando toca.
En «Pagos» registras hasta 1500 pagos por número de factura, y los pagos parciales se suman solos. El «Resumen» muestra la deuda total, la proporción vencida, la antigüedad de saldos en tramos de 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días, la deuda por cliente y gráficos.
Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros.
Preguntas frecuentes
¿Desde qué fecha cuento el plazo: emisión o entrega?
Depende de lo que hayas acordado con el cliente. Lo importante es usar siempre el mismo criterio y que esté escrito en las condiciones de venta.
¿Qué hago con un cliente que paga siempre tarde?
Primero, mira los datos: cuántos días de media se retrasa. Con eso puedes negociar un plazo más realista, pedir un anticipo o limitar el crédito. Sin datos, la conversación es mucho más difícil.
¿Cómo registro un pago que cubre varias facturas?
Divide el pago en varias filas, una por factura, con el importe que corresponde a cada una. Así cada saldo queda correcto.
¿Cada cuánto reviso la antigüedad de saldos?
Una revisión semanal de lo vencido y un informe mensual completo es una buena rutina para la mayoría de pequeñas empresas.
