KHIZHNYAKOVCómo llevar el control de una biblioteca en Excel: catálogo, préstamos y morosos
Control del fondo bibliográfico y préstamo de libros en Excel — Ver la plantilla →
En una biblioteca pequeña, de colegio, de empresa o de barrio, los libros salen y a veces no vuelven. La ficha en papel dice quién se llevó qué, pero no avisa de quién va atrasado. Con tres tablas enlazadas en Excel se puede tener el fondo, los lectores y los préstamos controlados, y obtener la lista de morosos sin buscarla.
A continuación se explica la estructura, las fórmulas y un ejemplo. Al final, una plantilla que ya lo tiene montado.
Tres tablas, un solo sistema
La clave es no mezclarlo todo en una hoja. Separe:
- Fondo: una fila por título, con código, título, autor, sección y número de ejemplares.
- Lectores: una fila por persona, con nombre y curso o grupo.
- Préstamos: una fila por préstamo, con libro, lector, fecha de préstamo, plazo y fecha de devolución real.
Los datos del libro y del lector no se vuelven a escribir en los préstamos: se eligen de listas desplegables. Eso evita que el mismo título aparezca con cuatro grafías distintas.
Fecha límite de devolución
Defina el plazo estándar en una celda de parámetros, por ejemplo 15 días. Entonces:
=C2+Parámetros!B1
Si el libro se presta el 4 de noviembre, la fecha límite es el 19 de noviembre. Si determinados libros (por ejemplo, de consulta) tienen otro plazo, añada una columna de plazo propio y use SI(D2<>"";D2;Parámetros!B1).
Lista de morosos
Un préstamo está atrasado si no tiene fecha de devolución y la fecha límite ya pasó:
=SI(Y(E2="";F2<HOY());"Atrasado";"")
Para los días de retraso:
=SI(G2="Atrasado";HOY()-F2;"")
Con un autofiltro por «Atrasado» obtiene la lista de morosos al instante. Si prefiere una hoja aparte que se actualice sola, puede traer las filas con INDICE y K.ESIMO.MENOR sobre una columna auxiliar con el número de fila.
Ejemplares disponibles
Un título puede tener varios ejemplares. Los prestados en este momento son los préstamos de ese libro sin fecha de devolución:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Préstamos!A:A;A2;Préstamos!E:E;"")
Si hay 3 ejemplares y 2 están fuera, quedan 1 disponible:
=D2-F2
Un formato condicional que pinte en rojo los títulos con 0 disponibles ayuda al bibliotecario cuando un lector pregunta por un libro.
Devolver un libro
Basta escribir la fecha de devolución en la fila del préstamo. El estado cambia, el libro sale de la lista de morosos y el ejemplar vuelve a estar disponible. No borre la fila: el historial sirve para saber qué libros se leen más.
Errores frecuentes
- Registrar el préstamo solo por el título y no por el ejemplar, cuando hay varias copias: dificulta saber cuál falta.
- No separar el nombre del lector de su grupo, lo que complica los avisos por clase.
- Dejar pasar semanas sin revisar la lista de morosos. Una revisión semanal de cinco minutos es suficiente.
- Eliminar préstamos antiguos «para limpiar»: se pierde información útil.
Plantilla lista para usar: control del fondo bibliográfico y préstamo
La plantilla de pago «Control del fondo bibliográfico y préstamo de libros» trae esta estructura con cuatro hojas:
- Fondo: catálogo de libros con autores, sección y número de ejemplares, con los disponibles calculados.
- Lectores: lista de lectores y su curso o grupo.
- Préstamos: a quién y cuándo se prestó el libro, plazo y fecha de devolución.
- Morosos: lista automática de préstamos vencidos.
Está pensada para bibliotecarios escolares, bibliotecas rurales o de empresa, y talleres y clubes que tengan un fondo de libros. Incluye una tabla vacía y un ejemplo completo con datos ficticios para ver cómo funcionan las fórmulas. Es una hoja de Excel con fórmulas normales, no un programa de gestión bibliotecaria. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, y el archivo está en español. El plazo está en los parámetros: ajústelo a sus reglas locales. El cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos libros admite una hoja de Excel?
Muchos miles de filas con fórmulas simples. Si el fondo es muy grande, un programa específico de biblioteca será más cómodo.
¿Cómo ordeno los libros por sección?
Con un autofiltro en la columna de sección. Si mantiene los nombres de sección uniformes con una lista desplegable, el filtro funciona sin sorpresas.
¿Puedo ampliar el plazo de un préstamo?
Sí, escriba un plazo propio en esa fila o cambie la fecha de préstamo a la fecha de la renovación, anotando el cambio en una columna de observaciones.
¿Sirve para libros que se prestan a empleados o socios de un club?
Sí. En la hoja de lectores se pone el grupo que corresponda, sea un curso, un departamento o una categoría de socio.
