KHIZHNYAKOVCómo hacer una conciliación de saldos con un proveedor o cliente en Excel
Acta de conciliación de saldos con una contraparte en Excel: cálculo de saldo y formulario imprimible — Ver la plantilla →
Cada cierto tiempo hay que ponerse de acuerdo con un proveedor o un cliente sobre cuánto se debe. Usted dice 12.480 €, la otra parte dice 11.930 €, y empieza la búsqueda: ¿falta una factura?, ¿un pago está contabilizado en otra fecha?, ¿hay un error de importe? Hacerlo comparando dos listados a ojo es lento y poco fiable.
La conciliación en Excel se vuelve ordenada si pone ambas versiones en una misma tabla y deja que las fórmulas busquen las diferencias. Veamos el método.
Una tabla con dos versiones
Cree una fila por documento (factura, albarán, pago, abono). A la izquierda, sus importes; a la derecha, los de la contraparte.
| Documento | Fecha | Nuestro devengado | Nuestro pagado | Contraparte devengado | Contraparte pagado |
|---|---|---|---|---|---|
| F-0412 | 05/03 | 4.200 | 4.200 | ||
| F-0420 | 18/03 | 3.150 | 3.150 | ||
| P-0087 | 25/03 | 2.000 | 2.000 | ||
| F-0431 | 02/04 | 1.800 | |||
| P-0091 | 10/04 | 1.200 | 650 |
Aquí ya se ven dos problemas: F-0431 no figura en la contraparte, y el pago P-0091 aparece con importes distintos. Con pocas filas se ve a simple vista; con 300 no.
Detectar las diferencias con una fórmula
Calcule la diferencia de cada documento. Con el importe nuestro en C y D, y el de la contraparte en E y F:
=(C2-D2)-(E2-F2)
Para clasificar, use una tolerancia (por ejemplo 0,01 €) para ignorar redondeos:
=SI(Y(C2+D2=0;E2+F2<>0);"No está en nuestros registros";SI(Y(C2+D2<>0;E2+F2=0);"No está en la contraparte";SI(ABS(G2)>Tolerancia;"Discrepancia";"OK")))
En el ejemplo, F-0431 sale como «No está en la contraparte» y P-0091 como «Discrepancia» de 550 €.
Saldo acumulado
El saldo se calcula por separado con cada versión. La fórmula es:
saldo inicial + devengado (aumenta la deuda) - pagado (la reduce)
En Excel, una columna de saldo acumulado: =H1+C2-D2. Si el saldo inicial era 0:
- Nuestro saldo: 4.200 + 3.150 - 2.000 + 1.800 - 1.200 = 5.950 €
- Saldo de la contraparte: 4.200 + 3.150 - 2.000 - 650 = 4.700 €
La diferencia total, 1.250 €, es exactamente la suma de las dos discrepancias: 1.800 de la factura que ellos no tienen y 550 de la diferencia del pago, con signos que se compensan parcialmente. Comprobar esta cuadratura es la mejor prueba de que la conciliación está completa.
Cómo resolver cada diferencia
- No está en la contraparte: envíe copia del documento y confirme la fecha de recepción.
- No está en nuestros registros: pida el documento; puede ser un error de la otra parte o una factura sin contabilizar.
- Discrepancia de importe: compare con el justificante del pago o el albarán. Suele ser un descuento no aplicado o una comisión bancaria.
- Diferencia de fechas: cuando el documento está en ambos lados pero en meses distintos, el saldo a fin de mes difiere aunque el total coincida.
Errores frecuentes
- Conciliar sin fijar antes el período y el saldo inicial acordados por ambas partes.
- Mezclar importes con y sin IVA.
- Cambiar los datos «nuestros» para que cuadren, en lugar de investigar la causa.
- No conservar el listado firmado: es la prueba del acuerdo.
Plantilla lista para usar: acta de conciliación de saldos
La plantilla de pago «Acta de conciliación de saldos con una contraparte» tiene cinco hojas:
- Datos generales: su organización, la contraparte, el contrato, el período, el saldo inicial de ambas partes, quién es el proveedor, la tolerancia de comparación y los firmantes.
- Operaciones: hasta 500 documentos con importes devengados y pagados, importes según la contraparte, diferencias, resultado de la conciliación y saldo acumulado.
- Diferencias: lista de documentos con diferencia y una pista de qué revisar.
- Acta: formulario imprimible en A4 con saldo final, redacción de la deuda, líneas de firma y registro de operaciones.
- Resumen: movimientos y saldos de ambas partes, número de diferencias, movimientos por mes y dos gráficos.
Sirve a contables, responsables de ventas y compras, pequeñas empresas y autónomos. Incluye una tabla vacía y un ejemplo con datos ficticios. Es una hoja de Excel con fórmulas normales, no un programa de contabilidad. Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, con el archivo en español. La tolerancia y demás parámetros están en la hoja de datos: compárelos con las reglas locales. El cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene conciliar?
Al cierre de trimestre como mínimo; en relaciones con muchas operaciones, cada mes. Cuanto menos tiempo pasa, más fácil es encontrar el origen de una diferencia.
¿Qué hago si soy el comprador y no el proveedor?
El cálculo de importes y saldos es el mismo. Solo cambia la redacción del acta («deuda a favor de…»), que en la plantilla se ajusta al elegir quién es el proveedor.
¿Puede esta tabla servir de acta oficial?
Es un formato de trabajo imprimible. Compare su redacción con las reglas locales y con lo acordado con la contraparte.
¿Cuántas operaciones admite?
La plantilla admite hasta 500 documentos por conciliación.
