KHIZHNYAKOVControl de inventario de almacén en Excel: entradas, salidas y stock mínimo
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Un almacén pequeño, una tienda, un taller o una oficina rara vez justifican un programa de gestión de inventario. Pero eso no significa llevarlo «de cabeza»: sin números, se compra de más lo que ya hay o se descubre que falta algo cuando el cliente ya espera.
Con Excel se puede montar un control de existencias bastante fiable. Verá cómo organizar las hojas, qué fórmulas calculan el stock solas, cómo avisar de que hay que reponer y cómo evitar los errores que más descuadran el inventario.
Tres hojas, un solo principio
La lógica es muy simple:
Existencias = suma de las entradas − suma de las salidas.
Para aplicarla, necesita tres hojas:
- Catálogo: un producto por fila, con código, nombre, grupo, unidad, precio y existencia mínima.
- Entradas: fecha, código, cantidad y proveedor.
- Salidas: fecha, código, cantidad y destino o motivo.
Lo importante es que el código sea único y que no cambie nunca. Los nombres pueden repetirse o cambiar; el código no.
Fórmulas del catálogo
Con el código en A2 de la hoja «Catálogo», la existencia es:
=SUMAR.SI(Entradas!B:B;A2;Entradas!C:C)-SUMAR.SI(Salidas!B:B;A2;Salidas!C:C)
El valor del stock: =E2*D2 (existencia por precio).
El aviso de reposición, con la existencia mínima en F2:
=SI(E2<=0;"Sin existencias";SI(E2<=F2;"Pedir";"OK"))
En las hojas de entradas y salidas, para que el nombre aparezca solo al escribir el código:
=SI.ERROR(BUSCARV(B2;Catalogo!A:B;2;FALSO);"Código no encontrado")
Ejemplo con números
| Código | Producto | Entradas | Salidas | Existencia | Mínimo | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| P-001 | Papel A4 (paquete) | 60 | 48 | 12 | 15 | Pedir |
| P-002 | Tóner negro | 6 | 3 | 3 | 2 | OK |
| P-003 | Cinta de embalar | 24 | 24 | 0 | 6 | Sin existencias |
Si el tóner cuesta 62,00 €, su stock vale 3 × 62 = 186,00 €. Sumando el valor de todos los productos obtiene el capital inmovilizado en el almacén. Un dato útil: si dos tercios de ese valor están en pocos artículos, ahí es donde más cuidado merece el control.
Cómo fijar el stock mínimo
Una regla práctica: mínimo = consumo diario medio × días que tarda el proveedor en entregar + un pequeño colchón. Si gasta unos 2 paquetes de papel al día y el proveedor tarda 5 días, el mínimo ronda los 10 paquetes, más dos o tres de colchón.
Controlar las salidas imposibles
El error más común es registrar una salida mayor que la existencia. Un formato condicional en la hoja de salidas lo detecta:
=C2>BUSCARV(B2;Catalogo!A:E;5;FALSO)
Si la fórmula devuelve VERDADERO, pinte la fila de rojo. Normalmente indica una entrada sin registrar o un código mal escrito.
Errores frecuentes
- Anotar los movimientos tarde. Cuanto más se espera, más se olvida.
- Códigos duplicados o con variaciones («P-001» y «P001»).
- Corregir la existencia directamente en el catálogo. Mejor registre un movimiento de ajuste, para dejar rastro.
- No hacer un recuento físico de vez en cuando. La hoja refleja lo anotado, no lo que hay en el estante.
- Mezclar unidades, como cajas y unidades sueltas, en un mismo código.
Plantilla de control de inventario en Excel
Si quiere ir directo al grano, hay una plantilla de pago con este enfoque. Usted registra las entradas y salidas por código y la existencia, el valor y el estado «Pedir» se actualizan solos.
- «Parámetros»: grupos de productos, unidades de medida y organización.
- «Catálogo»: hasta 300 productos con existencia mínima, precio, existencia, valor y estado.
- «Entradas» y «Salidas»: 1000 filas cada una, código desde una lista, nombre automático y verificación de salidas por encima de la existencia.
- «Resumen»: valor de las existencias por grupo, cantidad de artículos por pedir, movimientos por mes y gráfico.
Las salidas superiores a la existencia se resaltan en rojo con una nota, y el catálogo muestra «Sin existencias». Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros, y está en español. Los umbrales están en los parámetros y el cálculo es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos productos puede gestionar Excel con comodidad?
Para unos cientos de referencias y unos miles de movimientos al año funciona bien. Si llega a miles de productos o varios usuarios simultáneos, es mejor un sistema específico.
¿Cómo registro una merma o una rotura?
Como una salida con el motivo «merma». Así se descuenta de la existencia y queda anotada la causa.
¿Qué valoración usar: precio de compra o de venta?
Para el valor del almacén, el precio de compra o el costo medio, porque refleja lo que se ha invertido. El precio de venta sirve para calcular el ingreso potencial.
¿Cada cuánto debo hacer un recuento físico?
En almacenes pequeños, una vez al año como mínimo, y recuentos parciales mensuales de lo que más se mueve.
