KHIZHNYAKOVCómo controlar el presupuesto de un proyecto: plan vs. real en Excel
Presupuesto de proyecto plan vs. real — Plantilla de Excel — Descargar gratis →
Ningún presupuesto de proyecto sobrevive intacto al primer mes. El proveedor sube un precio, una tarea se alarga, aparece un gasto que nadie previó. Eso es normal. Lo que no es normal es enterarse del sobrecosto cuando el proyecto ya ha terminado y no hay margen para corregir.
El control «plan vs. real» (también llamado presupuesto frente a ejecución) es la forma más sencilla de evitarlo. En esta guía verás cómo montarlo en Excel, cómo calcular las desviaciones sin caer en la trampa más habitual y cómo hacer un pronóstico al cierre. Al final te presentamos una plantilla gratuita con todo listo.
Paso 1: el plan por partidas y meses
Divide el presupuesto en partidas de ingresos y gastos (diseño, materiales, publicidad, alquiler…) y reparte cada una por los meses en que se espera. Una tabla con las partidas en filas y los meses en columnas es suficiente.
La clave es el reparto mensual. Un presupuesto que solo dice «diseño web: 6000 €» no permite saber, en el mes 3, si vas bien o mal.
Paso 2: el real con la misma estructura
En otra hoja, con exactamente las mismas filas y columnas, anota lo que realmente se ha gastado o ingresado cada mes. Escribir los nombres de las partidas una sola vez y referenciarlos en ambas hojas evita desajustes.
Paso 3: compara a la fecha, no contra el total
Aquí está la trampa más común. Si en el mes 3 de un proyecto de 6 meses comparas lo gastado hasta ahora con el presupuesto total, casi todo parecerá un ahorro. Hay que comparar el real acumulado con el plan acumulado de los mismos meses.
Con el mes actual en una celda (por ejemplo, $B$1 = 3) y los meses numerados en la fila 4, el plan a la fecha se calcula con:
=SUMAPRODUCTO((Plan!$C$4:$H$4<=$B$1)*Plan!C5:H5)
Y la misma fórmula sobre la hoja del real te da el real a la fecha.
Paso 4: desviación en importe y porcentaje
- Desviación = real − plan
- Desviación % = real / plan − 1
En los gastos, una desviación positiva es un sobrecosto; en los ingresos, una negativa es un faltante. Conviene fijar una tolerancia, por ejemplo ±5 %, y resaltar en rojo solo lo que la supere. Con SI puedes poner un estado en palabras:
=SI(E5>$B$2;"Sobrecosto";SI(E5<-$B$2;"Ahorro";"En plan"))
Paso 5: el pronóstico al cierre
Saber cuánto te has desviado hasta hoy es útil; saber cuánto costará el proyecto al terminar lo es todavía más. Hay dos métodos sencillos:
Ritmo de ejecución. Si hasta ahora has gastado un 15 % más de lo previsto, se asume que seguirá igual: pronóstico = plan total × (real a la fecha / plan a la fecha). Va bien para partidas puntuales.
Promedio mensual. Se toma el gasto medio por mes y se multiplica por la duración total. Va bien para gastos regulares, como alquileres o publicidad.
Ejemplo (proyecto de 6 meses, estamos en el mes 3):
| Partida | Plan total | Plan a la fecha | Real a la fecha | Desviación | Pronóstico |
|---|---|---|---|---|---|
| Diseño web | 6000 € | 4000 € | 4600 € | +600 € (+15 %) | 6900 € (ritmo) |
| Publicidad | 3600 € | 1800 € | 2100 € | +300 € (+16,7 %) | 4200 € (promedio) |
Ambas partidas superan la tolerancia. Si no se hace nada, el proyecto costará 1500 € más de lo previsto solo por estas dos líneas. Con esa información, todavía hay tiempo para renegociar o recortar.
Errores frecuentes
- No repartir el plan por meses. Sin reparto no hay comparación a la fecha.
- Registrar los gastos cuando se pagan y no cuando se generan, o al revés, sin un criterio fijo. Elige uno y respétalo.
- Ignorar las desviaciones pequeñas que se repiten. Un 4 % cada mes en una partida grande acaba siendo mucho dinero.
- No revisar el plan. Si el alcance del proyecto cambia, el plan también debe cambiar; si no, las desviaciones dejan de significar algo.
Plantilla gratuita: presupuesto de proyecto plan vs. real
La plantilla Presupuesto de proyecto plan vs. real es gratuita y sigue este método. En «Parámetros» defines el nombre del proyecto, el primer mes, la duración (hasta 24 meses), la tolerancia de desviación y el método de pronóstico. Las hojas «Plan» y «Real» admiten hasta 10 partidas de ingresos y 20 de gastos por mes, y los nombres de las partidas se escriben una sola vez.
La hoja «Plan vs. real» compara plan y real hasta el mes actual, con la desviación en importe y porcentaje, la ejecución del plan, el pronóstico al cierre y el estado de cada partida. En «Desviaciones» ves la diferencia por partida y por mes con resaltado en rojo y verde. «Acumulado» y «Resumen» muestran los importes acumulados, el resultado del proyecto, los mayores sobrecostos y gráficos de plan frente a real.
Funciona en Excel 2007 o posterior y en LibreOffice, sin macros. El pronóstico es orientativo.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia hay que actualizar el real?
Una vez al mes es lo mínimo. En proyectos cortos o con mucho gasto, mejor cada semana o cada quince días, aunque el análisis siga siendo mensual.
¿Qué hago con un gasto que no estaba en el plan?
Regístralo en una partida existente si encaja o crea una partida de «imprevistos» con plan cero. Así queda visible y no se esconde dentro de otra línea.
¿Sirve para una obra o una reforma?
Sí. Las partidas pueden ser materiales, mano de obra, licencias o mobiliario. Es justo el tipo de proyecto donde los sobrecostos aparecen pronto y conviene verlos a tiempo.
¿Cuál es una tolerancia razonable?
Entre el 5 % y el 10 % es habitual. Si la pones demasiado baja, todo saldrá en rojo y dejarás de prestar atención; si la pones muy alta, los problemas se verán tarde.
