Control de mantenimiento del vehículo en Excel: intervalos, semáforo y costes

Olvidar un cambio de aceite o el de la correa de distribución sale caro. Y no suele ser por dejadez: las facturas se pierden en la guantera, las anotaciones del manual quedan en la memoria y, cuando el coche empieza a sonar raro, nadie recuerda cuándo se revisó por última vez.

Con una hoja de Excel bien planteada puedes saber en un vistazo qué revisiones están vencidas, cuáles se acercan y cuánto llevas gastado. En esta guía verás cómo montarla, con las fórmulas necesarias, y después qué plantilla te lo da hecho.

Dos controles: por kilómetros y por tiempo

Casi todos los fabricantes indican los intervalos de dos maneras a la vez, por ejemplo «cada 15.000 km o 12 meses, lo que ocurra primero». Por eso tu hoja necesita calcular los dos vencimientos y quedarse con el más cercano.

Necesitas tres tablas:

1. Vehículos: matrícula, marca, año y kilometraje actual.
2. Programa de mantenimiento: cada ítem (aceite, filtros, bujías, distribución, pastillas, líquido de frenos) con su intervalo en km, en meses o en ambos. Copia los datos del manual de tu coche; los de ejemplo no sirven para el tuyo.
3. Registro: una fila por trabajo realizado, con fecha, kilometraje, tipo de trabajo, importe de repuestos y de mano de obra y taller.

Un ejemplo con números

Cambiaste el aceite el 10 de enero con 62.000 km. El programa dice cada 15.000 km o 12 meses.

• Próximo por kilometraje: 62.000 + 15.000 = 77.000 km
• Próximo por tiempo: 10 de enero del año siguiente
• Hoy: 15 de noviembre, con 74.500 km

Quedan 2.500 km y unos 56 días. Si tu aviso salta con menos de 1.000 km o 30 días, aún estás en verde; pasados esos umbrales, amarillo; superados los límites, rojo.

Las fórmulas

Supón el registro en una tabla llamada Reg y el programa en otra llamada Prog.

Último kilometraje en que se hizo un ítem:

=SI.ERROR(MAX(SI(Reg[Ítem]=A2;Reg[Km]));0)

(en versiones antiguas, confírmala con Ctrl+Mayús+Intro).

Próximo cambio por km:

=SI(Intervalo_km="";"";Último_km+Intervalo_km)

Próxima fecha por plazo:

=SI(Intervalo_meses="";"";FECHA.MES(Última_fecha;Intervalo_meses))

Kilómetros que faltan:

=Próximo_km-Km_actual

Días que faltan:

=Próxima_fecha-HOY()

Semáforo:

=SI(O(Km_faltan<0;Días_faltan<0);"Vencido";SI(O(Km_faltan<=Aviso_km;Días_faltan<=Aviso_días);"Pronto";"En regla"))

Si un ítem solo tiene intervalo por tiempo (como el líquido de frenos) o solo por kilómetros (como las pastillas), deja vacía la columna que no usas y trata las celdas vacías en la fórmula.

Coste por 1.000 km:

=SUMA(Reg[Total])/(Km_actual-Km_inicial)*1000

Qué kilometraje es el «actual»

Una trampa habitual: el coche sigue rodando, pero la hoja no se entera. Toma como kilometraje actual el mayor entre el inicial, el que anotas a mano al mirar el cuentakilómetros y el mayor del registro. Así nunca retrocede.

Costes que merece la pena mirar

Separa repuestos y mano de obra y clasifica cada trabajo (mantenimiento, desgaste, avería, neumáticos, ITV…). Con SUMAR.SI obtienes el gasto por categoría y por mes. El coste por 1.000 km te permite comparar coches distintos o decidir cuándo renovar uno.

Errores frecuentes

• Copiar intervalos genéricos de internet en lugar de los del manual de tu modelo.
• Anotar el kilometraje sin revisar: uno mal escrito falsea todos los cálculos. Añade una revisión de que no sea menor que el anterior.
• No registrar los trabajos pequeños.
• Mezclar varios coches en la misma tabla sin columna de matrícula.

Plantilla lista: mantenimiento y reparaciones del vehículo

La plantilla de Excel hace todo esto sin que escribas una fórmula. Está pensada para propietarios de uno o varios vehículos, pequeñas flotas, taxistas, repartidores con vehículo propio y mecánicos de pequeños negocios.

• «Vehículos»: hasta 20 vehículos con matrícula, marca, año, kilometraje inicial y actual.
• «Programa de mantenimiento»: hasta 20 ítems con intervalo en km y/o meses y parámetros de aviso.
• «Registro»: hasta 500 anotaciones con fecha, kilometraje, tipo de trabajo, categoría, repuestos y mano de obra por separado, taller y verificación del kilometraje.
• «Plan de mantenimiento» y «Semáforo»: próximo cambio por km y por plazo, lo que queda en km y días, y estado de cada ítem de cada vehículo.
• «Costos»: por vehículo, últimos 12 meses, categoría, tipo de trabajo y mes, coste por 1.000 km y un gráfico.

Funciona con Excel 2007 o posterior y LibreOffice, sin macros, y está en español. Los intervalos son un ejemplo: pon los de tu manual. El cálculo es orientativo y no reemplaza las recomendaciones del fabricante. Es una plantilla de pago.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo revisar el coche?

Lo que marque el manual de tu modelo y el uso que le des. Si haces muchos trayectos cortos o circulas en condiciones duras, conviene acortar los intervalos.

¿Vale la pena guardar las facturas?

Sí. Además de justificar el gasto, aumentan el valor de reventa y ayudan en una reclamación de garantía. Anota en la hoja el taller y el importe.

¿Cómo sé si un coche me sale demasiado caro?

Mira el coste por 1.000 km y el gasto de los últimos doce meses. Si sube año tras año por averías, quizá sea el momento de plantearse el cambio.

¿Sirve para una flota pequeña?

Sí, siempre que cada vehículo tenga su fila y su kilometraje. La clave es que quien conduce comunique el kilometraje con regularidad.