KHIZHNYAKOVGestion locative sous Excel : suivre les baux, les loyers et les impayés
Gestion locative d'appartements en Excel : baux, paiements et impayés — Modèle Excel — Voir le modèle →
Quand on loue un seul appartement, on garde tout en tête. Avec deux ou trois biens, un garage et une chambre meublée, les choses se compliquent : à quelle date finit chaque bail ? Le loyer de mars a-t-il été payé en entier ? Le locataire du deuxième étage doit-il encore une partie de février ? Les petits retards s'accumulent en silence, et le jour où l'on fait le point, la somme est inattendue.
Un tableau Excel permet de tenir ce suivi sans effort, à condition de respecter une règle : séparer ce qui est dû de ce qui est payé. Voici comment procéder.
Table 1 : les biens et les baux
Une ligne par bien loué, avec : désignation (adresse ou lot), locataire, date de début de bail, durée, loyer mensuel, dépôt de garantie, jour de paiement convenu. La date de fin se calcule :
=MOIS.DECALER(C2;D2)
avec C2 pour la date de début et D2 pour la durée en mois. Un bail commençant le 1er septembre 2025 pour 12 mois se termine donc le 1er septembre 2026.
Pour être prévenu, calculez le nombre de jours avant la fin et créez un statut :
=SI(E2<AUJOURDHUI();"Terminé";SI(E2-AUJOURDHUI()<=60;"Se termine bientôt";"En cours"))
Soixante jours est un exemple de délai d'alerte : choisissez-le selon vos préavis. Pour les règles de reconduction, de préavis et de révision du loyer, référez-vous à votre contrat et, en cas de doute, à un professionnel.
Table 2 : les échéances et les paiements
Voici la clé du système. Au lieu de cocher « payé » dans un coin, notez pour chaque mois et chaque bien deux montants : ce qui est dû (le loyer) et ce qui a été reçu. L'impayé est la différence.
| Mois | Bien | Dû | Payé | Impayé |
|---|---|---|---|---|
| Janvier | Appartement rue des Lilas | 720 € | 720 € | 0 € |
| Février | Appartement rue des Lilas | 720 € | 500 € | 220 € |
| Mars | Appartement rue des Lilas | 720 € | 0 € | 720 € |
Dans Excel : =C2-D2 pour l'impayé de la ligne. Dans cet exemple, le locataire cumule 220 + 720 = 940 € d'impayés à la fin de mars. Cette lecture mois par mois vous évite de découvrir un gros retard seulement au bout d'un trimestre.
Ajoutez un statut calculé : =SI(D2>=C2;"Payé";SI(D2=0;"Impayé";"Partiel")). Une mise en forme conditionnelle colorera les lignes impayées en rouge.
Table 3 : la synthèse par bien
Avec SOMME.SI, additionnez par bien ce qui est dû, ce qui est payé et l'impayé :
=SOMME.SI(Paiements!B:B;A2;Paiements!C:C) pour le total dû,
=SOMME.SI(Paiements!B:B;A2;Paiements!D:D) pour le total payé.
Le taux d'encaissement d'un bien se calcule en divisant le payé par le dû. Si vous avez perçu 8 000 € sur 8 640 € dus dans l'année, vous êtes à 92,6 %. Mettez ce chiffre en regard du loyer annuel pour décider de relancer, de proposer un échéancier ou de revoir la situation.
Ce que le tableau ne fait pas
Il ne calcule pas vos impôts, ne génère pas de quittances officielles et ne remplace ni un état des lieux, ni un contrat. Pour les questions de fiscalité, de révision de loyer, de charges ou de procédure en cas d'impayé, rapprochez-vous d'un spécialiste ou de l'organisme compétent. Le tableau vous donne simplement des chiffres exacts et à jour, ce qui est déjà la moitié du travail dans une relance.
Erreurs fréquentes
- Ne noter que les paiements reçus, sans la ligne « dû » : on ne voit pas les mois manquants.
- Effacer l'impayé quand le locataire rattrape son retard : laissez l'historique, ajoutez simplement le paiement.
- Mélanger loyer et charges dans la même cellule alors qu'elles se régularisent séparément.
- Oublier la date du bail : une reconduction mal anticipée peut coûter cher.
Un modèle de gestion locative
Le modèle de gestion locative est un fichier payant qui regroupe ces tables. La feuille « Paramètres » contient la date du rapport et le délai d'alerte (60 jours par défaut, modifiable). La feuille « Biens » gère jusqu'à 10 biens avec locataire, durée du bail, loyer, dépôt de garantie et jour de paiement ; le statut du bail se calcule seul. La feuille « Paiements » accepte jusqu'à 300 lignes de loyers dus et de paiements, avec impayé et statut calculés automatiquement.
La « Synthèse » affiche le dû, le payé, l'impayé et le statut des baux par bien, avec un graphique. Il convient aux propriétaires d'appartements, de chambres, de garages et de petits locaux, ainsi qu'aux gestionnaires. Le fichier est en français, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice.
FAQ
Faut-il un tableau par locataire ?
Non, un seul fichier suffit. La colonne « Bien » permet de filtrer ou de totaliser par logement, et vous gardez une vue globale de vos revenus.
Comment suivre le dépôt de garantie ?
Notez-le dans la fiche du bien avec la date de versement. Au départ du locataire, ajoutez une remarque sur la somme restituée et les retenues éventuelles, selon ce que prévoient votre contrat et les règles applicables.
Que faire en cas de loyer partiel ?
Saisissez le montant réellement reçu : le statut passe à « Partiel » et l'impayé reste visible. Cela facilite la discussion avec le locataire, chiffres à l'appui.
Peut-on s'en servir pour de la colocation ?
Oui, en créant une ligne par chambre ou par colocataire si les loyers sont individuels. Vérifiez simplement que le nombre de lignes ne dépasse pas la capacité du fichier.
