Tableau de suivi du recrutement sous Excel : postes, candidats et entonnoir

Un recrutement dans une petite entreprise ressemble souvent à ceci : des CV dans la messagerie, des notes sur un coin de bureau, un candidat prometteur auquel personne n'a répondu depuis dix jours. Pendant ce temps, il a accepté une autre offre. Perdre un bon profil par simple désorganisation est un des échecs les plus coûteux, et les plus évitables.

Un tableau Excel bien pensé suffit à structurer le processus tant que vous recrutez quelques dizaines de personnes par an. Voici la méthode.

Les étapes de l'entonnoir

Définissez les étapes une fois pour toutes, dans le même ordre pour tous les postes. Une liste classique :

1. Candidature reçue
2. Appel de présélection
3. Entretien
4. Test ou cas pratique
5. Offre
6. Recruté
7. Refus (à tout moment)

Choisissez l'étape dans une liste déroulante, jamais en texte libre : sans cela, vous obtiendrez « Entretien », « entretien RH » et « 1er entretien » comptés comme trois étapes différentes.

Deux tables : les postes et les candidats

Les postes. Une ligne par poste ouvert : intitulé, service, nombre de personnes recherchées, fourchette de salaire, statut (ouvert, pourvu, suspendu), date d'ouverture.

Les candidats. Une ligne par candidature : nom, poste visé, source (site d'emploi, cooptation, réseau social, candidature spontanée), date de candidature, étape actuelle, date du dernier contact, prétentions salariales.

À partir de cela, trois colonnes calculées font toute la différence :

• jours dans l'entonnoir : =AUJOURDHUI()-E2 avec E2 pour la date de candidature ;
• jours sans contact : =AUJOURDHUI()-G2 avec G2 pour le dernier contact ;
• conseil : =SI(H2>5;"Relancer";"").

La liste de relance

La règle est simple : tout candidat encore dans le processus et sans contact depuis plus de N jours doit remonter. Prenons 5 jours comme exemple de seuil, à ajuster selon votre secteur. Avec Excel récent :

=FILTRE(A2:H300;(H2:H300>5)*(F2:F300<>"Recruté")*(F2:F300<>"Refus"))

Chaque matin, vous traitez cette liste : un message, un appel, une réponse. Même une réponse négative est préférable au silence, et elle préserve l'image de votre entreprise.

Mesurer la conversion

L'entonnoir devient intéressant quand on compte. Exemple fictif pour un poste de commercial :

Le taux de conversion global est 1 / 60 ≈ 1,7 %. Entre l'appel et l'entretien, il est de 8 / 20 = 40 %. Avec NB.SI.ENS, vous obtenez ces nombres automatiquement :

=NB.SI.ENS(C:C;"Poste visé";F:F;"Entretien")

Attention à la lecture : si une étape retient beaucoup de monde, c'est souvent un goulot d'étranglement dans votre organisation (les entretiens manquent de créneaux, par exemple), pas un problème de candidats.

L'analyse par source

Comptez, pour chaque source, les candidatures reçues, les personnes recrutées et la conversion. NB.SI sur la colonne source suffit. Vous découvrirez peut-être que la cooptation produit peu de candidatures mais un taux de réussite bien plus élevé que les sites d'emploi, ce qui oriente vos dépenses de publication.

Autre indicateur utile : le délai moyen avant la prise de poste, de la candidature à l'embauche. S'il est long, votre processus est trop lent par rapport à ce que le marché tolère.

Erreurs fréquentes

• Ne pas dater le dernier contact : les relances deviennent impossibles.
• Garder indéfiniment des données de candidats refusés : respectez les règles de protection des données personnelles applicables et définissez une durée de conservation.
• Multiplier les colonnes : plus un tableau est lourd, moins il est rempli.
• Comparer des postes très différents avec un seul taux de conversion.

Un modèle de suivi de recrutement

Le modèle de l'entonnoir de recrutement est un fichier payant qui s'appuie sur cette méthode. La feuille « Postes » contient l'intitulé, le service, le nombre de personnes recherchées, la fourchette salariale et le statut ; les candidats, les recrutés et le nombre de jours d'ouverture sont calculés automatiquement. La feuille « Candidats » regroupe source, date de candidature, étape, dernier contact et prétentions salariales, avec les jours dans l'entonnoir, les jours sans contact et un conseil sur la suite à donner.

La feuille « À relancer » rassemble les candidats sans contact depuis plus longtemps que le seuil des « Paramètres » (5 jours par défaut). L'« Entonnoir » affiche les candidats par étape, la conversion, les candidatures et recrutés par source, le délai moyen avant la prise de poste et un graphique. Le fichier suit jusqu'à 30 postes et 300 candidats, fonctionne sans macros avec Excel 2007 et versions ultérieures ou LibreOffice, et est en français. Il convient aux spécialistes RH, aux responsables, aux dirigeants de petites entreprises et aux cabinets de recrutement.

FAQ

Combien de temps peut-on laisser un candidat sans réponse ?

Il n'existe pas de règle absolue, mais au-delà d'une semaine sans nouvelle, l'inquiétude monte et les meilleurs profils partent. Un message d'attente vaut mieux que le silence.

Faut-il noter les prétentions salariales dès le premier contact ?

Oui, c'est utile : cela évite de mener des entretiens complets pour découvrir un écart rédhibitoire avec votre fourchette.

Comment éviter les biais dans le suivi ?

Utilisez les mêmes étapes et les mêmes critères pour tous. Évitez de consigner dans le tableau des informations qui n'ont pas de lien avec le poste.

Que faire des bons candidats pour lesquels il n'y a pas de poste ?

Créez un statut « Vivier » avec leur accord, et revenez vers eux à l'ouverture d'un poste adapté.