Ordres de réparation d'un garage sous Excel : travaux, pièces et mécaniciens

Dans un petit garage, l'atelier avance vite, mais les chiffres suivent mal. Les ordres de réparation sont griffonnés sur des fiches, les pièces sont notées à part, et à la fin du mois on se demande combien on a vraiment gagné, qui doit encore de l'argent et combien revient à chaque mécanicien. Les logiciels spécialisés existent, mais ils sont souvent surdimensionnés pour une ou deux personnes.

Un classeur Excel bien structuré apporte l'essentiel : savoir ce qui est en cours, ce qui a été facturé et ce qui reste dû. Voici l'organisation qui marche.

Un ordre de réparation, une ligne ; des lignes de détail à part

Pour ne pas finir avec un tableau illisible, séparez deux niveaux.

L'ordre. Une ligne par véhicule entré : numéro d'ordre, date, client, téléphone, véhicule, immatriculation, kilométrage, mécanicien, statut (en cours, prêt, livré), montant déjà payé.

Les lignes de détail. Une ligne par travail ou par pièce : numéro d'ordre, type (travail ou pièce), désignation, quantité, prix. Un même ordre peut en avoir dix.

Cette séparation vous permet ensuite de totaliser automatiquement, sans ressaisir.

D'où viennent les prix

Pour les travaux, tenez un tarif : vidange, plaquettes avant, changement de courroie, diagnostic… avec le prix de chaque prestation. La ligne du détail va chercher le prix dans ce tarif :

=RECHERCHEV(C2;Tarif!A:B;2;FAUX)

Prévoyez une colonne « prix personnalisé » : si elle est remplie, elle remplace le tarif. Cela évite de modifier le tarif pour un cas particulier.

Pour les pièces, on part du prix d'achat et on applique une marge. Avec une marge de 25 % (valeur d'exemple, à vous de choisir la vôtre) :

Prix client = prix d'achat × (1 + marge)

Une plaquette de frein achetée 40 € est donc facturée 40 × 1,25 = 50 €, soit 10 € de marge. En Excel : =D2*(1+Parametres!$B$2).

Totaux, reste à payer et créances

Pour chaque ordre, additionnez les travaux et les pièces :

=SOMME.SI.ENS(Lignes!E:E;Lignes!A:A;A2;Lignes!B:B;"Travail") pour les travaux,

=SOMME.SI.ENS(Lignes!E:E;Lignes!A:A;A2;Lignes!B:B;"Pièce") pour les pièces.

Le total est la somme des deux, et le reste à payer est le total moins le montant payé. En additionnant les restes à payer des ordres livrés, vous obtenez vos créances clients, donc l'argent que vous avez gagné mais pas encore encaissé. C'est un chiffre à regarder chaque semaine.

Rémunération des mécaniciens

Si vos mécaniciens touchent un pourcentage sur la main-d'œuvre, le calcul est direct. Exemple : un mécanicien à 30 % qui a réalisé 4 000 € de travaux dans le mois touche 4 000 × 0,30 = 1 200 €. Les pièces n'entrent pas dans la base : elles ne sont pas son travail.

Pour éviter les litiges, ne comptez que les ordres terminés (statut « Prêt » ou « Livré »), pas ceux qui sont encore en cours :

=SOMME.SI.ENS(Ordres!F:F;Ordres!H:H;"Dupont";Ordres!J:J;"Livré")*0,3

Cette formule est un exemple ; c'est votre accord avec chaque mécanicien qui fixe la règle.

Chiffre d'affaires et bénéfice par mois

Pour le bénéfice, soustrayez les coûts : prix d'achat des pièces, éventuellement la rémunération des mécaniciens. Un ordre à 650 € dont 280 € de pièces achetées 200 € et 370 € de travaux, avec 30 % reversés au mécanicien (111 €), laisse 650 − 200 − 111 = 339 € avant vos charges fixes. Ces chiffres sont illustratifs, mais la logique est celle-ci.

Erreurs fréquentes

• Saisir un numéro d'ordre erroné dans les lignes de détail : prévoyez un contrôle qui vérifie que le numéro existe.
• Modifier le tarif sans prévenir : les anciens ordres se recalculent. Datez vos tarifs ou figez les prix à la facturation.
• Oublier de compter les pièces fournies par le client.
• Ne pas suivre les créances : un client qui repart sans payer sans que personne le note.

Un modèle de suivi de garage

Le modèle de suivi des ordres de réparation est un fichier payant qui réunit tout cela. La feuille « Références » contient le tarif des travaux, les mécaniciens avec leur pourcentage sur la main-d'œuvre, la marge sur les pièces (25 % par défaut, modifiable) et le premier mois de la synthèse. La feuille « Ordres de réparation » gère jusqu'à 1000 commandes (client, téléphone, véhicule, immatriculation, kilométrage, mécanicien, statut, montant payé) et calcule les travaux, les pièces, le total, le reste à payer, le bénéfice et la rémunération du mécanicien.

La feuille « Lignes » accepte jusqu'à 3000 lignes avec prix automatique et contrôle du numéro de commande. La « Synthèse » affiche chiffre d'affaires et bénéfice par mois, charge et rémunération des mécaniciens, statuts des commandes, créances clients et deux graphiques. Dans le modèle, seules les commandes au statut « Prêt » et « Livré » comptent pour la rémunération, et les pièces n'y sont pas incluses. Le fichier est en français, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice. Il convient aux petits garages, ateliers de pneumatiques, mécaniciens indépendants et bricoleurs. Ce n'est pas un logiciel de comptabilité.

FAQ

Faut-il établir un devis avant l'ordre de réparation ?

Dans la pratique, oui, surtout pour les interventions importantes. Le tableau suit l'ordre et la facturation ; pour les obligations de devis et de facturation, renseignez-vous auprès de votre organisation professionnelle ou de votre comptable.

Comment gérer une pièce fournie par le client ?

Ajoutez une ligne de pièce avec un prix à zéro, ou ne la saisissez pas, mais notez-le en remarque pour éviter les contestations ultérieures.

Quelle marge appliquer sur les pièces ?

Elle dépend de votre marché et de vos charges. Calculez-la en fonction de ce que vous voulez couvrir : frais de stock, délais d'approvisionnement, garantie. Commencez par un taux simple, puis ajustez à l'usage.

Comment suivre les véhicules qui reviennent ?

Cherchez l'immatriculation : le filtre automatique affiche tout l'historique du véhicule, avec les dates et les interventions déjà faites.