KHIZHNYAKOVPlanning de rendez-vous sous Excel : éviter les doubles réservations et suivre le chiffre d'affaires
Prise de rendez-vous pour salon, indépendant et studio — modèle Excel — Voir le modèle →
Prendre ses rendez-vous dans un carnet, c'est rapide, jusqu'au jour où deux clients se retrouvent à la même heure chez la même coiffeuse. Même chose avec les messageries : à force de faire défiler les conversations, on rate un créneau ou on oublie une annulation. Et au bout du mois, personne ne sait précisément combien chaque prestation a rapporté.
Excel n'est pas un agenda en ligne, mais pour un salon, un studio ou un indépendant, il offre deux avantages : il détecte les chevauchements et il transforme le planning en chiffres. Voici comment le monter.
Les deux tables de départ
Les prestations et les professionnels. Sur une feuille de référence, listez chaque prestation avec sa durée en minutes et son prix, puis les professionnels (coiffeurs, esthéticiennes, praticiens). Exemple fictif :
| Prestation | Durée | Prix |
|---|---|---|
| Coupe femme | 60 min | 45 € |
| Coupe homme | 30 min | 25 € |
| Couleur | 90 min | 70 € |
| Manucure | 45 min | 35 € |
Les rendez-vous. Une ligne par rendez-vous : date, heure de début, client, téléphone, prestation (liste déroulante), professionnel (liste déroulante), remise, statut (prévu, venu, annulé, absent).
Prix et heure de fin calculés
Comme la prestation est choisie dans une liste, la durée et le prix se récupèrent tout seuls :
=RECHERCHEV(E2;Prestations!A:C;2;FAUX) pour la durée,
=RECHERCHEV(E2;Prestations!A:C;3;FAUX)*(1-G2) pour le prix après remise (G2 en pourcentage).
L'heure de fin est l'heure de début plus la durée convertie : =C2+H2/1440, car une journée compte 1 440 minutes. Une coupe femme commençant à 14 h 00 se termine donc à 15 h 00, et la couleur de 15 h 00 se termine à 16 h 30.
Détecter les chevauchements
C'est la formule la plus utile du classeur. Deux rendez-vous d'un même professionnel se chevauchent si le premier commence avant la fin du second et finit après son début. En Excel, avec la date en A, le début en C, la fin en I, le professionnel en F :
=SI(NB.SI.ENS($A$2:$A$500;A2;$F$2:$F$500;F2;$C$2:$C$500;"<"&I2;$I$2:$I$500;">"&C2)>1;"Chevauchement";"")
Le « > 1 » vient du fait que le rendez-vous se compte lui-même. Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour colorer la ligne en rouge : la double réservation saute aux yeux dès la saisie, et non quand les deux clients sont devant la porte.
Le planning du jour
La vue la plus consultée est celle de la journée : on saisit une date, et l'on voit les rendez-vous par ordre d'heure avec les téléphones des clients (pour prévenir d'un retard, par exemple). Avec Excel récent, FILTRE puis TRIER le font très bien :
=TRIER(FILTRE(B2:H500;A2:A500=B1);1)
où B1 contient la date choisie.
Du planning aux chiffres
Une fois les rendez-vous enregistrés, quelques synthèses valent le détour :
- Chiffre d'affaires : uniquement pour les rendez-vous au statut « Venu ». Une annulation ou une absence ne rapporte rien.
=SOMME.SI(J:J;"Venu";H:H). - Par professionnel et par prestation :
SOMME.SI.ENSselon le critère voulu. - Panier moyen : chiffre d'affaires divisé par le nombre de rendez-vous honorés.
- Part de rendez-vous manqués : absences et annulations de dernière minute divisées par le total.
Exemple. 80 rendez-vous dans le mois, 68 honorés, 12 manqués : 15 % de rendez-vous perdus. Si le panier moyen est de 42 €, cela représente environ 504 € de chiffre d'affaires évaporé. Un rappel par SMS la veille réduit souvent ce chiffre, à vous de le tester.
Erreurs fréquentes
- Noter l'heure en texte (« 14h30 ») au lieu d'une vraie heure : Excel ne peut pas la calculer.
- Oublier de mettre à jour le statut : le chiffre d'affaires comprend alors des rendez-vous qui n'ont pas eu lieu.
- Ne pas prévoir de temps de battement entre deux clients.
- Modifier le prix d'une prestation et fausser l'historique : créez une nouvelle ligne de prestation.
Un modèle de prise de rendez-vous
Le modèle de prise de rendez-vous pour salon, indépendant et studio est un fichier payant qui s'appuie sur cette méthode. La feuille « Référentiels » contient les prestations (durée, prix) et les professionnels. La feuille « Rendez-vous » gère jusqu'à 1 500 rendez-vous avec date, heure, client, téléphone, prestation, professionnel, remise, statut et paiement, et contrôle les chevauchements. La feuille « Jour » affiche le planning du jour choisi par ordre d'heure avec les téléphones des clients.
La « Synthèse » présente le chiffre d'affaires par professionnel, prestation et mois, le panier moyen, la part de rendez-vous manqués et un graphique. Le fichier prend en charge jusqu'à 15 professionnels et 20 prestations, fonctionne sans macros avec Excel 2007 et versions ultérieures ou LibreOffice, et est en français. Il convient aux coiffeurs et barbiers, aux studios de manucure et de massage, aux photographes, aux répétiteurs et aux indépendants. Ce n'est pas un logiciel de comptabilité. Seuls les rendez-vous « Venu » comptent dans le chiffre d'affaires.
FAQ
Excel peut-il envoyer des rappels aux clients ?
Pas tout seul. Le planning du jour affiche les numéros de téléphone : il reste à envoyer le rappel vous-même, par SMS ou par appel, la veille.
Comment gérer les clients qui ne viennent pas ?
Notez le statut « Absent » plutôt que de supprimer la ligne. Au bout de quelques mois, vous saurez qui annule souvent et pourrez adapter vos conditions (acompte, par exemple).
Peut-on utiliser le même fichier à deux ?
Oui, mais pas en même temps : placez le fichier dans un dossier partagé et convenez que une seule personne le modifie à la fois, sinon vous risquez de créer des copies divergentes.
Quelle est la meilleure façon de saisir les créneaux ?
Choisissez un pas constant (par exemple 15 minutes) et saisissez les heures au même format. Les calculs de fin et de chevauchement seront ensuite fiables.
