Suivi des cours particuliers sous Excel : séances, paiements et soldes élèves

Donner des cours particuliers, c'est bien souvent un emploi du temps fragmenté : des élèves à différents tarifs, des cours annulés au dernier moment, des paiements en espèces, par virement ou groupés à la fin du mois. Quelques semaines plus tard, il devient difficile de répondre à une question pourtant simple : cet élève me doit-il quelque chose ?

Voici une méthode qui tient dans un classeur Excel et fait gagner un temps précieux à la fin de chaque mois. Elle vaut pour un professeur de maths, de musique, de langues, un coach ou un orthophoniste.

Les deux journaux indispensables

Le journal des cours. Une ligne par séance : date, élève, durée en minutes, statut du cours (effectué, annulé tardivement, annulé par l'élève à l'avance, annulé par vous, séance d'essai), matière.

Le journal des paiements. Une ligne par versement : date, élève, montant, mode de paiement.

Ajoutez une fiche élève : nom, contacts, tarif horaire (par heure de 60 minutes). Chaque élève peut avoir son propre tarif : un tarif de groupe, un tarif de préparation d'examen, un tarif réduit pour un frère et une sœur.

Calculer le prix d'une séance

La formule générale est : tarif horaire × durée / 60 × pourcentage facturé selon le statut. Ce pourcentage est ce qui rend le système souple : une séance effectuée est facturée à 100 %, une annulation faite à l'avance à 0 %, une annulation tardive à 100 % (si vos conditions le prévoient), une séance d'essai à 0 %.

Avec le tarif de l'élève en E2, la durée en minutes en C2 et le pourcentage en F2 :

=E2*C2/60*F2

Les pourcentages sont dans une petite table « Statuts », que l'on interroge avec RECHERCHEV. Vous pouvez ainsi changer votre politique d'annulation en modifiant un seul chiffre.

Exemple. Un élève à 30 € de l'heure suit une séance de 90 minutes : 30 × 90 / 60 = 45 €. S'il annule le matin même, et que votre politique prévoit la facturation à 100 %, la séance coûte 45 €. Si votre politique prévoit 50 %, elle coûte 22,50 €. Ces conditions doivent être annoncées aux familles dès le premier cours.

Le solde élève : dette ou avance

Pour chaque élève, additionnez ce que vous avez facturé et ce qu'il a payé :

• facturé : =SOMME.SI(Cours!B:B;A2;Cours!G:G)
• payé : =SOMME.SI(Paiements!B:B;A2;Paiements!C:C)
• solde : payé moins facturé

Un solde négatif est une dette de l'élève ; un solde positif est une avance. L'avance, justement, se traduit en cours : si l'élève a versé 200 € d'avance et que la séance coûte 45 €, il a payé environ 4 cours (=ENT(solde/45)). Cette indication aide à savoir quand demander un nouveau règlement.

Un feu tricolore sur le solde ne coûte rien : rouge pour une dette, vert pour une avance ou zéro. Un coup d'œil suffit avant de partir chez un élève.

Mesurer son activité

Au-delà des soldes, ce journal permet de répondre à des questions utiles :

• Revenus par mois : facturé et encaissé sont deux chiffres différents. L'écart entre eux est ce qu'on vous doit.
• Heures données : =SOMME.SI.ENS(C:C;A:A;">="&DATE(2026;10;1);A:A;"<="&DATE(2026;10;31))/60.
• Panier moyen : revenu mensuel divisé par le nombre de séances.
• Répartition par matière : indique ce qui fait vraiment vivre votre activité.

Si vous comptez 24 heures en octobre à 30 €, cela fait 720 € facturés. Si seuls 600 € sont encaissés, 120 € restent à relancer. Voilà une information difficile à voir dans un carnet.

Erreurs fréquentes

• Ne pas fixer de règle d'annulation par écrit : les discussions se multiplient.
• Oublier une séance parce qu'elle a été déplacée : notez-la au moment où elle se passe, pas le week-end.
• Confondre facturé et encaissé dans le bilan de fin d'année.
• Mélanger les tarifs de plusieurs élèves dans une seule formule : le tarif appartient à l'élève.

Un modèle pour professeur indépendant

Le modèle de suivi des cours particuliers et des paiements est un fichier payant qui contient cette organisation. La feuille « Listes » regroupe les matières, les statuts de cours avec pourcentage facturé (annulation tardive, essai, etc.), les formats et les modes de paiement. La feuille « Élèves » gère jusqu'à 40 élèves avec tarif, contacts, nombre de cours, facturé, payé, solde et feu tricolore de règlement. Les feuilles « Cours » et « Paiements » sont des journaux de 2 000 et 1 000 lignes.

La « Synthèse » présente les revenus par mois (facturé et encaissé), les heures, le panier moyen, la répartition par matière et des graphiques. Le solde indique aussi le nombre de cours couverts par l'avance. Le fichier est en français, sans macros, compatible Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, avec un tableau vierge et un exemple rempli. Il ne calcule pas les impôts : établissez vos factures et vos déclarations selon les règles de votre statut.

FAQ

Faut-il facturer les annulations de dernière minute ?

C'est une décision personnelle, mais elle doit être annoncée à l'avance. Beaucoup de professeurs facturent la séance si l'annulation intervient moins de 24 heures avant. L'important est la clarté et la constance.

Vaut-il mieux faire payer à la séance ou au mois ?

Le paiement au mois (ou par forfait) simplifie la gestion et lisse vos revenus. Le paiement à la séance convient aux élèves occasionnels. Le tableau gère les deux, puisqu'il suit les séances et les versements séparément.

Comment suivre un cours à deux élèves ?

Le plus simple est de créer une ligne par élève pour la même séance, avec le tarif de chacun. Vous retrouvez ainsi des soldes individuels.

Que faire d'un élève qui arrête ?

Vérifiez que son solde est à zéro, puis marquez-le comme inactif. Conservez ses lignes pour garder l'historique de vos revenus.