KHIZHNYAKOVRegistre des contrats sur Excel : suivre les échéances et les paiements
Registre des contrats avec suivi des échéances et des paiements — modèle Excel — Voir le modèle →
Un contrat de maintenance reconduit tacitement, un bail qui arrive à terme, un abonnement qui continue d'être prélevé alors qu'on ne s'en sert plus : ces oublis coûtent cher et ils viennent presque toujours du même défaut, l'absence d'une liste unique.
Un registre des contrats tient dans un classeur Excel. L'idée est de rassembler tous les contrats dans un tableau, de calculer automatiquement la date d'alerte et le solde à payer, et de visualiser ce qui demande une action.
Les colonnes du registre
| Colonne | Rôle |
|---|---|
| N° | Identifiant unique du contrat |
| Type | Prestation, fourniture, location, assurance |
| Contrepartie | Nom du fournisseur ou du client |
| Responsable | La personne qui suit le contrat |
| Début / Fin | Dates, ou « indéterminé » |
| Reconduction | Tacite, expresse, aucune |
| Montant | Avec indication HT ou TTC |
| Payé / Solde | Calculés |
| Alerte | Calculée |
Utilisez des listes déroulantes (Données puis Validation des données) pour le type, la contrepartie et le responsable : vos filtres et vos synthèses resteront propres.
Calculer les échéances et les alertes
Fixez un nombre de jours d'alerte dans une cellule de paramètres, par exemple 60 en H1. La formule d'alerte, avec la date de fin en F2 :
=SI(F2="indéterminé";"Sans échéance";SI(F2<AUJOURDHUI();"Échu";SI(F2-AUJOURDHUI()<=$H$1;"Échéance proche";"En cours")))
Une mise en forme conditionnelle vert, orange, rouge donne le fameux feu tricolore : vert pour « En cours », orange pour « Échéance proche », rouge pour « Échu ».
Pour obtenir la liste des contrats qui arrivent à échéance sans macro, ajoutez une colonne « Jours restants » (=F2-AUJOURDHUI()) et triez le tableau sur cette colonne, ou filtrez sur l'alerte.
TVA, paiements et solde
Précisez dans chaque ligne si le montant est hors taxe ou toutes taxes comprises. Si vous saisissez le montant HT :
=D2*(1+Taux)
Le taux de TVA dépend de la nature de la prestation : placez-le dans une cellule de paramètres et vérifiez la valeur en vigueur.
Créez ensuite une feuille « Paiements » avec trois colonnes : numéro du contrat, date, montant. Le payé et le solde se calculent ainsi :
- payé :
=SOMME.SI(Paiements!$A:$A;A2;Paiements!$C:$C) - solde :
=E2-G2
Exemple chiffré
Contrat de maintenance n° 12, 6 000 € TTC pour l'année, fin au 30 septembre. Paiements enregistrés : 1 500 € en janvier, 1 500 € en avril. Payé : 3 000 €, solde : 3 000 €. Au 1er octobre, si le contrat est échu et le solde toujours de 3 000 €, la ligne devient un impayé à traiter. Si au contraire vous avez payé 6 500 €, le solde de −500 € signale un trop-perçu à vérifier.
Les erreurs les plus fréquentes
- Ne saisir que la date de fin et oublier le préavis de résiliation : ajoutez une colonne « Date limite de résiliation ».
- Mélanger HT et TTC dans la même colonne.
- Un registre par personne : un seul fichier, un seul responsable de sa mise à jour.
- Ne pas archiver : conservez les contrats terminés dans le registre, avec un statut, plutôt que de les supprimer.
Modèle de registre des contrats prêt à l'emploi
Le modèle Registre des contrats est un fichier Excel payant, sans macros ni liaisons externes, compatible avec Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice. Il est en français.
- Paramètres : taux de TVA, régime de TVA, nombre de jours avant l'alerte, listes des types, des contreparties et des responsables.
- Registre : jusqu'à 300 contrats, avec durée (date ou « indéterminé »), montant, TVA incluse ou en sus, reconduction, responsable, payé, solde, impayés, alertes et feu tricolore.
- Paiements : jusqu'à 1 500 paiements rattachés au numéro du contrat.
- À échéance : liste des contrats dont l'échéance approche, triée par urgence.
- Synthèse : par type et par contrepartie, top 10 des soldes et graphique des échéances par mois.
Le taux de TVA est un paramètre modifiable : vérifiez la valeur en vigueur. Le modèle s'adresse aux juristes, aux acheteurs, aux comptables, aux responsables de petites structures et aux entrepreneurs individuels.
FAQ
Comment saisir un contrat sans date de fin ?
Écrivez « indéterminé » dans la colonne de fin. La formule d'alerte doit gérer ce cas, sinon Excel tentera de comparer un texte à une date.
Quel délai d'alerte choisir ?
Il dépend du préavis de résiliation de vos contrats. Sur des contrats annuels avec trois mois de préavis, 90 jours est un bon réglage.
Faut-il scanner les contrats ?
C'est recommandé. Ajoutez une colonne « Emplacement » avec le nom du dossier ou du fichier, pour retrouver le document en quelques secondes.
Qui doit mettre à jour le registre ?
Une personne désignée, qui reçoit chaque contrat signé et chaque facture. Une revue mensuelle de dix minutes suffit à garder le tableau fiable.
