KHIZHNYAKOVSuivi des échéances dans Excel : le registre à feu tricolore
Suivi des échéances « feu tricolore » : demandes, documents, tâches — Modèle Excel — Télécharger gratuitement →
Une demande de la direction arrive un lundi avec « réponse sous huit jours ». Un courrier recommandé doit être traité dans le mois. Une tâche d'équipe est promise « pour la fin de semaine ». Chacune de ces échéances vit dans un e-mail ou un cahier, et le jour où l'on s'aperçoit qu'une d'elles est dépassée, il est déjà trop tard.
Un registre d'échéances dans Excel remet de l'ordre : on saisit la date de réception et le délai, la date limite se calcule seule, et un code couleur dit en un coup d'œil ce qui est en retard, ce qui est urgent et ce qui peut attendre. Voici comment le construire.
Les colonnes du registre
Une ligne par demande ou document, avec :
- un numéro et un intitulé ;
- le responsable ;
- la date de réception ;
- le délai (en jours calendaires ou ouvrés) ;
- la date limite (calculée) ;
- la date de réalisation (vide tant que ce n'est pas terminé) ;
- le statut (calculé).
Pour les cas où l'échéance est imposée par une date précise (« avant le 15 »), prévoyez une colonne « OU échéance : date précise » qui l'emporte sur le délai.
Calculer la date limite
En jours calendaires, c'est une simple addition : =C2+D2. En jours ouvrés, utilisez SERIE.JOUR.OUVRE, qui saute les week-ends et une liste de jours fériés :
=SERIE.JOUR.OUVRE(C2;D2;Jours_feries)
Le jour de réception n'est pas compté : une demande reçue un lundi avec cinq jours ouvrés est due le lundi suivant. Combinez les deux cas dans une seule formule :
=SI(F2<>"";F2;SI(E2="Ouvrés";SERIE.JOUR.OUVRE(C2;D2;Jours_feries);C2+D2))
où F2 contient la date précise éventuelle.
Le statut et les couleurs
La logique du feu tricolore tient en trois règles :
| Couleur | Situation | Règle |
|---|---|---|
| Rouge | En retard | date limite dépassée, tâche non terminée |
| Jaune | Échéance imminente | date limite dans les N jours à venir |
| Vert | Marge disponible | au-delà du seuil |
La formule de statut :
=SI(H2<>"";"Terminé";SI(G2<AUJOURDHUI();"En retard";SI(G2-AUJOURDHUI()<=Seuil;"Imminent";"Dans les délais")))
Placez le seuil de la « zone jaune » (par exemple 3 jours) dans une cellule de paramètres. Puis appliquez une mise en forme conditionnelle sur toute la ligne : =$I2="En retard" en rouge, =$I2="Imminent" en jaune, et ainsi de suite.
Un exemple chiffré
Nous sommes le 12 mars. Trois demandes en cours :
| Demande | Reçue le | Délai | Échéance | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Rapport d'activité | 3 mars | 5 j ouvrés | 10 mars | En retard |
| Réponse au fournisseur | 9 mars | 5 j ouvrés | 16 mars | Imminent (seuil de 3 jours) |
| Mise à jour du site | 10 mars | 15 j calendaires | 25 mars | Dans les délais |
Le tableau trie les lignes par statut et vous donne la liste des priorités de la matinée. Pour tester un statut à une date donnée (par exemple avant une réunion de lundi), prévoyez une cellule « Calculer à la date » : si elle est vide, la formule utilise AUJOURDHUI(), sinon la date saisie.
Un tableau de synthèse par responsable
Pour savoir qui est surchargé, comptez par responsable : total (NB.SI), terminées, en cours, en retard (NB.SI.ENS) et pourcentage réalisé dans les délais. Avec 20 demandes pour Alice dont 17 terminées à temps, le taux est de 85 %. Ce n'est pas un classement à sanctionner, mais un outil pour rééquilibrer la charge.
Les erreurs à éviter
- Ne jamais renseigner la date de réalisation : une demande terminée mais non saisie reste « en retard » indéfiniment.
- Oublier les jours fériés : les délais en jours ouvrés seraient trop courts.
- Oublier de saisir une demande dès sa réception : le registre ne vaut que ce qu'on y met.
- Choisir une zone jaune trop large : si tout est jaune, rien ne l'est.
- Compter le jour de réception : définissez la règle une fois et appliquez-la partout.
Le modèle gratuit « feu tricolore »
Le modèle « Suivi des échéances feu tricolore » est gratuit. Il fonctionne sans macros ni liens externes sous Excel 2007 et versions ultérieures et sous LibreOffice, en français.
- « Registre » : jusqu'à 500 lignes ; le délai se définit en jours calendaires, en jours ouvrés ou par une date précise, qui l'emporte sur le nombre de jours.
- « Jours fériés » : jours non travaillés 2026 et 2027, liste modifiable pour le calcul des jours ouvrés. Les reports de samedis travaillés ne sont pas pris en compte ; vérifiez la liste avec le calendrier officiel en vigueur.
- « Paramètres » : responsables (liste déroulante), seuil de la « zone jaune » et mode « calculer à la date » (aujourd'hui ou date manuelle).
- « Synthèse » : par responsable, total, terminé, en cours, en retard et pourcentage réalisé dans les délais ; les 10 plus en retard ; graphiques.
Il s'adresse aux responsables de service, secrétaires, chargés de suivi et assistants.
FAQ
Quelle différence entre jours ouvrés et jours ouvrables ?
Les jours ouvrés sont ceux où l'entreprise travaille effectivement, souvent du lundi au vendredi. Les jours ouvrables comprennent tous les jours sauf le dimanche et les jours fériés chômés, samedi inclus. Choisissez la règle qui correspond à vos documents de référence.
Comment gérer une demande qui change d'échéance ?
Modifiez la date précise ou le délai, et notez le motif dans une colonne de commentaires. Gardez l'échéance initiale visible si vous souhaitez mesurer les retards d'origine.
Peut-on partager le registre à plusieurs ?
Oui, mais une seule personne devrait mettre à jour le fichier à la fois. Pour des modifications simultanées, un outil en ligne est plus adapté.
Comment limiter la zone jaune à ce qui est vraiment urgent ?
Choisissez un seuil d'environ un quart de votre délai habituel : 2 jours pour des délais de 8, 5 jours pour des délais de 20. Ajustez ensuite à l'usage.
