KHIZHNYAKOVSuivre le matériel informatique et son affectation aux salariés avec Excel
Suivi du matériel de bureau et des affectations aux salariés — modèle Excel — Voir le modèle →
Dans une petite structure, le matériel s'accumule sans qu'on y prête attention : ordinateurs portables, écrans, téléphones, imprimantes. Un jour, un salarié part, et personne ne sait s'il a rendu son portable. Un autre jour, une machine tombe en panne et l'on cherche la facture pour vérifier si la garantie court encore.
Pas besoin d'un logiciel de gestion de parc pour s'en sortir. Un registre bien tenu dans Excel suffit. Voici comment le monter, avec une astuce centrale : ne jamais écrire à la main « qui détient quoi », mais le déduire d'un journal de mouvements.
Ce que doit contenir le registre
Une ligne par équipement, avec ces champs :
| Champ | Pourquoi |
|---|---|
| Numéro d'inventaire | Votre propre identifiant, unique (ex. PC-014) |
| Type | Ordinateur, écran, téléphone, etc. |
| Modèle et numéro de série | Pour le SAV et en cas de vol |
| Date d'achat et valeur | Pour l'assurance et la comptabilité |
| Fin de garantie | Pour agir à temps |
| État | Neuf, bon, à réparer |
Le numéro d'inventaire est le pivot de tout. Collez une étiquette physique portant ce numéro sur chaque appareil : vous pourrez le retrouver en quelques secondes.
Le journal des mouvements : la vraie astuce
Plutôt que d'écrire « Marie » dans une colonne « Détenteur », tenez un second tableau : chaque fois que le matériel change de main, on ajoute une ligne avec la date, le numéro d'inventaire, le type d'opération (remise, transfert, retour au stock) et le salarié concerné. Le détenteur actuel est simplement la dernière ligne pour ce numéro.
Cela présente deux avantages : vous gardez tout l'historique, et vous ne pouvez plus « oublier » de mettre à jour une cellule, puisque vous ajoutez au lieu d'écraser.
Dans Excel, pour retrouver la date de la dernière opération d'un équipement (numéro en A2, journal en feuille Mouvements) :
=MAX.SI.ENS(Mouvements!A:A;Mouvements!B:B;A2)
Si votre version d'Excel ne propose pas MAX.SI.ENS, utilisez AGREGAT(14;6;Mouvements!A:A/(Mouvements!B:B=A2);1). Puis récupérez le nom du salarié correspondant avec INDEX et EQUIV sur cette date. Si la dernière opération est un retour à l'entrepôt, l'appareil est considéré comme en stock.
Le feu tricolore de la garantie
Avec la date de fin de garantie en F2, voici un statut lisible :
=SI(F2<AUJOURDHUI();"Expirée";SI(F2-AUJOURDHUI()<=60;"Expire bientôt";"Sous garantie"))
Puis une mise en forme conditionnelle : rouge pour « Expirée », jaune pour « Expire bientôt ». Le seuil de 60 jours est un exemple, adaptez-le au temps dont vous avez besoin pour faire jouer une garantie ou racheter du matériel.
Exemple chiffré : la valeur par service
Vous avez 12 ordinateurs achetés 900 € en moyenne, 15 écrans à 180 € et 8 téléphones à 350 €. Total : 12 × 900 + 15 × 180 + 8 × 350 = 10 800 + 2 700 + 2 800 = 16 300 €. Avec une colonne Service, SOMME.SI donne la valeur par service :
=SOMME.SI(D:D;"Comptabilité";E:E)
C'est utile pour l'assurance, pour préparer un budget de renouvellement ou pour répondre à un contrôle.
Erreurs fréquentes
- Deux équipements avec le même numéro d'inventaire : activez la validation de données ou la mise en forme conditionnelle pour repérer les doublons (
NB.SI(A:A;A2)>1). - Modifier l'ancien détenteur au lieu d'ajouter une ligne : vous perdez l'historique.
- Oublier de noter le numéro de série : relevez-le dès le déballage.
- Ne jamais faire l'inventaire physique : une fois par an, comparez le tableau à la réalité.
Un modèle de suivi prêt à l'emploi
Le modèle de suivi du matériel de bureau, payant, suit exactement cette logique. La feuille « Listes » regroupe types de matériel, services, salariés et paramètres. Le « Registre » accueille jusqu'à 300 unités avec numéros d'inventaire et de série, modèle, date d'achat, valeur, garantie et état ; l'affectation et le feu tricolore de garantie se calculent seuls. La feuille « Mouvements » enregistre jusqu'à 1 000 opérations (remise, transfert, retour à l'entrepôt) avec contrôle des saisies.
La « Synthèse » donne la quantité et la valeur par type, par service et par salarié, avec un graphique. La « Fiche salarié » permet de choisir un nom et de voir ce qui lui est affecté, la valeur et l'historique, dans une feuille facile à imprimer. L'alerte de garantie se règle dans les paramètres (60 jours par défaut). Le fichier fonctionne sans macros avec Excel 2007 et versions ultérieures et LibreOffice, est en français et comprend un tableau vierge et un exemple rempli. C'est un outil de suivi, qui ne remplace pas les procès-verbaux de remise.
FAQ
Faut-il faire signer un document lors de la remise d'un ordinateur ?
C'est une bonne pratique, car cela clarifie les responsabilités. Le tableau garde la trace de l'affectation, mais il ne remplace pas une décharge signée.
Comment gérer le matériel personnel utilisé au travail ?
Ne le mélangez pas avec le parc de l'entreprise. Si vous devez le suivre, ajoutez un état ou un type « Personnel » pour qu'il n'entre pas dans les valeurs.
Que faire quand un salarié quitte l'entreprise ?
Vérifiez sa fiche : tout ce qui lui est affecté doit être rendu et enregistré en « retour à l'entrepôt ». C'est le moment idéal pour contrôler l'état du matériel.
À partir de combien d'appareils un registre devient-il utile ?
Dès une dizaine d'équipements de valeur, la mémoire ne suffit plus. Plus tôt vous commencez, moins l'inventaire initial est pénible.
