Cara Melakukan Stok Opname di Excel: Selisih, Rekonsiliasi, dan Berita Acara

Stok opname, yaitu pencocokan jumlah barang menurut pembukuan dengan jumlah fisik di gudang atau toko, biasanya dihindari bukan karena sulit menghitung barang, melainkan karena pekerjaan administratifnya: menyusun daftar, mencari selisih satu per satu, menulis lembar rekonsiliasi, lalu menyusun berita acara dengan total dan tanda tangan tim.

Sebagian besar pekerjaan itu bisa diserahkan ke Excel. Anda mengisi dua angka per barang, yaitu jumlah menurut pembukuan dan jumlah hasil hitung fisik, dan rumus mengerjakan sisanya. Artikel ini menjelaskan strukturnya, rumus selisih, contoh dengan angka, dan kesalahan umum yang membuat hasil stok opname diragukan.

Persiapan sebelum menghitung

1. Tentukan tanggal dan tim. Catat tanggal pelaksanaan, anggota tim, dan penanggung jawab aset.
2. Hentikan pergerakan barang selama penghitungan, atau catat semua transaksi yang terjadi agar bisa disesuaikan.
3. Ambil data pembukuan pada tanggal yang sama, lengkap dengan kode barang, satuan, dan harga.
4. Siapkan lembar hitung yang dicetak atau dibagikan ke tim agar penghitung tidak melihat angka pembukuan (penghitungan buta mengurangi bias).

Struktur daftar inventaris

Satu baris untuk satu barang:

Rumus selisih

Selisih unit adalah fisik dikurangi pembukuan. Hanya hitung bila jumlah fisik sudah diisi, sehingga barang yang belum diperiksa tidak dianggap hilang:

```

=IF(F2="","",F2-E2)

=IF(G2="","",G2*D2)

```

Hasil positif berarti kelebihan, hasil negatif berarti kekurangan. Kolom keterangan bisa diisi otomatis:

```

=IF(G2="","",IF(G2>0,"Kelebihan",IF(G2<0,"Kekurangan","Sesuai")))

```

Total dan persentase selisih

Total nilai pembukuan dan nilai fisik dihitung dengan SUMPRODUCT:

```

=SUMPRODUCT(D2:D500,E2:E500)

=SUMPRODUCT(D2:D500,F2:F500)

```

Total kelebihan dan kekurangan dipisahkan dengan SUMIF:

```

=SUMIF(H2:H500,">0")

=SUMIF(H2:H500,"<0")

```

Persentase selisih dihitung dari selisih bersih dibanding nilai pembukuan.

Contoh hitungan

Misalkan tiga barang diperiksa:

Kekurangan Rp110.000, kelebihan Rp120.000, selisih bersih +Rp10.000. Nilai bersih kecil tidak berarti semuanya beres: kekurangan dan kelebihan tetap perlu ditelusuri karena bisa jadi akibat salah catat atau barang tertukar.

Lembar rekonsiliasi: hanya yang berselisih

Dokumen yang dibaca pimpinan sebaiknya memuat hanya barang yang berselisih. Anda bisa memfilter kolom selisih bukan nol, atau di Excel 365 memakai fungsi FILTER:

```

=FILTER(A2:I500,G2:G500<>0)

```

Di versi lama, gunakan AutoFilter atau kolom bantu yang memberi nomor urut hanya pada baris berselisih, lalu tarik dengan INDEX dan MATCH.

Berita acara

Berita acara memuat: dasar pelaksanaan (surat tugas atau keputusan), tanggal, susunan tim, total menurut pembukuan dan fisik, jumlah kelebihan dan kekurangan, serta kolom tanda tangan. Yang paling penting adalah angkanya bisa ditelusuri ke daftar inventaris.

Kesalahan yang sering terjadi

1. Satuan tidak seragam, misalnya pembukuan dalam dus dan hitungan fisik dalam pcs.
2. Barang belum diperiksa dianggap nol, sehingga selisihnya membengkak.
3. Transaksi selama penghitungan tidak dicatat.
4. Selisih tidak ditindaklanjuti. Stok opname hanya berguna bila penyebab selisih dicari dan pembukuan diperbaiki.

Templat stok opname Excel

Kalau Anda ingin langsung memakai, templat Stok Opname menyiapkan semuanya dengan rumus biasa, tanpa makro, di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice. Templat ini berbayar. Isinya:

• Data Umum: organisasi, surat keputusan, tanggal, tim, dan penanggung jawab aset.
• Daftar Inventaris: hingga 500 item dengan jumlah pembukuan dan jumlah fisik.
• Rekonsiliasi: hanya item yang berselisih, hingga 100 baris, siap dicetak.
• Hasil: total menurut pembukuan dan fisik, kelebihan dan kekurangan, persentase selisih, dan tanda tangan.

Pemeriksaan bisa dilakukan bertahap: item yang belum punya jumlah fisik tidak masuk selisih, dan di lembar Hasil terlihat berapa yang tersisa. Perlu diingat, ini formulir kerja yang mengikuti contoh umum, bukan formulir resmi. Cocok untuk petugas umum, petugas gudang, akuntan, dan ketua tim stok opname.

FAQ

Seberapa sering stok opname sebaiknya dilakukan?

Tergantung jenis usaha. Umumnya sekali atau dua kali setahun untuk keseluruhan barang, dengan penghitungan sampel yang lebih sering untuk barang bernilai tinggi.

Berapa selisih yang bisa ditoleransi?

Tidak ada angka baku. Tetapkan kebijakan internal, lalu telusuri setiap selisih yang melampaui batas itu.

Bolehkah penghitung melihat angka pembukuan?

Sebaiknya tidak. Penghitungan buta lebih objektif karena penghitung tidak terdorong menyesuaikan hasil.

Apakah Excel cukup untuk 500 item atau lebih?

Untuk ratusan item, ya. Ribuan item dengan banyak lokasi biasanya lebih cocok dikerjakan di sistem inventaris.