Cara Membuat Surat Penawaran Harga di Excel yang Rapi dan Cepat

Di banyak usaha kecil, surat penawaran dibuat dengan menyalin dokumen lama dan mengganti beberapa angka. Cara ini cepat sampai suatu hari harga lama ikut terbawa, total tidak cocok, atau nama pelanggan sebelumnya lupa diganti. Akibatnya, pelanggan melihat kesan kurang profesional, dan Anda harus menarik penawaran.

Dengan Excel, surat penawaran bisa disusun dari data, bukan disalin dari dokumen. Harga disimpan di satu daftar, pelanggan di daftar lain, dan surat dibuat hanya dengan memasukkan nomor penawaran. Artikel ini menjelaskan strukturnya, rumus utama, dan contoh hitungan.

Empat tabel dasar

1. Data perusahaan: nama, kontak, rekening, syarat pembayaran, masa berlaku standar (misalnya 14 hari), dan tarif PPN.
2. Daftar harga: kode, nama barang atau jasa, satuan, dan harga.
3. Pelanggan: kode, nama, alamat, dan kontak.
4. Register penawaran dan item penawaran: register berisi satu baris per penawaran (nomor, tanggal, pelanggan, status), sementara item berisi baris-baris barang atau jasa per nomor penawaran.

Pemisahan register dan item penting karena satu penawaran bisa berisi banyak baris.

Mengambil harga dari daftar

Di tabel item, Anda hanya mengisi nomor penawaran, kode barang, dan jumlah. Nama, satuan, dan harga diambil otomatis dengan VLOOKUP:

```

=VLOOKUP(B2,DaftarHarga!$A$2:$D$200,4,FALSE)

```

Total baris dihitung dengan jumlah x harga, dikurangi diskon jika ada:

```

=C2*D2*(1-E2)

```

Jika harga diubah di daftar, penawaran baru otomatis memakai harga baru, sementara penawaran lama sebaiknya dikunci (salin sebagai nilai) agar tidak berubah mundur.

Total, PPN, dan masa berlaku

Total sebelum pajak dengan SUMIF berdasarkan nomor penawaran:

```

=SUMIF(Item!$A:$A,A2,Item!$F:$F)

```

PPN dan total akhir:

```

=B2*tarif_PPN

=B2+C2

```

Gunakan tarif PPN dari lembar data perusahaan dan sesuaikan dengan ketentuan yang berlaku pada usaha Anda. Masa berlaku dihitung dari tanggal penawaran ditambah jumlah hari:

```

=A2+Hari

```

Contoh hitungan

Penawaran untuk sebuah kantor:

Subtotal Rp16.500.000. Dengan diskon 5% untuk seluruh penawaran, potongannya Rp825.000, sehingga dasar Rp15.675.000. PPN 11% (sekadar contoh tarif) = Rp1.724.250. Total Rp17.399.250. Jika tanggal penawaran 2 Maret dan masa berlaku 14 hari, penawaran berlaku sampai 16 Maret.

Status dan konversi

Beri setiap penawaran status: Draf, Terkirim, Diterima, atau Ditolak. Dari register Anda bisa mengukur:

• Jumlah dan nilai penawaran per status dengan COUNTIF dan SUMIF.
• Konversi: penawaran diterima dibagi penawaran terkirim.
• Penawaran kedaluwarsa: status "Terkirim" dengan masa berlaku yang sudah lewat, dengan rumus =AND(D2="Terkirim",F2<TODAY()).

Penawaran kedaluwarsa adalah daftar tindak lanjut Anda: hubungi pelanggan, perpanjang, atau tutup.

Tampilan cetak A4

Buat lembar "Penawaran" yang menarik data berdasarkan nomor yang diketik di satu sel. Kop perusahaan, data pelanggan, tabel barang, total, syarat pembayaran, dan masa berlaku semua diambil dengan rumus. Atur area cetak dan skala satu halaman lebar supaya hasil cetak atau PDF rapi.

Kesalahan yang sering terjadi

1. Harga diketik manual di setiap penawaran sehingga mudah salah.
2. Penawaran lama berubah karena harga di daftar diperbarui.
3. Nomor penawaran ganda. Gunakan format berurut seperti 2026/03/001 dan periksa duplikat.
4. Tidak ada masa berlaku, padahal harga berubah dari waktu ke waktu.
5. Tidak ditindaklanjuti. Penawaran terkirim yang tidak dikejar sering terlupakan.

Templat surat penawaran harga

Kalau Anda ingin langsung memakai, templat Surat Penawaran Harga dan Daftar Harga menyiapkan semua bagian di atas dengan rumus biasa, tanpa makro, di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice. Templat ini berbayar. Isinya:

• Data Perusahaan: perusahaan, kontak, syarat pembayaran, jangka waktu, dan PPN.
• Daftar Harga dan Pelanggan: hingga 200 item dan 100 pelanggan.
• Register Penawaran dan Item Penawaran: hingga 300 penawaran dan 1500 item, dengan status Draf, Terkirim, Diterima, dan Ditolak.
• Penawaran: formulir cetak A4 berdasarkan nomor.
• Ringkasan: penawaran dan nilainya menurut status, konversi, kedaluwarsa, dan rata-rata nilai.

Diskon bisa diberikan per item maupun untuk seluruh penawaran. Cocok untuk tenaga penjualan, pelaku usaha perorangan, perusahaan kecil, freelancer, dan agensi.

FAQ

Berapa lama masa berlaku penawaran yang lazim?

Umumnya 7 sampai 30 hari, tergantung seberapa cepat harga bahan atau kurs berubah di bidang Anda.

Perlukah menyimpan PDF setiap penawaran?

Ya. Simpan PDF dengan nomor penawaran sebagai nama file agar bisa dilacak jika pelanggan menanyakannya kembali.

Bagaimana mengatur diskon yang berbeda per pelanggan?

Tambahkan kolom diskon di tabel item dan isi sesuai kesepakatan, atau berikan diskon untuk seluruh penawaran.

Apakah surat penawaran harus memakai kop resmi?

Sebaiknya ya. Cantumkan nama usaha, alamat, dan kontak agar surat tampak kredibel.