Cara Membuat Berita Acara Rekonsiliasi Saldo dengan Mitra di Excel

Setiap akhir kuartal, pelanggan atau pemasok mengirim daftar tagihan dan pembayaran versi mereka, dan angka akhirnya tidak sama dengan catatan Anda. Selisihnya mungkin kecil, tetapi menemukannya berarti membandingkan dua daftar baris demi baris. Pekerjaan membosankan ini mudah salah, apalagi bila dilakukan terburu-buru menjelang penutupan buku.

Excel bisa mengerjakan hampir seluruh pencocokan itu. Anda tinggal menyusun satu tabel dengan dua sisi, lalu rumus menandai di mana catatan berbeda.

Susun satu tabel dengan dua sisi

Setiap dokumen (faktur, pembayaran, retur) menjadi satu baris. Nilai versi Anda di sisi kiri, nilai versi mitra di sisi kanan.

Bila dokumen hanya ada di satu pihak, biarkan sisi lainnya kosong. Itulah yang akan terdeteksi sebagai selisih.

Rumus selisih dan hasil

Selisih adalah perbedaan nilai kedua sisi:

=(D2-E2)-(F2-G2)

Hasil rekonsiliasi dengan toleransi pembulatan (misalnya Rp1.000 yang disimpan di sel parameter):

=IF(ABS(H2)<=Parameter!$B$1,"Cocok",IF(AND(D2+E2>0,F2+G2=0),"Tidak ada di mitra",IF(AND(D2+E2=0,F2+G2>0),"Tidak ada di catatan kami","Beda nilai")))

Saldo berjalan, dimulai dari saldo awal di sel J1:

=J1+(D2-E2)

Untuk saldo menurut mitra, gunakan rumus yang sama dengan kolom F dan G.

Contoh dengan angka

Saldo awal kedua pihak: Rp0. Berikut tiga dokumen:

Saldo piutang menurut Anda: 15.000.000 + 8.400.000 - 10.000.000 = Rp13.400.000. Menurut mitra: 15.000.000 + 8.040.000 = Rp23.040.000. Selisih Rp9.640.000 terurai menjadi dua sebab: salah ketik angka di faktur 102 (Rp360.000) dan pembayaran yang belum tercatat di sisi mitra (Rp10.000.000), yakni 10.000.000 dikurangi 360.000. Dengan daftar selisih, Anda tidak lagi mencari jarum dalam tumpukan jerami; Anda tinggal menelepon mitra dengan dua pertanyaan yang spesifik.

Menyusun daftar selisih

Saring tabel pada kolom hasil dengan syarat selain "Cocok". Pada Excel 365:

=FILTER(A2:J500,I2:I500<>"Cocok")

Tambahkan petunjuk di kolom samping: "Periksa nomor dokumen", "Minta bukti bayar", "Cek tanggal akhir periode". Petunjuk seperti ini mempercepat pembicaraan dengan mitra.

Isi berita acara

Berita acara rekonsiliasi umumnya memuat identitas kedua pihak, nomor kontrak, periode, saldo awal, perputaran, saldo akhir, kalimat yang menyatakan siapa berutang kepada siapa, serta kolom tanda tangan. Kalimat utang dapat dibuat dengan rumus:

=IF(J500>0,"Saldo akhir: mitra berutang kepada kami sebesar Rp"&TEXT(J500,"#.##0"),IF(J500<0,"Saldo akhir: kami berutang kepada mitra sebesar Rp"&TEXT(-J500,"#.##0"),"Tidak ada saldo"))

Format dan isi berita acara tidak baku; sesuaikan dengan kebiasaan perusahaan dan permintaan mitra.

Kesalahan yang sering terjadi

• Membandingkan hanya total akhir. Selisih saling menutupi dan tidak terlihat. Bandingkan per dokumen.
• Beda tanggal pengakuan. Pembayaran 31 Maret versi Anda bisa tercatat 1 April di mitra. Tetapkan aturan akhir periode.
• Nomor dokumen diketik berbeda. Tulis seragam, tanpa spasi tambahan.
• Tidak menandatangani berita acara. Tanpa tanda tangan, rekonsiliasi hanya dokumen sepihak.

Templat siap pakai

Templat Excel berbayar ini menyediakan alur tersebut. «Data Para Pihak» menyimpan organisasi Anda, mitra, kontrak, periode, saldo awal kedua pihak, pemasok, toleransi perbandingan, dan penandatangan. «Transaksi» menampung hingga 500 dokumen dengan nilai Anda dan nilai mitra, selisih, hasil rekonsiliasi, dan saldo berjalan. «Daftar Selisih» memuat dokumen yang berbeda beserta petunjuk yang perlu diperiksa. «Berita Acara» adalah formulir cetak A4 dengan saldo akhir, kalimat utang, baris tanda tangan, dan daftar transaksi. «Ringkasan» menampilkan perputaran dan saldo kedua pihak, jumlah selisih, perputaran per bulan, dan dua grafik.

Berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro, berbahasa Indonesia. Bentuk berita acaranya tidak baku, jadi sesuaikan tampilannya dengan kebutuhan Anda.

FAQ

Seberapa sering sebaiknya rekonsiliasi dilakukan?

Umumnya per kuartal atau akhir tahun, dan lebih sering untuk mitra dengan transaksi besar. Semakin sering, semakin kecil tumpukan selisih.

Apa yang dilakukan bila selisih tidak ketemu?

Mintalah mitra mengirim rincian per dokumen, bukan hanya saldo. Tanpa rincian, pencocokan tidak mungkin dilakukan.

Perlukah toleransi selisih?

Biasanya ya, untuk selisih pembulatan kecil. Tentukan nilainya bersama mitra dan catat di berita acara.

Apakah berita acara ini bisa dipakai sebagai dokumen hukum?

Kekuatan hukumnya bergantung pada aturan setempat dan kesepakatan kedua pihak. Konsultasikan dengan penasihat Anda bila perlu.