Cara Membuat Daftar Kontrak di Excel dengan Pemantauan Masa Berlaku

Kontrak sewa kantor berakhir diam-diam, kontrak langganan diperpanjang otomatis padahal tidak lagi dipakai, dan pembayaran ke vendor tidak ada yang tahu sudah sampai mana. Ini terjadi ketika kontrak tersimpan di folder dan email yang berbeda-beda.

Daftar kontrak di Excel tidak perlu rumit. Dengan beberapa kolom dan empat rumus, Anda bisa melihat dalam satu layar kontrak mana yang segera berakhir dan mana yang pembayarannya belum beres.

Langkah 1. Kolom yang perlu ada

Gunakan dropdown (Data Validation) untuk jenis, rekanan, dan penanggung jawab agar tidak ada ejaan ganda.

Langkah 2. Nilai dengan PPN

Jika di kontrak PPN ditulis terpisah, nilai yang harus dibayar lebih besar. Misal nilai dasar Rp100.000.000, PPN 11% (periksa tarif yang berlaku):

=IF(F2="tambahan",E2*(1+PPN),E2)

Untuk nilai «termasuk», tidak ada tambahan. Hasil: Rp111.000.000 untuk yang bertipe «tambahan».

Langkah 3. Pembayaran di lembar terpisah

Satu kontrak bisa dibayar beberapa kali, jadi buat lembar «Pembayaran» dengan kolom nomor kontrak, tanggal, dan jumlah. Lalu di daftar:

=SUMIF(Pembayaran!$A:$A,A2,Pembayaran!$C:$C) untuk jumlah dibayar.

=G2-H2 untuk sisa tagihan.

Contoh: kontrak Rp111.000.000, sudah dibayar dua kali (Rp40.000.000 dan Rp30.000.000) — sisa tagihan Rp41.000.000. Bila sisa negatif, berarti pembayaran melebihi nilai kontrak dan perlu dicek.

Langkah 4. Tunggakan dan masa berlaku

Tunggakan hanya muncul bila masa berlaku sudah lewat tetapi sisa tagihan masih ada:

=IF(AND(ISNUMBER(D2),D2<TODAY()),I2,0)

Sisa hari: =IF(ISNUMBER(D2),D2-TODAY(),""). Kontrak tanpa batas diisi kata «tanpa batas», sehingga ISNUMBER menjaganya tidak ikut dihitung.

Tambahkan peringatan: =IF(sisa_hari<=60,"Segera berakhir","") dengan jumlah hari yang bisa diubah di sel parameter. Dari tiga status itu, buat lampu lalu lintas dengan Conditional Formatting: hijau aman, kuning mendekati batas, merah lewat.

Langkah 5. Daftar kontrak yang akan berakhir

Tambahkan lembar ringkas berisi kontrak yang berakhir dalam 60 hari, diurutkan dari yang paling dekat. Cara termudah: filter di tabel (AutoFilter) berdasarkan kolom peringatan, lalu urutkan menurut tanggal berakhir.

Contoh pemakaian sehari-hari

Bayangkan bagian pengadaan menerima pesan dari pemilik gedung bahwa sewa kantor akan naik. Dengan daftar ini Anda langsung melihat tanggal berakhir, nilai kontrak, dan berapa yang sudah dibayar, sehingga bisa mulai bernegosiasi sebelum tenggat. Tanpa daftar, informasi yang sama biasanya butuh setengah hari mencari di email dan lemari arsip.

Kebiasaan yang membantu

• Tentukan penanggung jawab. Kontrak tanpa pemilik jarang diperpanjang tepat waktu.
• Catat tanggal ingatan. Beri jarak cukup, mis. 60 hari, untuk negosiasi ulang.
• Simpan nomor kontrak yang sama di tabel pembayaran. Ejaan berbeda membuat SUMIF tidak menemukan apa-apa.
• Unggah naskah kontrak di tempat terpisah dan hanya catat lokasinya di kolom catatan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengetik tanggal sebagai teks sehingga rumus sisa hari menghasilkan galat.
• Tidak mencatat perpanjangan sebagai kontrak baru atau tidak memperbarui tanggal berakhir.
• Mencampur nilai dengan dan tanpa PPN di satu kolom.

Template Excel daftar kontrak

Template ini berbayar, dan Anda tidak perlu menyusun rumus di atas dari nol. Isinya:

• «Parameter»: tarif PPN, mode PPN, jumlah hari sebelum peringatan, serta daftar acuan jenis kontrak, rekanan, dan penanggung jawab.
• «Daftar»: hingga 300 kontrak dengan masa berlaku (tanggal atau «tanpa batas»), nilai, PPN «termasuk» atau «tambahan», perpanjangan, jumlah dibayar, sisa, tunggakan, peringatan, dan lampu lalu lintas.
• «Pembayaran»: hingga 1500 pembayaran berdasarkan nomor kontrak.
• «Akan berakhir»: kontrak yang masa berlakunya hampir habis, diurutkan menurut urgensi tanpa makro.
• «Ringkasan»: per jenis dan rekanan, 10 teratas berdasarkan sisa tagihan, dan grafik masa berakhir per bulan.

Cocok untuk staf hukum, spesialis pengadaan, akuntan, pimpinan organisasi kecil, dan pelaku usaha perorangan. Bekerja di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro dan tautan eksternal. Tarif PPN adalah parameter yang dapat diubah.

FAQ

Berapa lama sebelum berakhir sebaiknya kontrak diingatkan?

Tergantung lamanya negosiasi. Untuk kontrak sewa atau pemasok utama, 60–90 hari lebih aman; untuk layanan kecil, 30 hari cukup.

Apakah daftar ini menggantikan dokumen kontrak?

Tidak. Daftar hanya ringkasan untuk pemantauan. Naskah asli tetap disimpan dan menjadi acuan hukum.

Bagaimana mencatat kontrak yang diperpanjang?

Perbarui tanggal berakhir dan catat dasar perpanjangannya, atau buat baris baru bila nilai dan syaratnya berubah.