Cara Membuat Jadwal Perawatan Mesin dan Peralatan di Excel

Mesin produksi, genset, AC, kompresor, atau forklift jarang rusak tanpa tanda. Lebih sering, kerusakan muncul setelah servis rutin terlewat dan tidak ada yang sadar. Di bengkel kecil maupun gedung perkantoran, penyebabnya sama: jadwal perawatan hanya ada di ingatan satu teknisi.

Perawatan terencana tidak membutuhkan software mahal. Dengan tiga tabel dan beberapa rumus, Excel dapat menghitung kapan setiap peralatan harus diservis berikutnya, memperlihatkan yang terlambat, dan menyusun jadwal tahunan. Berikut caranya.

Prinsip dasar: tanggal terakhir ditambah interval

Setiap peralatan punya interval perawatan, misalnya pelumasan setiap 30 hari atau penggantian filter setiap 180 hari. Rumus intinya hanya satu:

```

Tanggal berikutnya = Tanggal terakhir + Interval (hari)

```

Yang membuatnya berguna adalah tanggal terakhir diambil dari catatan pekerjaan, bukan diketik ulang. Jadi setiap kali pekerjaan dicatat, jadwal otomatis bergeser.

Tabel yang dibutuhkan

1. Daftar peralatan

2. Jurnal pekerjaan: tanggal, peralatan, pekerjaan yang dilakukan, pelaksana, dan catatan atau biaya.

3. Jadwal tahunan: matriks bulan di kolom dan peralatan di baris yang menandai bulan pekerjaan terencana.

Rumus yang dipakai

Tanggal terakhir diambil dari jurnal dengan MAXIFS:

```

=MAXIFS(Jurnal!$A:$A,Jurnal!$B:$B,A2,Jurnal!$C:$C,C2)

```

Tanggal berikutnya dan statusnya:

```

=IF(F2="","",F2+D2)

=IF(G2="","Belum ada data",IF(G2<TODAY(),"Terlambat",IF(G2-TODAY()<=14,"Segera","OK")))

```

Ambang 14 hari bisa diganti sesuai kebutuhan. Warnai "Terlambat" dengan merah dan "Segera" dengan kuning melalui pemformatan bersyarat.

Jadwal tahunan

Untuk menandai bulan pekerjaan, hitung berapa kali pekerjaan jatuh dalam bulan tertentu. Pendekatan sederhana: dari tanggal berikutnya, hasilkan tanggal-tanggal berikutnya dengan menambah interval berulang kali, lalu periksa dengan COUNTIFS apakah ada tanggal dalam bulan itu:

```

=IF(COUNTIFS(DaftarTanggal,">="&C$1,DaftarTanggal,"<="&EOMONTH(C$1,0))>0,"X","")

```

Dengan matriks ini, kepala teknik bisa mencetak satu lembar yang menunjukkan bulan mana yang padat dan bulan mana yang lowong untuk perawatan besar.

Contoh hitungan

Genset kantor punya tiga pekerjaan: cek oli setiap 30 hari, ganti filter setiap 180 hari, dan uji beban setiap 90 hari. Jurnal mencatat cek oli terakhir 5 Maret, filter terakhir 10 Januari, dan uji beban terakhir 1 Februari.

• Cek oli berikutnya: 5 Maret + 30 hari = 4 April.
• Ganti filter berikutnya: 10 Januari + 180 hari = 9 Juli.
• Uji beban berikutnya: 1 Februari + 90 hari = 2 Mei.

Jika hari ini 10 April, cek oli berstatus "Terlambat" selama 6 hari, sementara dua pekerjaan lain "OK". Teknisi langsung tahu prioritasnya.

Kebiasaan yang membuat jadwal berjalan

• Catat pekerjaan di hari selesai, bukan pada akhir bulan.
• Tentukan satu penanggung jawab per peralatan.
• Tinjau daftar terlambat setiap awal minggu.
• Sesuaikan interval berdasarkan rekomendasi pabrikan dan pengalaman lapangan. Interval di tabel bisa diubah kapan saja.

Kesalahan yang sering terjadi

1. Interval dicampur antara hari kalender dan jam operasi. Jika perawatan bergantung pada jam kerja mesin, Anda perlu kolom tambahan atau konversi ke perkiraan hari.
2. Peralatan baru tidak dimasukkan sehingga tidak pernah muncul di jadwal.
3. Jurnal tidak diisi sehingga tanggal terakhir tidak pernah berubah dan semua pekerjaan terlihat terlambat.
4. Satu baris untuk banyak pekerjaan. Pisahkan jenis pekerjaan yang intervalnya berbeda.

Templat jadwal perawatan peralatan

Kalau Anda ingin langsung memakai, templat Jadwal Perawatan Peralatan menyiapkan semua tabel di atas dengan rumus biasa, tanpa makro, untuk Excel 2007 ke atas dan LibreOffice. Templat ini berbayar. Isinya:

• Peralatan: daftar peralatan dengan interval perawatan dan penanggung jawab, hingga 60 unit.
• Jurnal kerja: apa dan kapan dikerjakan.
• Jadwal servis: jadwal tahunan pekerjaan terencana, sudah diatur untuk dicetak.
• Ringkasan: pekerjaan yang terlambat dan terdekat.

Tanggal berikutnya dihitung dari tanggal pekerjaan terakhir ditambah interval, dan pekerjaan terlambat disorot. Cocok untuk kepala teknik, mekanik, teknisi listrik, pengelola gedung, dan manajer produksi. Paket juga memuat contoh terisi dengan data fiktif agar rumusnya mudah dipahami. Perhitungan bersifat perkiraan.

FAQ

Bagaimana jika perawatan didasarkan pada jam operasi, bukan hari?

Perkirakan jam operasi per hari lalu konversikan intervalnya ke hari. Misalnya servis tiap 500 jam pada mesin yang jalan 10 jam sehari adalah sekitar 50 hari.

Perlukah mencatat biaya perawatan?

Sangat membantu. Dari biaya tahunan per peralatan Anda bisa memutuskan kapan perbaikan lebih mahal daripada penggantian.

Seberapa sering jadwal perlu direvisi?

Tinjau interval setidaknya setahun sekali, atau setiap kali ada kerusakan yang tidak terduga.

Apakah perawatan preventif selalu lebih murah?

Biasanya ya untuk peralatan penting, karena kerusakan mendadak menghentikan operasi. Untuk peralatan murah dan mudah diganti, perbaikan setelah rusak kadang lebih masuk akal.