KHIZHNYAKOVCara Membuat Jadwal Shift Kerja di Excel: Pola 2/2, 5/2, dan 6/1
Jadwal Shift Kerja di Excel: 2/2, 24 Jam Kerja 72 Jam Libur, 5/2, 6/1 — Template Excel — Lihat template →
Menyusun jadwal shift untuk puluhan karyawan sering memakan berjam-jam setiap akhir bulan. Setelah selesai pun masih ada yang terlewat: dua shift beruntun tanpa istirahat, satu hari yang kekurangan petugas, atau jam malam yang salah hitung. Padahal sebagian besar jadwal mengikuti pola yang berulang, dan pola berulang adalah pekerjaan yang paling cocok diserahkan ke rumus.
Artikel ini menjelaskan cara membangun jadwal shift bulanan di Excel dengan pola siklus, cara menghitung jam kerja dan jam malam, serta pemeriksaan yang perlu ada sebelum jadwal dibagikan.
Pahami pola siklus
Pola shift ditulis sebagai urutan simbol dalam satu siklus. Beberapa yang umum:
| Pola | Arti | Panjang siklus |
|---|---|---|
| 2/2 | 2 hari kerja, 2 hari libur | 4 hari |
| 24 jam kerja, 72 jam libur | 1 hari kerja, 3 hari libur | 4 hari |
| 5/2 | 5 hari kerja, 2 hari libur | 7 hari |
| 6/1 | 6 hari kerja, 1 hari libur | 7 hari |
Dalam Excel, siklus 2/2 dengan shift pagi bisa ditulis seperti P P - -, di mana P adalah shift pagi dan tanda hubung adalah libur. Shift pagi, malam, dan siang diberi simbol berbeda, misalnya P, M, dan J.
Rumus kalender dari pola dan tanggal mulai
Setiap karyawan punya pola dan tanggal mulai siklus. Posisi dalam siklus pada tanggal tertentu dihitung dengan MOD:
```
=MOD(Tanggal - TanggalMulai, PanjangSiklus) + 1
```
Lalu simbol shift diambil dari pola dengan MID atau INDEX. Jika pola disimpan sebagai teks PP-- di sel B2:
```
=MID($B2, MOD(D$1-$C2, LEN($B2)) + 1, 1)
```
Di sini D1 adalah tanggal di kepala kolom, C2 adalah tanggal mulai siklus karyawan, dan LEN menghitung panjang siklus. Salin ke seluruh kalender 31 hari, dan jadwal terisi sendiri. Karena pola ada di sel, Anda bisa membuat pola sendiri seperti PPMM--- tanpa mengubah rumus.
Perubahan: hanya catat penyimpangan
Cuti, sakit, dinas luar, dan pergantian shift adalah penyimpangan dari pola. Daripada menimpa jadwal, simpan di tabel terpisah (tanggal, karyawan, kode: Ct, Sk, Dl, atau shift pengganti). Rumus kalender memeriksa tabel ini terlebih dahulu, dan bila tidak ada penyimpangan baru memakai pola. Hasilnya, pola dasar tidak pernah rusak dan setiap perubahan terdokumentasi.
Menghitung jam dan jam malam
Jumlah shift per karyawan dihitung dengan COUNTIF pada baris tersebut, dan jam adalah jumlah shift dikalikan jam per shift:
```
=COUNTIF(D2:AH2,"P")+COUNTIF(D2:AH2,"M")+COUNTIF(D2:AH2,"J")
```
Jam malam adalah irisan antara shift dan rentang malam, misalnya 22.00 sampai 06.00. Untuk shift malam 20.00 sampai 08.00, jam malamnya 22.00 sampai 06.00 yaitu 8 jam. Rumusnya mengambil nilai terkecil dari akhir shift dan akhir malam, dikurangi nilai terbesar dari awal shift dan awal malam, lalu dibatasi minimal nol dengan MAX.
Norma jam bulan itu dihitung dari jumlah hari kerja menurut kalender dikalikan jam per hari, misalnya 22 hari x 8 jam = 176 jam. Bandingkan dengan jam aktual untuk melihat selisih.
Pemeriksaan sebelum jadwal dibagikan
- Shift berturut-turut melebihi batas: hitung rentetan shift tanpa libur dan sorot bila lebih dari batas yang Anda tentukan.
- Istirahat tidak cukup: pastikan ada hari libur beruntun dalam seminggu.
- Kekurangan personel: hitung jumlah petugas per shift per hari dengan COUNTIF vertikal, lalu bandingkan dengan jumlah minimum.
Contoh: shift malam butuh minimal 3 petugas. Jika pada tanggal 14 hanya ada 2 petugas karena satu orang sakit, selnya diberi warna merah dan Anda tahu harus mencari pengganti sebelum hari itu.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menulis jadwal langsung per sel tanpa pola, sehingga setiap bulan harus diulang.
- Tanggal mulai siklus tidak dicatat per karyawan.
- Hari libur nasional tidak dimasukkan, padahal memengaruhi norma jam pada pola 5/2.
- Perubahan mendadak menimpa rumus, sehingga jadwal bulan berikutnya rusak.
Templat jadwal shift kerja
Kalau Anda ingin langsung memakai, templat Jadwal Shift Kerja menyiapkan semua perhitungan ini dengan rumus biasa, tanpa makro, di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice. Templat ini berbayar, dan isinya:
- Parameter: bulan dan tahun, jam per shift, jam malam, jam mulai shift, pola siklus yang bisa diedit, dan jumlah minimum petugas per shift.
- Hari Libur: hari tidak kerja untuk 2026 dan 2027.
- Jadwal: hingga 100 karyawan, kalender 31 hari, rekap shift, jam, jam malam, hari libur, ketidakhadiran, norma jam, selisih, dan kolom "Pemeriksaan".
- Perubahan: hanya penyimpangan yang dimasukkan, yaitu pergantian shift, cuti (Ct), sakit (Sk), dinas luar (Dl), dan pembatalan shift (L).
- Cakupan: jumlah petugas per shift setiap hari, dengan sorotan untuk hari yang kekurangan personel.
Pemeriksaan istirahat bersifat perkiraan, dan Sabtu kerja pengganti serta hari pendek menjelang libur tidak diperhitungkan dalam norma jam. Cocok untuk kepala keamanan, dispatcher, kepala layanan jaga, dan staf SDM.
FAQ
Apakah pola 24 jam kerja 72 jam libur sama dengan 1/3?
Ya, satu hari kerja diikuti tiga hari libur dalam siklus empat hari. Dalam rumus siklus, cukup tulis J--- (J = shift 24 jam).
Bagaimana jika ada karyawan baru di tengah bulan?
Isi tanggal mulai siklusnya pada hari pertama ia bekerja. Hari sebelum itu bisa dikosongkan atau diberi kode libur.
Perlukah menghitung jam malam?
Jika perusahaan memberi tunjangan atau pengaturan khusus untuk kerja malam, ya. Ketentuannya mengikuti peraturan yang berlaku dan kebijakan internal Anda.
Berapa karyawan yang masih cocok di Excel?
Untuk satu hingga beberapa ratus karyawan dengan pola berulang, Excel masih memadai. Untuk jadwal yang berubah setiap hari secara dinamis, pertimbangkan sistem khusus.
