Cara Mencatat Inventaris Barang dan Berita Acara Penghapusan di Excel

Di banyak kantor, sekolah, dan gudang kecil, barang inventaris dicatat di buku tulis, lalu sebagian lagi di file Excel milik orang yang berbeda. Hasilnya: stok di catatan tidak sama dengan stok di rak, barang rusak hilang begitu saja tanpa berita acara, dan sebelum audit semua orang sibuk mencari kertas.

Panduan ini menjelaskan cara sederhana mencatat barang di Excel dengan prinsip yang sama dengan kartu stok: satu daftar barang, satu jurnal transaksi, dan saldo yang dihitung rumus. Anda juga akan melihat cara menyiapkan berita acara penghapusan dan melakukan stok opname. Semuanya bisa dibuat sendiri, atau dipakai dari templat di bagian akhir.

Tiga tabel dasar

Pisahkan data menjadi tiga bagian, jangan dicampur dalam satu lembar.

1. Daftar barang: kode, nama, satuan, kategori, harga buku, stok minimum, dan stok awal. Kode harus unik.
2. Jurnal transaksi: tanggal, kode barang, jenis (masuk, keluar, penghapusan, pemindahan), jumlah, harga, gudang, dan keterangan.
3. Saldo stok: satu baris per barang, seluruhnya dihitung rumus dari jurnal.

Aturan emasnya: saldo tidak pernah diketik manual. Kalau ada koreksi, catat sebagai transaksi baru.

Rumus untuk saldo

Misalnya jurnal ada di lembar Jurnal kolom B (kode), C (jenis), D (jumlah). Barang masuk untuk kode di A2:

=SUMIFS(Jurnal!D:D;Jurnal!B:B;A2;Jurnal!C:C;"Masuk")

Dengan cara sama hitung "Keluar" dan "Penghapusan". Stok saat ini:

=StokAwal + Masuk - Keluar - Penghapusan

Nilai stok adalah stok dikali harga buku. Untuk menandai barang yang hampir habis:

=IF(Stok<=Minimum;"Pesan lagi";"Aman")

Tambahkan format bersyarat agar baris yang di bawah minimum berwarna kuning dan stok negatif berwarna merah. Stok negatif hampir selalu berarti ada transaksi keluar yang tercatat sebelum barang masuk, atau salah ketik jumlah.

Contoh angka

Sebuah sekolah memiliki 40 rim kertas A4 (harga buku Rp55.000, minimum 10). Dalam sebulan masuk 20 rim dan keluar 35 rim. Stok akhir 40 + 20 - 35 = 25 rim, bernilai Rp1.375.000. Bulan berikutnya keluar 18 rim lagi, stok menjadi 7 rim dan jatuh di bawah minimum. Kolom status berubah menjadi "Pesan lagi" dan jumlah yang perlu dipesan bisa dihitung dari selisih minimum dan stok.

Berita acara penghapusan

Barang yang rusak, hilang, atau sudah tidak layak pakai tidak boleh sekadar dicoret. Praktik umumnya:

• Setiap penghapusan punya nomor berita acara dan dasar penghapusan (rusak, usang, hilang, dan sebagainya).
• Daftar barang yang dihapus dikumpulkan dalam satu formulir, lengkap dengan jumlah, harga, dan total.
• Panitia atau pihak yang berwenang menandatangani, dan pimpinan menyetujui.

Di Excel, caranya: tambahkan kolom "No. berita acara" di jurnal, lalu pada lembar formulir ambil semua baris dengan nomor yang dipilih. Prosedur, susunan panitia, dan dokumen yang dipersyaratkan berbeda di tiap lembaga, jadi periksa aturan setempat dan kebijakan internal Anda.

Stok opname

Lakukan penghitungan fisik secara berkala, misalnya tiga atau enam bulan sekali. Buat daftar dengan kolom jumlah menurut buku, jumlah fisik, dan selisih:

=Fisik - Buku

Selisih positif berarti kelebihan, negatif berarti kekurangan. Kalikan dengan harga untuk melihat nilainya. Catat penyebab selisih, lalu buat transaksi koreksi di jurnal supaya catatan kembali sama dengan kondisi rak.

Kesalahan yang sering terjadi

• Kode barang ganda atau kosong, sehingga SUMIFS menjumlahkan barang yang salah.
• Mengurutkan jurnal sebagian kolom saja, sehingga data tiap baris tertukar.
• Barang keluar tanpa harga atau tanpa kode, sehingga nilai stok tidak akurat.
• Penghapusan tanpa nomor berita acara, yang menyulitkan saat diperiksa.
• Menghapus transaksi lama untuk "memperbaiki" saldo. Lebih baik buat transaksi koreksi.

Templat siap pakai

Templat Pencatatan Barang Inventaris dan Berita Acara Penghapusan merangkum semua langkah di atas dalam satu file. Ini templat berbayar. Isinya:

• «Pengaturan» untuk organisasi, gudang, penanggung jawab barang, dasar penghapusan, kategori, susunan panitia, dan batas hampir habis.
• «Daftar Barang» hingga 300 item, dengan pemeriksaan data ganda dan kosong.
• «Jurnal Transaksi» hingga 1500 baris untuk barang masuk, keluar, penghapusan, dan pemindahan antargudang, lengkap dengan pemeriksaan seperti barang keluar melebihi stok atau penghapusan tanpa berita acara.
• «Saldo Stok» yang menyorot item di bawah minimum dan stok negatif.
• «Berita Acara Hapus» dan «Kartu Aset» sebagai formulir cetak.
• «Aset Tetap» hingga 200 aset dengan penyusutan garis lurus, «Stok Opname», dan «Ringkasan» dengan indikator kontrol.

Manfaatnya: Anda cukup mengisi daftar dan jurnal, sisanya dihitung dan diperiksa sendiri. Formulir cetaknya adalah formulir kerja berdasarkan struktur dokumen pada umumnya, bukan formulir resmi, jadi sesuaikan dengan kebijakan organisasi dan aturan setempat. Tanpa makro, untuk Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, berbahasa Indonesia.

FAQ

Berapa sering stok opname sebaiknya dilakukan?

Untuk barang bernilai tinggi atau sering keluar, tiap bulan atau tiap kuartal. Untuk barang habis pakai yang murah, cukup enam bulan atau setahun sekali.

Apa bedanya barang habis pakai dan aset tetap?

Barang habis pakai dipakai habis dalam waktu singkat (kertas, tinta). Aset tetap dipakai lebih lama dan nilainya disusutkan (komputer, meja). Batas nilai dan masa manfaat ditentukan kebijakan akuntansi Anda.

Apakah stok minimum perlu dihitung dengan rumus khusus?

Tidak harus. Mulailah dari kebutuhan pemakaian selama waktu tunggu pemesanan, ditambah sedikit cadangan, lalu sesuaikan setelah beberapa bulan melihat pola pemakaian.

Apakah file Excel cukup untuk gudang kecil?

Untuk beberapa ratus jenis barang dan satu atau dua orang pengisi, ya. Jika banyak orang mengubah data bersamaan, pertimbangkan aturan pengisian yang tegas atau sistem lain.