KHIZHNYAKOVCara Mencatat Penjualan dan Menghitung Laba Toko di Excel
Pencatatan Penjualan dan Pendapatan Toko di Excel: per Hari, Produk, Penjual, Analisis ABC — Templat Excel — Lihat template →
Mesin kasir atau marketplace menunjukkan berapa uang yang masuk. Pertanyaan yang lebih penting jarang terjawab: produk mana yang sebenarnya menghasilkan laba, hari apa toko paling ramai, dan penjual mana yang paling banyak menyumbang penjualan. Tanpa jawaban itu, stok dan promosi diputuskan berdasarkan perasaan.
Untuk toko kecil, Excel sudah cukup. Syaratnya hanya satu: penjualan dicatat per baris dengan struktur yang rapi. Panduan ini menunjukkan strukturnya, rumus laba dan markup, serta analisis ABC untuk mengetahui produk mana yang harus dijaga stoknya.
Dua tabel yang dibutuhkan
Daftar produk berisi kode (SKU), nama, kategori, harga beli, dan harga jual. Catatan penjualan berisi tanggal, produk, jumlah, diskon, penjual, dan metode pembayaran. Sisanya (harga, pendapatan, HPP, laba) tidak perlu diketik; cukup diambil dengan rumus dari daftar produk.
Contoh baris: tanggal 12 Oktober, kopi bubuk 250 g, jumlah 3, diskon 0. Harga jual Rp48.000 dan harga beli Rp32.000.
Rumus per baris
Harga diambil dari daftar produk:
=VLOOKUP(B2,Produk!A:E,5,FALSE)
Lalu:
- Pendapatan = harga × jumlah − diskon = 48.000 × 3 = Rp144.000
- HPP (harga pokok penjualan) = harga beli × jumlah = 32.000 × 3 = Rp96.000
- Laba = pendapatan − HPP = Rp48.000
- Markup = laba ÷ HPP = 48.000 ÷ 96.000 = 50%
Markup dan margin itu berbeda
Markup dihitung dari HPP, margin dari pendapatan. Pada contoh di atas markupnya 50%, tetapi margin hanya 48.000 ÷ 144.000 = 33%. Banyak pemilik toko mengira keduanya sama lalu kaget ketika laba bersih lebih kecil dari perkiraan. Saat membandingkan dengan target atau pesaing, pastikan angka yang dipakai sama jenisnya.
Analisis ABC: produk mana yang paling penting
Urutkan produk dari pendapatan terbesar ke terkecil, hitung porsi masing-masing, lalu porsi kumulatif. Kelompokkan:
| Kelompok | Porsi kumulatif | Arti |
|---|---|---|
| A | sampai 80% | Produk utama, jangan sampai kehabisan stok |
| B | 80% sampai 95% | Pendukung |
| C | sisanya | Pertimbangkan dikurangi atau digabung |
Pada toko dengan 120 produk, sering kali hanya sekitar dua puluh produk yang masuk kelompok A. Itulah yang perlu dipajang paling depan dan dipesan paling teratur.
Rekap yang berguna
- Per hari dalam seminggu:
=SUMIF(kolom_hari,"Sabtu",kolom_pendapatan). Tahu hari tersibuk membantu mengatur jadwal karyawan. - Per bulan: SUMIFS dengan batas tanggal, untuk melihat tren dan musim ramai.
- Per penjual: untuk melihat siapa yang perlu dilatih atau diberi insentif.
- Per metode pembayaran: bermanfaat saat mencocokkan dengan uang di bank.
Kesalahan yang sering terjadi
- Mengubah harga di daftar produk tanpa membuat produk baru. Semua penjualan lama ikut berubah. Beri SKU baru bila harga berubah.
- Nama produk diketik bebas. Pilih dari daftar agar VLOOKUP tidak gagal.
- Mencampur ongkos kirim dan biaya lain ke HPP tanpa aturan. Putuskan dulu apa yang masuk HPP, lalu konsisten.
- Tidak menyimpan salinan tiap periode. Setelah beberapa ribu baris, file mulai berat.
Contoh keputusan dari angka
Bayangkan rekap sebulan menunjukkan Sabtu menyumbang 28% pendapatan, sementara Selasa hanya 8%. Anda bisa menambah satu penjaga di hari Sabtu dan menyiapkan promosi ringan di Selasa. Atau analisis ABC memperlihatkan produk berlabel C menghabiskan banyak rak tetapi hanya menyumbang 5% pendapatan; kurangi stoknya dan pakai modalnya untuk produk kelompok A. Inilah nilai catatan penjualan: bukan sekadar tahu angka, tetapi tahu apa yang diubah minggu depan.
Template Excel pencatatan penjualan toko
Template ini berbayar dan menyatukan alur di atas. «Daftar Acuan» menyimpan produk (SKU, nama, kategori, harga beli, harga jual), penjual, metode pembayaran, dan batas kelompok ABC. «Penjualan» menampung hingga 3000 baris; Anda mengisi tanggal, produk dari daftar, jumlah, diskon, penjual, dan pembayaran, sedangkan harga, pendapatan, HPP, laba, dan markup terisi sendiri.
«Analisis ABC» meranking produk menurut pendapatan dengan porsi, porsi kumulatif, dan kelompok A, B, atau C, dengan batas yang bisa diubah. «Ringkasan» menampilkan total, rekap per hari dalam seminggu, bulan, penjual, dan metode pembayaran, 10 produk teratas, dan empat diagram. Kapasitasnya 3000 penjualan dan 200 produk. File berisi tabel kosong dan contoh dengan data fiktif, berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice tanpa makro, dengan pembaruan gratis. Cocok untuk pemilik toko kecil, gerai, dan toko online.
FAQ
Apakah Excel bisa menggantikan mesin kasir?
Tidak. Excel melengkapi kasir dengan analisis. Anda bisa mengisi penjualan harian dari rekap kasir, bukan menggantikan proses transaksinya.
Seberapa sering penjualan perlu dicatat?
Setiap hari lebih baik, karena 10 menit setiap malam jauh lebih ringan daripada satu malam penuh di akhir bulan.
Bagaimana jika produk saya ribuan jenis?
Excel tetap bisa, tetapi pencarian menjadi lambat. Template ini dirancang untuk toko kecil hingga sekitar 200 produk.
Apakah laba di sini sama dengan laba bersih?
Bukan. Ini laba kotor per penjualan: pendapatan dikurangi HPP. Sewa, gaji, listrik, dan biaya lain belum dikurangkan.
