KHIZHNYAKOVCara Menghitung Tarif per Jam Freelancer dan Mencatat Pesanan di Excel
Pencatatan Pesanan dan Waktu Freelancer — Template Excel: Time Tracker, Tarif, Invoice — Lihat template →
«Berapa harga untuk desain ini?» — pertanyaan yang membuat banyak freelancer menebak. Terlalu murah, Anda bekerja lembur untuk penghasilan yang pas-pasan. Terlalu mahal tanpa dasar, sulit menjelaskannya ke klien. Masalah kedua datang belakangan: setelah beberapa bulan, Anda tidak tahu berapa sebenarnya penghasilan per jam, dan ada beberapa tagihan yang terlupa.
Di artikel ini Anda akan menghitung tarif per jam dari target penghasilan, lalu menyusun catatan sederhana di Excel untuk kerja per jam dan pesanan harga tetap, agar tarif aktual dan uang yang belum dibayar selalu terlihat.
Langkah 1. Tentukan target penghasilan bersih
Mulai dari kebutuhan, bukan dari harga pesaing. Berapa yang perlu Anda bawa pulang setiap bulan untuk hidup, menabung, dan dana darurat? Contoh: Rp10.000.000.
Langkah 2. Jumlahkan biaya kerja
Freelancer menanggung sendiri biaya yang di kantor ditanggung perusahaan:
- internet dan pulsa;
- software dan langganan (desain, coding, cloud);
- penggantian laptop dan peralatan (dibagi per bulan);
- BPJS dan asuransi;
- coworking atau listrik tambahan.
Contoh: Rp1.500.000 per bulan.
Langkah 3. Hitung jam yang benar-benar bisa ditagih
Ini langkah yang paling sering salah. Delapan jam sehari tidak semuanya jam produktif untuk klien. Ada waktu untuk mencari klien, membalas pesan, membuat penawaran, belajar, dan administrasi.
Contoh: 20 hari kerja × 8 jam = 160 jam. Jika sekitar 60% bisa ditagih → 96 jam.
Langkah 4. Hitung tarif
Tarif minimum = (target bersih + biaya) / jam yang bisa ditagih
= (10.000.000 + 1.500.000) / 96 ≈ Rp119.800 per jam
Lalu sisihkan pajak. Jika Anda menyisihkan, misalnya, 5% dari pendapatan untuk pajak (tarif dan aturan yang berlaku untuk Anda bisa berbeda — cek ke konsultan pajak):
Tarif = 119.800 / (1 − 5%) ≈ Rp126.000 per jam, dibulatkan menjadi Rp125.000–Rp130.000.
Di Excel:
=ROUNDUP((B1+B2)/B3/(1-B4);-3) → Rp127.000
Catatan: di Excel dengan pengaturan regional Indonesia argumen dipisahkan titik koma (;); di format Inggris, koma.
Angka ini adalah batas bawah. Untuk pekerjaan mendesak, di luar jam kerja, atau dengan keahlian khusus, tarif bisa lebih tinggi.
Langkah 5. Catat waktu dan pesanan
Freelancer biasanya punya dua jenis pekerjaan:
Kerja per jam — catat tanggal, klien, tugas, jam mulai dan selesai (atau jam manual). Jumlah = jam × tarif klien. Jam dari waktu mulai dan selesai: =(D2-C2)*24. Untuk pekerjaan mendesak, tambahkan kolom «tarif khusus» yang menggantikan tarif klien: =E2*IF(F2<>"";F2;VLOOKUP(B2;Klien!$A:$B;2;FALSE)).
Pesanan harga tetap — logo, artikel, landing page dengan harga sepakat:
| Pesanan | Klien | Jumlah | Tenggat | Status | Dibayar | Sisa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Logo + kartu nama | Kopi Senja | Rp3.500.000 | 20.10 | Diserahkan | Rp1.750.000 | Rp1.750.000 |
| 8 artikel blog | Toko Rumah | Rp2.400.000 | 31.10 | Dikerjakan | Rp0 | Rp2.400.000 |
Sisa = jumlah − dibayar. Tambahkan lampu tenggat: «Terlambat» jika tenggat lewat dan belum diserahkan, «Mepet» jika tinggal beberapa hari.
Langkah 6. Tarif per jam aktual
Di akhir bulan bandingkan rencana dengan kenyataan:
Tarif aktual = pendapatan dari kerja per jam / jam kerja
Jika Anda menargetkan Rp125.000 tetapi tarif aktual hanya Rp95.000, penyebabnya biasanya tarif lama untuk klien lama, banyak pekerjaan dengan diskon, atau pesanan murah yang ternyata memakan banyak waktu. Untuk pesanan harga tetap, catat juga jam yang Anda habiskan dan bagi harga dengan jam — sering kali di sinilah tarif efektif paling rendah.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menghitung tarif dari 160 jam penuh. Hasilnya tarif yang terlalu rendah untuk hidup.
- Lupa pajak dan BPJS. Pendapatan kotor bukan penghasilan bersih.
- Tidak menagih DP untuk pesanan harga tetap. Pesanan dibatalkan setelah separuh selesai, dan Anda tidak dibayar sama sekali.
- Tagihan tidak dicatat. Uang yang «nanti ditransfer» dan tidak tercatat mudah hilang.
Template siap pakai: pencatatan pesanan dan waktu freelancer
Template berbayar «Pencatatan Pesanan dan Waktu Freelancer» menggabungkan time tracker, tarif, dan pesanan dalam satu file. Di sheet «Klien» Anda mengisi daftar klien dengan tarif per jam, parameter «hari ini», pajak dalam persen sebagai acuan, bulan pertama laporan, dan batas «mepet».
Sheet «Waktu» menampung hingga 1000 catatan: tanggal, klien, tugas, jam mulai dan selesai atau jam manual, tarif khusus untuk pekerjaan mendesak, jumlah, dan tanda «Dibayar». Sheet «Pesanan» menampung hingga 500 pesanan harga tetap dengan jumlah, tenggat penyerahan, status, dibayar, sisa, dan lampu tenggat. Di «Ringkasan» Anda melihat pendapatan per bulan dan klien, jam per minggu dan bulan, rata-rata tarif per jam, yang belum dibayar, baris «setelah pajak», dan dua diagram.
File berjalan di Excel 2007 ke atas dan LibreOffice, tanpa makro. Tarif pajak ada di parameter — cocokkan dengan ketentuan yang berlaku.
Pertanyaan yang sering diajukan
Sebaiknya menawarkan tarif per jam atau harga per proyek?
Untuk pekerjaan yang lingkupnya jelas, harga per proyek lebih mudah diterima klien. Untuk pekerjaan yang lingkupnya berubah-ubah, per jam lebih aman. Dalam kedua kasus, hitung harga dari tarif per jam Anda.
Kapan waktunya menaikkan tarif?
Jika jadwal Anda penuh berbulan-bulan, atau tarif aktual jauh di bawah target. Mulai dengan klien baru, lalu klien lama dengan pemberitahuan di muka.
Bagaimana menghitung tarif dalam dolar untuk klien luar negeri?
Hitung dalam rupiah dulu, lalu konversi dengan kurs yang konservatif, dan perhitungkan biaya transfer atau platform pembayaran.
Berapa DP yang wajar untuk pesanan harga tetap?
Banyak freelancer meminta 30–50% di muka, terutama untuk klien baru. Sepakati di awal secara tertulis, termasuk berapa kali revisi yang termasuk harga.
