Agenda degli appuntamenti in Excel per saloni, studi e professionisti

Due clienti prenotati alla stessa ora dallo stesso parrucchiere, un appuntamento segnato solo su un biglietto, il cliente che non si presenta e nessuno che se ne accorge: gli appuntamenti gestiti su quaderni e chat creano piccoli disastri ogni settimana.

Per un salone, uno studio di massaggi, un fotografo o un insegnante privato non serve per forza un'app di prenotazione. Un foglio Excel ben fatto controlla le sovrapposizioni e ti mostra l'agenda del giorno. Ecco come costruirlo.

Servizi e operatori

Prima delle prenotazioni servono due piccoli elenchi:

e l'elenco degli operatori. Nel foglio degli appuntamenti servizio e operatore si scelgono da un menu a tendina, così non ci sono errori di scrittura.

Una riga per appuntamento

Colonne: data, ora di inizio, cliente, telefono, servizio, operatore, sconto, stato e pagamento. Da qui si calcolano:

• prezzo: =CERCA.VERT(E2;Servizi!A:C;3;FALSO)*(1-G2)
• ora di fine: =B2+CERCA.VERT(E2;Servizi!A:B;2;FALSO)/1440

Esempio: un inizio alle 10:00 con un servizio di 90 minuti finisce alle 11:30. Il divisore 1440 serve perché in Excel un giorno è 1 e ha 1440 minuti.

Rilevare le sovrapposizioni

È il controllo che ti salva dalle doppie prenotazioni. Due appuntamenti dello stesso operatore nello stesso giorno si sovrappongono quando l'inizio di uno è prima della fine dell'altro, e viceversa:

=SE(CONTA.PIÙ.SE(A:A;A2;F:F;F2;B:B;"<"&C2;C:C;">"&B2)>1;"Sovrapposizione";"")

dove A è la data, F l'operatore, B l'ora di inizio e C quella di fine. Il «>1» serve perché la riga conta se stessa. Con una formattazione condizionale la riga diventa rossa e correggi subito.

L'agenda del giorno

Per mettere in ordine gli appuntamenti di una data, filtra la tabella per giorno e ordina per ora. Stampare o aprire sul telefono questa vista la mattina è utile: orario, cliente, servizio, telefono. Con una vista dedicata non devi scorrere tutta la lista.

Mancate presentazioni e ricavi

Alcune prenotazioni non si trasformano in incasso. Per contare solo ciò che è avvenuto, ai ricavi devi sommare soltanto gli appuntamenti con stato «Presentato»:

=SOMMA.SE(H:H;"Presentato";D:D)

Esempio su un mese: 80 appuntamenti, 72 presentati, 5 annullati, 3 mancate presentazioni. La quota di mancate presentazioni è 3 ÷ 80 = 3,75%. Se ogni appuntamento vale in media 35 euro, tre mancati sono 105 euro persi in un mese. Un messaggio di promemoria il giorno prima è il rimedio più semplice.

Guarda anche lo scontrino medio (ricavi ÷ appuntamenti presentati) e i ricavi per operatore, servizio e mese: ti dicono quali servizi rendono e dove c'è spazio libero in agenda.

Errori comuni

• Non indicare la durata dei servizi. Senza durata non si può rilevare nessuna sovrapposizione.
• Telefoni scritti in modo diverso. Usa un formato unico, così li trovi e li copi facilmente.
• Cancellare gli appuntamenti annullati. Cambia lo stato: i dati sono utili per capire chi disdice più spesso.
• Contare anche gli annullati nei ricavi. Falsa tutti i risultati.

Modello Excel per le prenotazioni

Il modello «Prenotazione clienti per salone e studio» contiene:

• «Anagrafiche»: servizi con durata e prezzo, e operatori.
• «Appuntamenti»: fino a 1500 appuntamenti con data, ora, cliente, telefono, servizio, operatore, sconto, stato e pagamento; prezzo e ora di fine si calcolano da soli e le sovrapposizioni vengono evidenziate.
• «Giorno»: l'agenda del giorno scelto, in ordine di orario e con i telefoni dei clienti.
• «Riepilogo»: ricavi per operatore, servizio e mese, scontrino medio, quota di mancate presentazioni e grafico.

Se lo stesso operatore ha nello stesso giorno un altro appuntamento che si sovrappone, la riga è segnata come «sovrapposizione per l'operatore» in rosso. Nei ricavi rientrano solo gli appuntamenti con stato «Presentato». Il file gestisce fino a 15 operatori e 20 servizi.

È utile a saloni di bellezza, barbieri, studi di manicure e massaggi, fotografi, insegnanti privati e a chi gestisce da solo le prenotazioni. Il pacchetto contiene un modello vuoto e un esempio con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento. Il calcolo è indicativo.

Domande frequenti

Come riduco le mancate presentazioni?

Invia un promemoria il giorno prima e comunica una regola chiara per le disdette. Registrare gli stati ti mostra se il problema è di pochi clienti o di tutti.

Posso gestire più sedi?

Con un solo file è meglio un elenco di operatori per sede o un file per sede, così le agende non si mescolano.

Come blocco ferie o pause?

Inseriscile come appuntamenti dell'operatore con un servizio «Blocco» a prezzo zero: la sovrapposizione impedirà di prenotare nello stesso orario.

Excel o app di prenotazione online?

L'app permette ai clienti di prenotare da soli; Excel è più semplice, senza abbonamenti, e va bene quando prenoti tu per telefono o messaggio.