Analisi delle vendite di un negozio in Excel: ricavi, utile, ricarico e prodotti ABC

A fine giornata il registratore di cassa dice quanto hai incassato. Quello che non dice è quanto hai guadagnato davvero, quali prodotti portano i soldi e quali occupano solo spazio sugli scaffali. Eppure sono le informazioni su cui si decide cosa ordinare, cosa scontare e cosa smettere di vendere.

Con Excel puoi ottenere queste risposte da un registro delle vendite molto semplice. In questa guida impostiamo il registro, calcoliamo utile e ricarico e facciamo l'analisi ABC, con numeri di esempio.

Il registro delle vendite

Una riga per ogni vendita, con queste colonne:

• data, prodotto, quantità, sconto, venditore e metodo di pagamento (inseriti da te);
• prezzo di vendita e prezzo d'acquisto (presi da un elenco prodotti);
• ricavi, costo, utile e ricarico (calcolati).

Il prezzo non va riscritto a ogni vendita: tieni un'anagrafica con codice, nome, categoria, prezzo d'acquisto e di vendita e prendilo con CERCA.VERT:

=CERCA.VERT(B2;Anagrafiche!A:E;5;FALSO)

Ricavi, costo, utile

Esempio: vendi 3 zaini a 40 euro l'uno, con uno sconto del 10%; li hai pagati 22 euro.

• Ricavi: 3 × 40 × (1 − 10%) = 108 euro
• Costo: 3 × 22 = 66 euro
• Utile: 108 − 66 = 42 euro

In Excel, con quantità in C, prezzo in F, sconto in D e acquisto in G:

=C2*F2*(1-D2) per i ricavi, =C2*G2 per il costo, e la differenza per l'utile.

Ricarico e margine: non sono la stessa cosa

Il ricarico si calcola sul costo, il margine sui ricavi. Per lo zaino: acquisto 22, vendita 40.

• Ricarico: (40 − 22) ÷ 22 = 81,8%
• Margine: (40 − 22) ÷ 40 = 45%

Un ricarico del 50% equivale a un margine di circa il 33%. Confondere i due numeri è l'errore più comune: se pensi di avere il 50% di margine e hai il 50% di ricarico, i tuoi conti sono sbagliati di un terzo.

L'analisi ABC dei prodotti

L'analisi ABC risponde alla domanda: quali prodotti fanno la parte più grande del fatturato? Si fa in quattro passi:

1. somma i ricavi per prodotto con SOMMA.SE;
2. ordina dal più alto al più basso;
3. calcola la quota di ciascuno e la quota cumulata;
4. assegna il gruppo: A fino all'80% cumulato, B fino al 95%, C il resto.

Esempio con 5 prodotti e ricavi totali di 10.000 euro:

Gli articoli A sono quelli che non devono mai mancare. I C sono candidati per saldi, accorpamenti o eliminazione. Quasi sempre pochi prodotti producono la maggior parte dei ricavi, ma la proporzione esatta va misurata sui tuoi dati.

Quando guardare cosa

• Per giorno della settimana: quando serve più personale o più scorte?
• Per mese: stagionalità e confronto con l'anno precedente.
• Per venditore: chi vende di più e a quale margine.
• Top 10 prodotti: la lista da tenere sempre in magazzino.

Errori comuni

• Guardare solo i ricavi. Un prodotto che vende molto ma con ricarico ridotto può lasciare meno di uno lento ma ben pagato.
• Cambiare un prezzo e perdere lo storico. Se modifichi il prezzo nell'anagrafica, le vendite passate si ricalcolano. Crea un nuovo prodotto per conservare i vecchi dati.
• Dimenticare gli sconti. Senza lo sconto nel registro l'utile appare più alto del reale.
• Ignorare le giacenze. Un prodotto A in esaurimento è una perdita.

Modello Excel per le vendite del negozio

Il modello «Gestione vendite e ricavi del negozio» è già impostato così:

• «Anagrafiche»: prodotti, venditori, metodi di pagamento e limiti dei gruppi ABC.
• «Vendite»: fino a 3000 righe; prezzo, ricavi, costo, utile e ricarico si calcolano da soli.
• «Analisi ABC»: classifica dei prodotti per ricavi con quota, quota cumulata e gruppo A, B o C.
• «Riepilogo»: totali per giorno della settimana, mese, venditore e metodo di pagamento, top 10 prodotti e quattro grafici.

Il gruppo A comprende i prodotti che generano il primo 80% dei ricavi, B il 15% successivo, C il resto, e i limiti si modificano in «Anagrafiche». Il foglio regge 3000 righe di vendita e 200 prodotti: per un piccolo negozio basta per un anno o più. Va bene per titolari di negozi, punti vendita e shop online.

Include un modello vuoto e un esempio con dati fittizi. È un foglio Excel con formule normali, senza macro, per Excel 2007 e versioni successive e LibreOffice, in italiano. È a pagamento. Soglie e valori sono nei parametri e il calcolo è indicativo.

Domande frequenti

Posso usare Excel se vendo anche online?

Sì: aggiungi il canale (negozio, sito) come colonna o come metodo e confronta utile e ricarico per canale.

Ogni quanto faccio l'analisi ABC?

Una volta al mese o ogni trimestre. Con troppo pochi dati i risultati sono casuali, con troppi nascondono le stagioni.

Qual è un ricarico «giusto»?

Dipende dal settore, dalla concorrenza e dai costi fissi. Parti dai tuoi costi, calcola quanto ti serve per coprirli e poi confronta con i prezzi di mercato.

Come tratto i resi?

Registrali come righe con quantità negativa, in modo che ricavi e utile si riducano correttamente.