Budget del matrimonio in Excel: spese, acconti e lista invitati in un unico file

Organizzare un matrimonio significa gestire decine di fornitori, acconti versati in momenti diversi, saldi da pagare entro date precise e una lista invitati che cambia ogni settimana. Tenere tutto tra email, preventivi e messaggi è il modo più rapido per perdere il controllo del budget.

In questa guida vediamo come impostare in Excel il budget delle nozze con una riserva per gli imprevisti, come seguire acconti e saldi senza dimenticare le scadenze e come costruire una lista invitati che conti da sola presenze, tavoli e menu. Lo stesso metodo funziona per un anniversario, una laurea o una festa aziendale.

Passo 1: budget totale e riserva

Si parte da un numero: quanto potete spendere in tutto. Da questo togliete subito una riserva per gli imprevisti, per esempio il 10%. Con un budget di 25.000 € la riserva è 2.500 € e restano 22.500 € da distribuire.

Esempio di ripartizione:

Il catering è quasi sempre la voce più grande, e dipende direttamente dal numero di invitati: con 110 € a persona, ogni 10 invitati in più sono 1.100 €. Per questo budget e lista invitati vanno gestiti insieme.

Passo 2: previsto, contratto, pagato

Per ogni voce servono tre importi:

• previsto: la cifra che avevate messo in conto;
• da contratto: quella concordata con il fornitore;
• pagato: quanto avete già versato in acconti.

Il residuo da saldare è =SE(C2="";B2;C2)-D2: se il contratto c'è si usa quello, altrimenti il previsto. Lo scostamento è contratto meno previsto, e il margine libero è:

budget − riserva − somma delle spese (contratto o, se manca, previsto)

Un margine libero negativo significa che state già sforando, anche se non avete ancora pagato tutto.

Passo 3: le scadenze dei saldi

Ogni fornitore ha la sua data per il saldo: una settimana prima, il giorno stesso, dopo il servizio. Una colonna con la scadenza e uno stato calcolato evitano brutte sorprese:

=SE(E2<=0;"Saldato";SE(F2<OGGI();"Scaduto";SE(F2-OGGI()<=14;"In scadenza";"")))

dove E2 è il residuo e F2 la scadenza. Con la formattazione condizionale «Scaduto» diventa rosso e «In scadenza» arancione.

Passo 4: la lista invitati

Una riga per nucleo (una coppia, una famiglia), con nome, gruppo (parenti sposa, amici, colleghi), numero di adulti e bambini, invito inviato, risposta, tavolo e menu (carne, pesce, vegetariano, bambini). I conti principali:

• chi ha confermato: =SOMMA.SE(F:F;"Viene";C:C)
• quanti per menu: =SOMMA.PIÙ.SE(C:C;F:F;"Viene";H:H;"Vegetariano")
• quanti a un tavolo: =SOMMA.PIÙ.SE(C:C;G:G;3;F:F;"Viene")

Confrontando l'ultimo numero con i posti del tavolo scopri i tavoli sovraffollati prima del ristorante. Un controllo =SE(E(F2="Viene";G2="");"serve un tavolo";"") segnala chi ha confermato ma non è ancora stato sistemato.

Errori comuni

• Nessuna riserva. Ogni matrimonio ha imprevisti: un fornitore che aumenta, un invitato in più, un allestimento in extremis.
• Dimenticare le voci piccole: marche da bollo e documenti, mance, trasporto degli sposi, parrucchiere e trucco, regali ai testimoni.
• Contare gli invitati, non le persone. Una riga «Famiglia Bianchi» può essere quattro coperti, due dei quali bambini.
• Saldi segnati solo a memoria. Una data mancata può costare una penale o un fornitore molto nervoso.

Il modello pronto

Il nostro modello per il budget del matrimonio e la lista invitati è a pagamento e va bene per qualsiasi festa. Nel foglio «Parametri» imposti nome e data dell'evento, budget totale, riserva, tavoli e posti, categorie di spesa, gruppi di invitati e tipi di menu.

Il foglio «Spese» gestisce fino a 300 voci con previsto, consuntivo da contratto, pagato, scadenza del saldo, residuo, scostamento e un semaforo dello stato di pagamento. Il foglio «Invitati» accoglie fino a 500 righe con numero di persone e bambini, invito, risposta, tavolo e menu; la colonna «Controllo» individua gli invitati senza tavolo e i tavoli sovraffollati. Il «Riepilogo» mostra il budget per categoria, il margine libero, quanto resta da saldare, gli invitati per risposta, l'ordine dei menu per il ristorante e due grafici.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro.

Domande frequenti

Quando conviene iniziare il budget?

Prima di firmare qualsiasi contratto, anche prima di scegliere la location. È il budget a dire quanti invitati potete permettervi, non il contrario.

Come gestisco i regali in denaro degli invitati?

Meglio non contarci in anticipo nel budget: sono un'incognita. Se arrivano, potete usarli per il viaggio di nozze o per rientrare dalle spese, ma il piano deve reggere anche senza.

Come divido le spese con le famiglie?

Aggiungete una colonna «chi paga» a ogni voce e sommate con SOMMA.SE: in un attimo ognuno vede la propria parte, senza discussioni a fine festa.

Quanto prima chiedere le risposte agli invitati?

Fissate una data per la conferma qualche settimana prima del termine che vi ha dato il ristorante per il numero definitivo: così avete il tempo di sollecitare chi non ha risposto.