Scadenzario clienti in Excel: come seguire fatture, incassi e ritardi

Vendere con pagamento a 30, 60 o 90 giorni è normale per molte imprese. Ma più clienti e più fatture ci sono, più è facile perdere il filo: chi ha pagato, chi ha pagato solo in parte, chi è in ritardo di due mesi e nessuno l'ha ancora chiamato. Nel frattempo la liquidità resta nelle tasche dei clienti.

Uno scadenzario clienti in Excel risolve il problema con un principio semplice: ogni fattura è una riga, ogni incasso è una riga. In questa guida vediamo come calcolare scadenze, residui e ritardi, come leggere l'anzianità dei crediti e come impostare un promemoria per i solleciti.

Passo 1: clienti e dilazioni

Prepara un piccolo elenco clienti con la dilazione concordata in giorni (30, 60, 90) e, se serve, il commerciale di riferimento. Così la scadenza di ogni fattura si calcola da sola invece di essere scritta a mano.

Passo 2: la scadenza

La scadenza più semplice è la data di consegna (o della fattura) più la dilazione del cliente:

=B2+CERCA.VERT(A2;Clienti!$A:$B;2;FALSO)

In Italia è molto diffusa anche la formula «60 giorni data fattura fine mese»: in quel caso la scadenza cade a fine mese, e in Excel si ottiene con FINE.MESE:

=FINE.MESE(B2+60;0)

Per una fattura del 12 marzo: 12 marzo + 60 giorni = 11 maggio, fine mese → 31 maggio. Le condizioni esatte dipendono dal contratto: verifica cosa avete concordato con ogni cliente.

Passo 3: incassi separati dalle fatture

L'errore classico è scrivere il pagamento nella stessa riga della fattura. Funziona finché il cliente paga tutto in una volta; con il primo acconto parziale il sistema si rompe. Meglio un foglio «Incassi» separato con data, numero di fattura e importo. Il residuo di ogni fattura è:

=D2-SOMMA.SE(Incassi!$B:$B;A2;Incassi!$C:$C)

dove D2 è l'importo della fattura e A2 il suo numero. Tre acconti da 1.000 € su una fattura da 5.000 € danno un residuo di 2.000 €, senza calcoli a mano.

Passo 4: giorni di ritardo e fasce

I giorni di ritardo contano solo se c'è ancora qualcosa da incassare:

=SE(E(F2>0;OGGI()>C2);OGGI()-C2;0)

dove F2 è il residuo e C2 la scadenza. Poi assegni la fascia di anzianità:

=SE(G2=0;"non scaduto";SE(G2<=30;"1–30";SE(G2<=60;"31–60";SE(G2<=90;"61–90";"oltre 90"))))

Passo 5: leggere l'anzianità dei crediti

Sommando i residui per fascia ottieni il quadro della situazione. Esempio di un'impresa con 48.000 € di crediti aperti:

La quota scaduta è il 37,5%. Più un credito invecchia, più diventa difficile recuperarlo: i 4.000 € oltre i 60 giorni meritano attenzione subito, non a fine trimestre.

Passo 6: il promemoria di sollecito

Aggiungi una colonna con la data del prossimo contatto. Quando quella data arriva e il credito non è saldato, la riga deve «parlare»:

=SE(E(F2>0;H2<>"";H2<=OGGI());"Chiamare";SE(E(G2>0;H2="");"nessun contatto";""))

Filtrando «Chiamare» ogni mattina sai chi sentire; «nessun contatto» ti segnala i crediti scaduti di cui nessuno si sta occupando.

Errori comuni

• Pagamenti scritti sulla riga della fattura: con gli acconti parziali i conti non tornano più.
• Aspettare a sollecitare. Una telefonata cortese il giorno dopo la scadenza funziona molto meglio di una lettera dopo tre mesi.
• Guardare solo il totale. 10.000 € tutti non scaduti e 10.000 € tutti oltre 90 giorni sono due situazioni opposte.
• Numeri di fattura scritti in modo diverso nei due fogli: «12/2026» e «12-2026» non si collegano.

Il modello pronto

Il nostro scadenzario dei crediti verso clienti è a pagamento. Nel foglio «Clienti» imposti clienti, dilazione di pagamento in giorni e responsabili commerciali. Il foglio «Fatture» gestisce fino a 800 fatture con cliente, data di consegna, importo, scadenza (anche personalizzata), residuo, giorni di ritardo, fascia, semaforo e data del prossimo contatto, con i promemoria «Chiamare» e «nessun contatto».

Nel foglio «Incassi» registri fino a 1500 incassi per numero di fattura, e i pagamenti parziali vengono sommati da soli. Il «Riepilogo» mostra credito totale, quota scaduta, anzianità per fasce 1–30, 31–60, 61–90 e oltre 90 giorni, credito per cliente e grafici.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro.

Domande frequenti

Ogni quanto aggiornare lo scadenzario?

Gli incassi andrebbero registrati appena arrivano, idealmente ogni giorno o due controllando il conto. Il riepilogo dell'anzianità basta guardarlo una volta a settimana.

Come gestisco le note di credito?

Il modo più semplice è registrarle nel foglio degli incassi con il numero della fattura a cui si riferiscono: riducono il residuo come un pagamento.

Quando passare dal sollecito a un'azione formale?

Dipende dall'importo e dal rapporto con il cliente. Fissa delle regole: per esempio telefonata a 7 giorni, email formale a 30, lettera a 60. Per le azioni legali rivolgiti a un professionista.

Va bene anche per un libero professionista?

Sì. Con pochi clienti lo scadenzario è ancora più utile, perché un solo cliente in ritardo pesa molto sulle entrate del mese.