Foglio ore in Excel: come registrare il tempo per progetto e fatturare tutto

Per chi lavora a ore, il tempo non registrato è denaro perso. Una telefonata di mezz'ora, una revisione «al volo», le email di un pomeriggio: se non finiscono da qualche parte, non finiscono nemmeno in fattura. E senza dati sulle ore non sai se un progetto a corpo ti ha reso o se ci hai rimesso.

Un foglio ore in Excel è lo strumento più semplice per freelance, piccoli studi e agenzie. In questa guida vediamo come strutturarlo, come calcolare ore e importi, come tenere sotto controllo il budget di ore di un progetto e come sapere sempre cosa è da fatturare e cosa è già stato pagato.

Passo 1: l'elenco dei progetti

In un foglio a parte elenca i progetti con cliente, tariffa oraria e budget di ore. Se lavori con altre persone, aggiungi anche l'elenco dei collaboratori. Questi dati si scrivono una volta sola e il registro li richiama da solo.

Passo 2: il registro delle ore

Una riga per blocco di lavoro: data, collaboratore, progetto, attività, ore, fatturabile sì/no, stato di pagamento. Se preferisci annotare inizio e fine, Excel calcola le ore così:

=(D2-C2)*24

perché Excel memorizza gli orari come frazioni di giorno. Da 9:15 a 11:45 risultano 2,5 ore. Formatta la cella come numero, non come orario.

Settimana e mese si ricavano dalla data, e servono per i riepiloghi:

• settimana: =NUM.SETTIMANA(A2;2)
• mese: =TESTO(A2;"aaaa-mm")

Passo 3: l'importo

L'importo è ore × tariffa del progetto, ma solo se le ore sono fatturabili. Le altre (preventivi, formazione, amministrazione) contano nel tempo ma non nell'importo:

=SE(G2="Sì";F2*CERCA.VERT(C2;Progetti!$A:$C;3;FALSO);0)

Esempio: sul sito e-commerce hai registrato 34,5 ore, di cui 30 fatturabili. L'importo è 30 × 50 € = 1.500 €. Le 4,5 ore non fatturabili non entrano in fattura, ma restano visibili: se crescono troppo, forse il progetto richiede più riunioni di quanto pensavi.

Passo 4: il budget di ore

Per ogni progetto la quota di budget utilizzata è:

=SOMMA.SE(Ore!$C:$C;A2;Ore!$F:$F)/D2

Per il sito: 34,5 / 40 ≈ 86%. Con una formattazione condizionale la riga diventa arancione sopra l'80% e rossa sopra il 100%. È il momento di parlare con il cliente prima di sforare, non dopo.

Passo 5: cosa incassare

L'ultima domanda è la più importante: quanto mi devono? Con uno stato per ogni riga («da fatturare», «fatturato», «pagato») e SOMMA.PIÙ.SE ottieni per ogni progetto tre numeri:

=SOMMA.PIÙ.SE(Ore!$I:$I;Ore!$C:$C;A2;Ore!$H:$H;"da fatturare")

A colpo d'occhio vedi che devi emettere fatture per 1.100 € e sollecitare un pagamento da 1.000 €.

Errori comuni

• Registrare le ore a fine settimana. La memoria arrotonda e dimentica; annota ogni giorno, anche solo in un appunto.
• Non registrare le ore non fatturabili. Sono proprio quelle che spiegano perché un progetto rende meno del previsto.
• Orari formattati male. Se dimentichi il «× 24», 2,5 ore diventano 0,10.
• Nomi di progetto scritti a mano. Usa sempre un menu a tendina, altrimenti le somme per progetto si spezzano.

Il modello pronto

Il nostro foglio ore per progetti è a pagamento. Nel foglio «Progetti» imposti progetti, clienti, tariffa oraria, budget di ore e collaboratori; ore impiegate e percentuale di budget si calcolano da sole, e la riga diventa rossa se il budget supera il 100%.

Il foglio «Ore» accoglie fino a 3000 registrazioni con data, collaboratore, progetto, attività, ore, indicazione se sono fatturabili e stato di pagamento; tariffa, importo, settimana e mese si calcolano automaticamente. Il foglio «Da incassare» mostra per ogni progetto quanto è da fatturare, fatturato e pagato, mentre il «Riepilogo» riporta ore e importi per progetto e per mese, l'utilizzo del budget e i grafici.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro.

Domande frequenti

Con che precisione registrare il tempo?

Il quarto d'ora è un buon compromesso per la maggior parte dei professionisti: abbastanza preciso per fatturare correttamente, non così dettagliato da diventare un lavoro a sé.

Devo mostrare il foglio ore al cliente?

Non è obbligatorio, ma per i progetti a ore un estratto filtrato per progetto e periodo è spesso apprezzato e riduce le contestazioni in fattura.

Come gestisco tariffe diverse per lo stesso cliente?

Crea progetti separati con la propria tariffa, per esempio «Rossi — sviluppo» e «Rossi — assistenza». Così ogni ora prende la tariffa giusta.

Serve anche se lavoro a prezzo fisso?

Sì: registrare le ore su un progetto a corpo ti dice quanto hai guadagnato davvero all'ora, e ti aiuta a fare preventivi migliori la volta successiva.