KHIZHNYAKOVGestione dei lavori da freelance in Excel: ore, progetti, incassi e tariffa reale
Gestione lavori e ore per freelance — modello Excel: time tracker, tariffe, pagamenti — Vedi il modello →
Il reddito di un freelance raramente arriva in modo regolare. C'è il cliente che paga a ore, quello con il progetto a prezzo fisso, quello che paga in anticipo e quello che bisogna sollecitare tre volte. Alla fine del mese è difficile rispondere anche a domande semplici: quanto ho guadagnato? Chi mi deve ancora dei soldi? Quanto vale davvero una mia ora di lavoro?
In questa guida costruiamo in Excel un sistema semplice per gestire entrambi i tipi di lavoro, ore e progetti a prezzo fisso, seguire le scadenze di consegna, vedere il non pagato e calcolare la tariffa oraria effettiva e una stima del reddito al netto delle imposte.
Passo 1: clienti e tariffe
Parti da un elenco di clienti con la tariffa oraria concordata con ciascuno. Il registro delle ore la richiamerà da solo, così non devi ricordarla ogni volta. Per i lavori urgenti o fuori dall'accordo standard prevedi una colonna in cui inserire una tariffa diversa per la singola riga.
Passo 2: il lavoro a ore
Ogni blocco di lavoro è una riga: data, cliente, attività, ora di inizio e di fine (o le ore scritte a mano), importo e una spunta «Pagato». Le ore da inizio e fine:
=SE(F2<>"";F2;(E2-D2)*24)
così, se hai scritto le ore a mano in F2, si usano quelle; altrimenti si calcola la differenza tra fine e inizio. L'importo prende la tariffa della riga, se c'è, oppure quella del cliente:
=G2*SE(H2<>"";H2;CERCA.VERT(B2;Clienti!$A:$B;2;FALSO))
Passo 3: i lavori a prezzo fisso
Un logo, un sito, una traduzione: lavori con un importo concordato e una scadenza di consegna. Qui le colonne utili sono importo, scadenza, stato («In corso», «Consegnato»), pagato e residuo. Un semaforo sulla scadenza evita brutte figure:
=SE(E2="Consegnato";"";SE(D2<OGGI();"In ritardo";SE(D2-OGGI()<=3;"In scadenza";"")))
Il residuo da incassare è semplicemente importo meno pagato.
Passo 4: il mese in numeri
Esempio di un mese di una grafica freelance:
| Voce | Importo |
|---|---|
| 62 ore a varie tariffe | 2.790 € |
| Logo consegnato | 600 € |
| Sito consegnato | 1.800 € |
| Reddito del mese | 5.190 € |
| di cui non ancora pagato | 1.500 € |
Il non pagato è la cifra da guardare ogni lunedì: nell'esempio, 900 € di residuo sul sito e 600 € di ore non ancora saldate. Il reddito per cliente, ottenuto con SOMMA.SE, mostra anche quanto dipendi da ciascuno: se un cliente vale metà del fatturato, perderlo sarebbe un problema serio.
Passo 5: la tariffa oraria effettiva
La tariffa effettiva è la somma degli importi del lavoro a ore divisa per le ore lavorate: nell'esempio 2.790 / 62 ≈ 45 € all'ora. Se la tua tariffa «ufficiale» è 50 €, la differenza viene da sconti, clienti storici con tariffe vecchie o ore regalate. Vale la pena saperlo prima di rinnovare gli accordi.
Per i lavori a prezzo fisso il discorso è diverso: se non registri le ore, non puoi sapere quanto ti hanno reso all'ora. Se vuoi confrontarli con il lavoro a ore, annota il tempo anche su quelli, almeno per qualche progetto.
Passo 6: il netto indicativo
Una parte del reddito non è tua: imposte e contributi. Per avere un'idea di quanto resta, applica una percentuale indicativa:
=B10*(1-Clienti!$B$2)
Con il 25%: 5.190 × 0,75 ≈ 3.890 €. È solo una stima: le aliquote reali dipendono dal regime fiscale e cambiano nel tempo. Verificala con il commercialista e accantona ogni mese la parte che non è tua.
Errori comuni
- Non distinguere tra fatturato e incassato. Un mese con molto lavoro consegnato può essere un mese con pochi soldi sul conto.
- Tariffe vecchie dimenticate. Il cliente storico a 35 € l'ora abbassa la media più di quanto pensi.
- Spendere il lordo. Senza accantonare la quota delle imposte, arrivano mesi molto difficili.
- Ore registrate a memoria a fine mese: si perdono sempre quelle piccole.
Il modello pronto
Il nostro modello per freelance è a pagamento. Nel foglio «Clienti» imposti l'elenco dei clienti con la tariffa oraria, la data «oggi», le imposte in percentuale (indicative), il primo mese del report e il preavviso «in scadenza». Il foglio «Ore» accoglie fino a 1000 registrazioni con data, cliente, attività, inizio e fine oppure ore a mano, tariffa propria per i lavori urgenti, importo e spunta «Pagato».
Nel foglio «Lavori» gestisci fino a 500 lavori a prezzo fisso con importo, scadenza di consegna, stato, pagato, residuo e semaforo della scadenza. Il «Riepilogo» mostra il reddito per mese e per cliente, le ore della settimana e del mese, la tariffa oraria media, il non pagato, la stima «al netto delle imposte» e due grafici.
Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro.
Domande frequenti
Quando conviene alzare le tariffe?
Quando la tariffa effettiva è molto sotto quella ufficiale, quando sei pieno di lavoro per mesi o quando i costi aumentano. I dati sul reddito per cliente ti aiutano a capire con chi iniziare.
Come gestisco gli acconti sui lavori a prezzo fisso?
Registrali nella colonna «pagato» del lavoro: il residuo da incassare scende da solo, e il lavoro resta visibile finché non è saldato.
Meglio lavorare a ore o a prezzo fisso?
Dipende dal tipo di lavoro. Il prezzo fisso premia chi è veloce e sa stimare bene; le ore proteggono quando il perimetro del progetto è incerto. Tenere i dati di entrambi ti permette di scegliere con i numeri, non a sensazione.
Che percentuale di imposte inserisco?
Una stima prudente basata sul tuo regime e sulla tua situazione, concordata con il commercialista. Meglio sovrastimare un po': un avanzo a fine anno è una sorpresa molto più piacevole del contrario.
