Punto di riordino in Excel: come sapere cosa ordinare oggi e in che quantità

Nella gestione del magazzino ci sono due errori opposti, e quasi ogni negozio li fa entrambi. Alcuni articoli finiscono proprio quando i clienti li chiedono; altri restano fermi sugli scaffali per mesi, immobilizzando soldi che servirebbero altrove.

Il punto di riordino è lo strumento più semplice per evitarli: un numero, per ogni articolo, sotto il quale è il momento di ordinare. In questa guida vediamo come calcolarlo in Excel, come decidere la quantità da ordinare e come raggruppare gli ordini per fornitore.

Che cos'è il punto di riordino

È il livello di giacenza al quale devi fare l'ordine, in modo che la merce arrivi prima di esaurire la scorta. Dipende da tre cose:

• vendite medie giornaliere: quanti pezzi vendi in un giorno;
• tempo di consegna: quanti giorni passano dall'ordine all'arrivo della merce;
• scorta di sicurezza: alcuni giorni di vendite in più, per coprire ritardi del fornitore o picchi di domanda.

La formula è:

punto di riordino = vendite medie giornaliere × (tempo di consegna + giorni di scorta di sicurezza)

Un esempio concreto

Un negozio vende un detersivo: 360 pezzi negli ultimi 30 giorni, cioè 12 pezzi al giorno. Il fornitore consegna in 5 giorni e vuoi 3 giorni di scorta di sicurezza.

12 × (5 + 3) = 96 pezzi

Quando la giacenza scende a 96 pezzi o meno, è ora di ordinare. Se oggi in magazzino ne hai 80, sei già sotto: ordina oggi.

Le formule in Excel

Con vendite del periodo in C2, giorni del periodo di analisi in Parametri!B2, tempo di consegna in D2 e scorta in giorni in Parametri!B1:

• vendite medie giornaliere: =C2/Parametri!$B$2
• punto di riordino: =E2*(D2+Parametri!$B$1)
• da ordinare?: =SE(B2<=F2;"Ordina";"")

dove B2 è la giacenza attuale. Filtrando la colonna «Ordina» ottieni la lista degli articoli da ordinare oggi.

Quanto ordinare

Il punto di riordino dice quando; per il quanto serve un'altra domanda: ogni quanto vuoi riordinare questo articolo? Se ordini ogni due settimane, la quantità deve coprire il tempo di consegna, la scorta di sicurezza e i 14 giorni fino all'ordine successivo, meno ciò che hai già:

quantità = vendite medie × (consegna + scorta + intervallo tra ordini) − giacenza

12 × (5 + 3 + 14) − 80 = 264 − 80 = 184 pezzi

Se il fornitore vende a cartoni da 24, arrotondi per eccesso: =ARROTONDA.ECCESSO(184;24) dà 192 pezzi, cioè 8 cartoni. A 2,50 € l'uno, l'ordine vale 480 €.

Raggruppare per fornitore

Una lista di articoli da ordinare è utile, ma al telefono o per email ordini per fornitore. Con SOMMA.SE sommi l'importo degli ordini per ciascun fornitore:

=SOMMA.SE(Articoli!$H:$H;A2;Articoli!$J:$J)

dove H è il fornitore e J l'importo dell'ordine. Così vedi anche se raggiungi l'eventuale minimo d'ordine richiesto, o se conviene aggiungere qualche articolo per arrivarci.

Errori comuni

• Calcolare le vendite medie su giorni senza merce. Se un articolo è rimasto esaurito per una settimana, le vendite di quel periodo sono basse non perché non lo volesse nessuno, ma perché non c'era. La media va calcolata sui giorni con merce disponibile, altrimenti il punto di riordino si abbassa e la rottura di stock si ripete.
• Tempo di consegna «da catalogo». Usa i tempi reali degli ultimi ordini, non quelli promessi.
• Ignorare la merce in arrivo. Se hai già un ordine in viaggio, sommalo alla giacenza prima di decidere: altrimenti ordini due volte.
• Lo stesso periodo di analisi per tutto. Per gli articoli stagionali conviene guardare lo stesso periodo dell'anno precedente o le ultime settimane, non la media di un anno.

Il modello pronto

Il nostro modello per il punto di riordino e il piano acquisti è a pagamento ed è pensato per negozi e piccoli magazzini. Nel foglio «Parametri» imposti la scorta in giorni e il periodo di analisi. Nel foglio «Articoli» inserisci per ogni articolo giacenza, vendite, tempo di consegna, prezzo di acquisto e fornitore: il file calcola il punto di riordino in base alle vendite medie.

Il foglio «Da ordinare oggi» mostra l'elenco degli articoli da ordinare con quantità e importo, mentre il «Piano acquisti» riepiloga gli ordini per fornitore con l'importo degli acquisti. Per gli articoli stagionali il periodo di analisi va scelto a mano.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro; tutti i calcoli usano formule normali. Soglie e parametri si possono modificare.

Domande frequenti

Quanti giorni di scorta di sicurezza scegliere?

Dipende da quanto è affidabile il fornitore e da quanto ti costa restare senza merce. Per articoli con fornitori puntuali e domanda regolare bastano pochi giorni; per articoli importanti con consegne incerte, di più. Parti da un valore prudente e correggilo dopo qualche mese.

Ogni quanto aggiornare giacenze e vendite?

Il punto di riordino funziona bene se i dati sono freschi: almeno una volta a settimana, meglio il giorno in cui di solito fai gli ordini.

Va bene per articoli venduti a peso o a metro?

Sì, purché giacenza, vendite e quantità d'ordine usino la stessa unità per quell'articolo: chili, metri o litri.

Posso usarlo insieme all'analisi ABC?

È una combinazione utile: per gli articoli più importanti puoi tenere una scorta di sicurezza più alta, per quelli marginali più bassa, così il capitale va dove rende di più.