Budget di progetto in Excel: come confrontare piano e consuntivo

Quasi nessun progetto rispetta il budget alla lettera: una ristrutturazione, un evento, il lancio di un prodotto. Il problema non è lo scostamento in sé, ma accorgersene tardi, quando i soldi sono già spesi e non si può più correggere la rotta.

Il confronto tra piano e consuntivo, mese per mese, serve proprio a questo. In questa guida costruiamo un budget di progetto in Excel, calcoliamo gli scostamenti nel modo corretto (c'è un errore molto diffuso) e facciamo una previsione realistica del costo finale.

Passo 1: la struttura del budget

Servono due tabelle identiche: una per il piano e una per il consuntivo. Nelle righe le voci (separando ricavi e costi), nelle colonne i mesi. I nomi delle voci si scrivono una sola volta e la seconda tabella li riprende con un semplice riferimento, così non rischi di avere «Materiali» in una e «Materiale» nell'altra.

Esempio: ristrutturazione di un negozio in 6 mesi.

Passo 2: lo scostamento «alla data»

Ecco l'errore più diffuso: confrontare il consuntivo dei primi tre mesi con il piano dell'intero progetto. Con i numeri sopra, i materiali risulterebbero 13.800 € su 20.000 €: sembra tutto sotto controllo. In realtà a marzo il piano prevedeva 12.000 €, e lo sforamento è già di 1.800 €.

Il piano va quindi sommato solo per i mesi in cui c'è un consuntivo. Se nella riga 1 hai le date dei mesi e in P1 l'ultimo mese chiuso:

=SOMMA.SE($B$1:$M$1;"<="&$P$1;B2:M2)

Lo scostamento è consuntivo meno piano, in euro e in percentuale:

=C2-B2 e =SE(B2=0;"";(C2-B2)/B2)

Per i materiali: +1.800 €, cioè +15%. Per i costi un valore positivo è uno sforamento; per i ricavi è il contrario, un valore negativo indica un mancato ricavo.

Passo 3: la tolleranza e i colori

Non ogni scostamento merita attenzione: su un preventivo di cantiere un 2–3% è fisiologico. Fissa una tolleranza, per esempio il 5%, e usa la formattazione condizionale: rosso se lo scostamento di un costo supera la tolleranza, verde se è sotto il piano oltre la tolleranza. Nella nostra tabella si accendono subito i materiali (+15%) e gli impianti (+30%); la manodopera (−4%) resta neutra.

Passo 4: la previsione a fine progetto

Sapere che oggi sei sopra di 1.800 € è utile, ma la domanda vera è: quanto costerà alla fine? Due metodi semplici:

• Ritmo di utilizzo del piano: consuntivo alla data / piano alla data × piano totale. Per i materiali: 13.800 / 12.000 × 20.000 = 23.000 €. Adatto alle voci in cui il costo segue l'avanzamento dei lavori.
• Media mensile effettiva: consuntivo / mesi trascorsi × durata. Adatto alle voci ricorrenti, come affitti o noleggi: se il noleggio di un ponteggio costa 700 € al mese invece di 600 €, su 6 mesi sono 4.200 €.

In Excel il primo metodo è:

=SE(B2=0;C2;C2/B2*D2)

dove D2 è il piano totale della voce. Nessun metodo è perfetto: la previsione è un campanello d'allarme, non una certezza.

Passo 5: il totale progressivo

Un grafico con piano cumulato e consuntivo cumulato mese per mese mostra in un colpo solo se la forbice si sta allargando o chiudendo. Il cumulato si calcola con una somma che si allarga a destra: =SOMMA($B2:B2) trascinata lungo la riga.

Errori comuni

• Confrontare con il piano totale invece che con il piano alla data: ogni progetto a metà sembra in risparmio.
• Registrare i costi quando si pagano e non quando si sostengono: un acconto anticipato fa sembrare sforato un mese che non lo è.
• Voci troppo generiche. «Varie» al 20% del budget nasconde proprio gli sforamenti che cerchi.
• Non aggiornare il piano. Se il committente approva una variante, aggiorna il piano: altrimenti lo scostamento misura le varianti, non la gestione.

Il modello pronto

Il nostro modello di budget di progetto piano vs consuntivo è gratuito. Nel foglio «Parametri» imposti nome del progetto, primo mese, durata fino a 24 mesi, tolleranza di scostamento e metodo di previsione. Nei fogli «Piano» e «Consuntivo» inserisci per mese fino a 10 voci di ricavo e 20 voci di costo; i nomi delle voci si scrivono una sola volta.

Il foglio «Piano vs consuntivo» mostra piano e consuntivo al mese corrente, lo scostamento in valore e in percentuale, l'utilizzo del piano, la previsione a fine progetto e lo stato di ogni voce. Il foglio «Scostamenti» riporta la differenza per voce e mese con evidenziazione rossa e verde, mentre «Totale progressivo» e «Riepilogo» mostrano gli importi progressivi, il risultato del progetto, gli sforamenti principali e i grafici piano vs consuntivo. I mesi oltre la durata impostata diventano grigi e non entrano nel calcolo.

Funziona in Excel 2007 e successivi e in LibreOffice, senza macro. La previsione è indicativa.

Domande frequenti

Ogni quanto aggiorno il consuntivo?

Una volta al mese è il minimo; per progetti brevi e intensi, come un evento, anche ogni settimana. L'importante è chiudere il mese con tutte le fatture e i costi di competenza.

Come tratto una spesa imprevista?

Se non rientra in nessuna voce, aggiungi una voce dedicata con piano zero: lo scostamento sarà tutto sforamento, ed è giusto che si veda. Non nasconderla dentro una voce esistente.

Il budget deve includere l'IVA?

Dipende da chi sei: un'impresa che detrae l'IVA ragiona di solito al netto, un privato che ristruttura casa al lordo. Scegli un criterio e applicalo sia al piano sia al consuntivo.

Serve una riserva per imprevisti?

Sì, ed è meglio metterla come voce separata nel piano. Così vedi quanto ne hai già consumata, invece di gonfiare di nascosto tutte le altre voci.